DB4209-T 43-2024 党政机关会议分类及服务规范

ICS03080CCSA164209SpecificationsforconferenceclassificationandservicDB4209/T43—2024I前言 2规范性引用文件 3术语和定义 4会议分类 5基本要求 6需求确认 7会前准备 8会中服务 9会后整理 10安全与应急 11档案管理 12监督考核 13评价与改进 附录A（规范性）会议服务礼仪 附录B（资料性）会议接待单 附录C（规范性）会场清洁卫生要求 附录D（规范性）会场布置 附录E（资料性）常用会场座次安排 附录F（资料性）会场设施设备布置和调试 参考文献 DB4209/T43—2024本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定本文件由孝感市机关事务服务中心提出并归口。本文件起草单位：孝感市机关事务服务中心、孝感市会议中心、孝南区机关事务服务中心、安陆市机关事务服务中心、孝感市标准化所、湖北标拓信息咨询有限责任公司。本文件主要起草人：韩照方、陈建春、黎燕、梁晶、李娟、刘思晨、廖安新、陈奉谱、钟军杰、李琴、罗足珍、文东林、李亚秋、沈远东、金华勇、陈芬。本文件实施应用中的疑惑以及有关修改意见建议可联系孝感市机关事务服务中心，联系电话邮箱：17689959@。DB4209/T43—20241本文件规定了党政机关会议的术语和定义、会议分类、基本要求、需求确认、会前准备、会中服务、会后整理、安全与应急、档案管理、监督考核和评价改进等内容。本文件适用于孝感市市级党政机关举办的各类会议，各县（市、区）党政机关会议可参照执行。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本GB/T30520会议分类与术语LB/T059会议服务机构经营与服务规范SB/T10851会议中心运营服务规范3术语和定义GB/T30520-2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1会议conference在特定的时间和空间，通过讲话、发言、讨论、答辩、观摩、演示、商议、表决等多种形式以达到安排工作、议事协调、交流信息、政策宣传、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。[来源：GB/T30520-2014，3.1.1]3.2党政机关会议conferenceofThePartyandgovernmentinstitutions党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、各人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。3.3会议服务conferenceservice在服务范围内，利用场地、设施、人员配备等资源，提供贯穿会前、会中、会后，保证会议顺利有序开展的配套服务。3.4供应方supplier提供会议服务的各类组织和机构。3.5需求方demander提出会议需求的各级党政机关。4会议分类DB4209/T43—20242党政机关会议的分类依据、类型和释义见表1。表1党政机关会议的分类分类依据会议类型释义按会议功能划分常规会议基于电话线路，将一个会场的声音信号传送到其他会议，确保多个会视频会议基于网络通信技术，利用远程视频设备把不同地点的人员无需物理移动而集合起来召开的会议。按会议密级划分非涉密会议机关、单位召开的议题、内容或者文件不涉及国家秘密的会议。涉密会议按会议级别划分一类会议二类会议市纪委全会、市委市政府的全市性会议、各民主党派和群众团体代表三类会议5基本要求5.1供应方5.1.1依法登记的具有会议服务经营范围的法人机构，具备承办党政机关会议的软硬件条件。5.1.2应建立与提供会议服务相对应的内部机构，明确各部门岗位工作职责和权限，为各岗位建立岗位工作标准，并在工作中执行。5.1.3应建立完善的安全管理、档案管理、设备操作、会议接待、礼宾培训、环境卫生等各类会议服务管理制度。5.1.4供应方应根据会议功能、密级、级别的划分合理配备相应数量的服务人员，设备操作人员应具有相应的专业技术资格。