仪器设备的管理和控制程序文件

文件编号:LHMJ/CX01-20-2014

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标题：仪器设备的控制和管理程序

发布日期：2014年7月8日

1目的

为了保证检测/校准结果的正确、可靠，对仪器设备进展的有效管理控制，特制定本

程序。

2适用范围

本程序适用于检测工作用仪器设备的购置、验收、建档、使用、维护、标识修理及报

废等过程。

3职责

3.1中心主任负责组织相关人员进展仪器设备的申购、日常管理及报废的批准。

3.2技术负责人负责填写仪器设备的购置方案，并负责组织人员进展设备的验收、调试、

维护、维修、停用、降级的审批使用。根据设备的检测工作的需求，组织人员编制设

备的作业指导书、仪器设备维护保养方案。

3.3设备管理员负责仪器设备的验收，建设设备管理档案和仪器设备的定期送检和标识，

维修，提出停用、降级建议。

3.4采制化人员负责仪器设备的使用、维护、保养等工作。

3.5资料管理员负责仪器设备档案管理。

4工作程序

4.1所购置设备的配置

本中心配备了正确进展检测所要求的所有检测设备，包括数据处理与分析设备，保证

对检测结果的准确性有影响的关键检测设备均为自有设备。详见LHMJ/CX01-05-2014?

服务和供应品的采购控制程序?6

4.2设备验收

4.2.1开箱验收

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设备到货后，设备管理员协同采制化人员，根据?仪器设备购置申报表?和购置合同的

技术要求，对新购置设备进展开箱验收，检查设备说明书的技术指标是否满足购置合

同的技术指标要求，并填写?购入仪器设备验收单?。根据合同规定的技术要求和相应

的标准、规程、使用说明书等对仪器设备的性能及技术指标进展质量验收。验收内容

包括；

a检查外观是否完整无缺；

b仪器设备的合格证和标志的符合性；

c核对厂名、厂址、规格型号、数量是否与合同符合；

d对照装箱单检查应配带的专用工具、附件、和技术资料是否齐全。

4.2.2新购置设备的检定/校准

开箱验收合格后，设备管理员根据设备在检测中所使用方法的技术指标要求，以及设

备说明书中的技术指标要求，协助技术负责人共同制定出该仪器设备的检定/校准方

案，然后由设备管理员进展外委检定/校准。

4.2.3新购置设备的校准验收

新购置的设备经检定/校族后，设备管理员根据校准证书中的校准结果对仪器设备进

展计量确认，检查校准结果是否到达合同规定的技术要求和相应的标准、规程、使用

说明书等对仪器设备的性能及技术指标的要求。并填写?购入仪器设备验收单?。

4.2.4设备台帐录入

设备经历收合格后，设备管理员在?仪器设备台帐?中进展设备登记。设备管理员在设

备上加贴绿色“合格标签"后，设备方可投入使用。

4.3设备档案

4.3.1设备管理员填写设备档案，进展设备档案建设工作，设备的档案主要包括：

a基本情况登记，其中包含设备编号、名称、型号、出厂编号、制造商、存放地点等;

b说明书及软件光盘清单；

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C检定/校准证书；

d服务和供应品验收单；

e仪器设备使用记录；

f仪器设备定期维护记录；

g仪器设备维修记录等。

4.4设备标识

4.4.1设备档案编号由三局部组成：MJ（煤检中心拼音缩写）-CY（采样设备）/ZY（制样设备）

/HY（化验设备）-**（数字表示设备的顺序号），设备按照采样、制样、化验依次排列.

4.4.2状态标识

仪器设备实行"三色”标志管理，即合格证（绿色）、控制使用（黄色）、停用（红

色）标志管理，检测标志由设备管理员根据检定结果实施。

4.4.2.1发生以下情况应使用合格证（绿色）

a计量检定/校推1包括自校）/测试合格者；

b设备无法检定，经比照或戌查符合技术要求可以使用者。

4.4.2.2发生以下情况应使用控制使用证（黄色）

a多功能检测设备，某些功能已丧失，但局部检测工作所用功能正常，且经校准合格者；

b测试设备某一量程精度不合格，但检测工作所用量程合格者；

C降级使用者B

4.4.2.3发生以下情况应使用停用证（红色）

a检测仪器设备损坏者；

b检测仪器设备经计量检定不合格者；

c检测仪器设备性能无法确定者；

d检测仪器设备超过检定周期者；

e过载或处置不当；

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f给出可疑结果、或已显示有缺陷或超出规定限度时。

4.4.3实验室配制的所有试剂（包括纯水）应加贴标签，并根据适用情况标识成份、浓度、

溶剂（除水外）、制备日期和有效期等必要信息。

4.4.4标识的使用及本卷须知

4.4.4.1设备状态标识由设备管理员委托厂家进展统一订购、印制和使用，设备使用人员不得

私自修改或更换设备状态标识。

4.4.4.2设备使用人员使用设备前应检查设备状态标识是否完好，假设设备状态标识模糊或丧

失，应及时通知设备管理员进展处理。

4.4.4.3设备使用人员使用设备时应根据不同的设备状态标识来使用设备，尤其应注意限用标

识中的有效范围。

4.4.4.4严禁使用带有红色停用标识的设备进展检测工作。

4.5仪器设备的使用及本卷须知

4.5.1技术负责人粮据设备的检测工作的需求，组织人员编制设备的作业指导书。

4.5.2设备使用人员必须了解设备说明书和掌握作业指导书，并且经过培训、获得授权之后,

方可操作设备。

4.5.3使用设备的采制化人员在操作设备时，应严格按照作业指导书进展，并且注意说明书

中规定的设备参数及适用范围，严禁超负荷、超范围、过载等违规操作，如果设备有

过载或处置不当、给出