5.1.5每年应至少对服务人员开展1次培训，可采取专家授课、定期演练、考试等形式，培训内容包括但不限于：——会议服务和会务管理的理论知识；——保密政策文件；——会议服务礼仪、涉外礼仪；——普通话及外语应用能力；——操作技能；——常见问题处理及突发事件处置；——特种设备、影音设备专业技术人员专业技能。5.1.6提供的服务应满足LB/T059、SB/T10851中的基本要求。DB4209/T43—202435.2服务人员5.2.1应经培训合格后上岗，掌握会议服务政策法规、熟悉会议场地及其他基本情况。5.2.2应具备良好的个人素质、熟知会议礼仪和礼宾常识、熟练掌握服务技能，会议服务礼仪见附录A。5.2.3入职前应通过政治审查，并签订保密协议。5.3会场要求5.3.1会场应具备基本的音响设备、灯光、电子屏系统，特殊场所应具备视频会议系统、投票表决系统、手机屏蔽系统及手机屏蔽柜。5.3.2会场应具备完善的视频监控系统、消防设施设备和安防设施设备。5.3.3应明确设施设备维保责任，定期开展设施设备检查、维修和保养，并做好相应记录。5.3.4会场应提供环保可再生的服务用品和垃圾分类设施及标识。5.4保密要求5.4.1供应方应建立会议保密管理制度，明确保密工作责任人及职责，定期开展全员保密教育，明确5.4.2涉密会议应安排在会议设施设备符合保密管理要求和保密技术标准的专用会议室进行，供应方应按照需求方的保密要求，提供涉密安全设备。5.4.3涉密会议举办前，应对会场音视频设备进行保密检查，不应使用无线话筒录音或以无线代替有线扩音设备。提前摆放指示牌提醒参会人员将随身通信、录音、录像等设备统一存放于指定位置。5.4.4涉密会议期间，供应方应根据涉密级别在指定位置设置安全线，并安排专人在会场外围巡逻，阻止无关人员进入会场。5.4.5服务人员在会议期间不应使用手机、对讲机等无线通讯工具,应在会议室门外等候，接到指示后再进入会场提供服务，不应透露会议内容和参会人员信息。5.4.6会议结束后，供应方不应自行销毁涉密文件，不应向无关人员提供涉密会议材料，由会议需求方统一回收。6需求确认6.1会议服务预约方式包括电话预约或现场预约，预约成功后填写会议接待单，见附录B。6.2会议供应方应按会议接待单仔细核对会议预定的登记情况，明确会议时间、地点、名称、人数及其他特殊要求。6.3应及时通知相关需要配合的部门，确保会议前的各项准备工作能落实到位。7会前准备7.1会场布置7.1.1会场使用的党徽、国徽、会徽及红旗按会议分类要求悬挂。7.1.2供应方应在会议开始前2天向需求方提供会议场地图，提前摆放好台型。7.1.3供应方应对会场内外相关区域进行清洁，保持会场、房间空气清新无异味，宜使用自然通风，清洁卫生要求应符合附录C的规定。7.1.4供应方应按需求方要求进行会议室布局，会场布置见附录D。DB4209/T43—202447.1.5供应方应按照需求方提供的座次图摆放桌牌，无特殊要求的按常用会场座次安排，见附录E。7.1.6供应方可为会议配备休息室和会客室，并做好相应服务工作。7.1.7会前可按需求方要求，播放适应主题的背景音乐，营造会议前的氛围。7.2用品准备7.2.1会议桌椅应完好无损，会议茶具无污渍、破损等。7.2.2矿泉水应在保质期内，瓶体密封完好，商标朝向应一致。7.2.3热水瓶（壶）表面应保持清洁光亮，无水迹，水温应控制在80℃以上。7.2.4茶杯应摆成一条直线，杯把统一向右，与桌面平行，下放杯垫。7.3设备调试7.3.1供应方应安排专业人员根据会议要求准备并调试好相关设施设备，确保会议顺利进行。一类、二类会议应提前准备好备用的会议设备，会场设施设备布置和调试见附录F。7.3.2供热期和供冷期应提前1d检查供热制冷设备能否正常运行。7.3.3会前应逐个开关灯光，检查其照明效果，亮度与颜色应协调一致，根据会议需要适当调整至最佳，发现故障灯源及时报修。7.3.4举办视频会议时，会议供应方会前应与会议需求方对接，提前按会议议程调试好音频、视频设7.3.5大型会议应提前1d完成会场布置，临时会议应提前2h布置完毕。应及时布置调试音频设备，根据会场需求摆放调试话筒，音响设备应提前1h打开。会标应提前1h打开，会议开始前15min应再次检查确认。7.3.6无线话筒信号接收器应充分考虑信号覆盖范围，确保电池电量充足，重大活动应准备备用话筒。音响声音大小合适，无杂音。7.4引导服务7.4.1服务人员应着统一工作服，在会议开始前1h于大堂门口立岗迎候参会人员到达，指引参会人员至休息室或会议室并做好签到工作。7.4.2引领参会人员时，服务人员应走在侧前方并与参会人员保持1m～1.5m距离，做到“三步一回7.5会前检查7.5.1会议供应方应建立会前检查工作制度，按本文件第7章会前准备的要求检查，对发现的问题及7.5.2会议需求方有会前检查要求时，供应方应在完成会场布置后，及时通知其检查。8会中服务8.1入场管理8.1.1根据会议安排，帮助参会人员找到相应的座位。8.1.2参会人员到齐后，服务人员应及时关闭会场门，并站立值守，避免无关人员影响会议进行。8.2茶水服务DB4209/T43—202458.2.1参会人员入座后，服务人员应及时提供茶水，倒水后杯把与桌面呈45°。8.2.2会议开始后每隔20min～30min为参会人员续一次茶水，可根据议程及参会人员喝水进度适时调整续水时间间隔。8.2.3服务人员端放茶杯动作不宜过高，不应从参会人员肩部或头部越过，不应往茶杯直接续水，不应将杯盖扣放在桌上。8.3会场巡查8.3.1会议开始后，服务人员应在会场周围等候，观察所负责区域是否需要提供服务，不应在会议室内随意走动。出现紧急事项时，应征求会议负责人同意后进入会场。中途有参会人员进出，应主动帮其8.3.2会议过程中，服务人员应关闭手机、对讲、耳麦等通讯工具。8.3.3应观察参会人员动态，满足参会人员的临时需求，如传递麦克风、提供记录用纸和笔等。8.4现场维护8.4.1应指派人员巡视音响设备、灯光、视频工作情况，根据现场情况控制会场音量及灯光效果。8.4.2视频技术人员根据需要做好会议的录音录像工作。8.4.3需要进行议题切换的会议，应根据会议进度及时更换会标。8.4.4会议过程中，服务人员应时刻关注室内温度与湿度，及时进行自然通风或设备通风换气，确保空气清新、温度与湿度适宜。9会后整理9.1引导退场会议结束应及时打开会场大门，提醒参会人员带好随身物品，引导参会人员退场。9.2会场整理9.2.1参会人员全部离场后，应将用过的茶杯、水具、文具收回归类，清洁消毒后放入备品柜备用。并做好清洁消毒工作记录。回收可重复使用的物品，清点数量并记录，将坐席牌、桌椅归位。根据领用的数量放回仓库，分类码放整齐，以备下次使用。9.2.2应检查会务设施设备，有无缺失或损坏，清洁后归位或返还。9.2.3会后应及时对会场进行清理，对会场进行紫外线或臭氧消毒，对物体表面采用含氯消毒剂擦拭消毒，地面采取消毒液湿式擦地，并对会议室洗手间进行清洁和消杀。9.2.4会场清理完成后，关闭灯光、空调、音响、门窗，切断电源并关闭会议室，做好会场安全检查9.3遗留物品处理9.3.1应检查会议室是否有参会人员遗留的物品，如有遗留物品应立刻送还。如未能及时送还，对遗留物品的具体位置、时间、会议名称等进行记录。将遗留物品贴上标签，标明物品具体拾获地点、时间、9.3.2将遗留物品的相关信息告知会议需求方，由会议需求方联系失主。认领人接收遗留物品后应签9.3.3一般遗留物品保存半年，贵重遗留物品保存一年。DB4209/T43—2024610安全与应急10.1会议需求方需要医疗、消防、安保保障的，应提前协助需求方联系协调相关的医院、消防、公共安全等部门安排值岗人员。10.2应制定切实可行的自然灾害、消防疏散、设备故障、医疗救护等突发事件应急预案，成立应急处置小组，每年应至少组织一次突发事件实战演练。10.3应建立安全巡查制度，加强安全巡查，配备足够的应急处置队伍和应急装备、器材。10.4应按照需求方要求准备安检设备，配置会议安保人员。10.5应在会议室显著位置定制并张贴安全疏散示意图。10.6定期开展安全隐患排查，并针对发现的安全隐患问题及时进行整改。11档案管理11.1会议供应方应建立健全的管理制度，会议结束后在3日内将服务管理过程中形成的文件、记录、协议等及时汇总、分类和归档。11.2档案保存期限按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定执行。12监督考核12.1会议供应方管理人员在会前、会中和会后应对会议工作进行检查督办。12.2对服务人员的服务行为进行全程监督，及时整改发现的问题，并定期进行考核评价。13评价与改进13.1会议供应方定期以不同形式向会议需求方和参会人员开展服务满意度调查。13.2应定期对投诉和满意度调查发现的不合格项及会议需求方提出的意见和建议，采取针对性措施提升会议服务质量。13.3应定期开展内部自我评价，自我评价维度应包括但不限于服务满意率、服务时间准确率、服务项目完成率、有效投诉结案率等。DB4209/T43—20247会议服务礼仪会议服务礼仪内容见表A.1。表A.1会议服务礼仪语言规范迎来送往和岗位服务时做到语气亲切、彬彬有礼。讲普通话，语言文明、礼貌、简洁、清晰，有问必答，耐心解释，不推诿应付，参会人员未表情规范微笑的展开与收拢应自然大方，不得突然展开或突然收拢。举止规范站姿站立时应挺胸、收腹、抬头，两眼平视前方，下颌微收，面带微笑。头部保持正直，眼睛不斜视。双臂自然下垂，或腹前交叉，若腹前交叉，男士应左手握右手腕女性服务人员迎宾时，双脚往外微微打开，右脚后跟靠左脚中间位置，形成小“丁”字步，在会议服务过程中，左右脚跟靠拢，前脚掌打开30°,形成小“V”字步。男性服务人员站立时双脚距离不超过肩宽，以20cm左右为合适，身体直立。行走时身体重心稍向前倾，重心落在双脚掌的前部，由大腿带动小腿向前迈进跟先接触地面，着地后保持身体重心送到前脚，使身体前移。行走路线时，女服务人员应为直线，男性服务人员走两条平行线。男性服务人员步速应控制在每分钟110步左右，步幅宜控制行走时应注意周围情况，随时准备提供服务。两人成排，三人成队，不得勾肩搭蹲姿鞠躬鞠躬时应以腰部为轴，整个腰及肩部向前倾斜15-30°,目光向下，礼毕后目光注视着装规范工作期间应穿着完整的制服并佩戴工牌。制服保持干净、熨烫平整，鞋袜统一。应保持头发、口腔、手部、身体干净清洁无异味，头发梳理整齐，不得染彩发。女DB4209/T43—20248（资料性）会议接待单会议接待单见表B.1。表B.1会议接待单会议名称会场使用单位使用时间单位联系人联系人电话参会人数会场编号候会室编号会议类型主要参会领导场租费标准根据文件规定或供应方与需求方协商一致的费用标准。办会要求供应方将提供以下服务:其他要求供应方联系电话：XXX-XXXXDB4209/T43—20249会场清洁卫生要求会场清洁卫生要求见表C.1。表C.1会场清洁卫生要求序号会场清洁卫生要求1会议室、会客室2休息室3楼道45茶水间6洗手间DB4209/T43—2024会场布置会场布置见表D.1。表D.1会场布置序号会场布置1会场标识（1）会场主要通道和各功能区设置会议指示标识。指示标识（2）指示标识设置在醒目位置，会场指示标识在会前完成布置，保留至会议2签到台签到台布置于醒目且不妨碍参会人员通行的位置。3主席台布置（2）按需求方要求摆放桌椅并试坐，避免将椅子放在两张桌子接（3）按需求方要求摆放主席台的话筒、桌签、4徽章和党徽使用党徽、党旗、国旗、国徽、中国人民政治协商会议会徽等徽章和旗帜时，相关法律5会标使用电子屏会标时，字体、大小与会场匹配或按需求方的要求。6发言台（3）当设有主席台时，发言台宜摆放在主席台右侧，与观7布局按需求方要求确定会议室布局。8（1）检查会场内每张桌椅是否有损坏，根据参会总人数摆放桌椅，桌椅间9定，长边4颗小钉固定将每张桌布褶皱处进行熨烫，熨烫会议资料会议资料统一整齐摆放在桌子居中位置，紧贴桌子下边沿。热水壶表面应保持清洁光亮，无水迹，水温应控制在80℃以上。（2）杯把与垂直方向呈45°角。摆放纸巾时，纸巾折口统一向左，花形方向一致。矿泉水矿泉水保质期内，瓶体密封完好，商标朝向应一致。特殊要求按需求方的要求布置。DB4209/T43—2024常用会场座次安排E.1大型会议主席台座次安排E.1.1主席台人数为奇数时，1号领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，参见图E.1。E.1.2主席台人数为偶数时，1号与2号领导同时居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，参见图E.2。图D.1主席台人数为奇数座次安排示意图图D.2主席台人数为偶数座次安排示意图E.2座谈会座次安排E.2.1长条桌E.2.1.1长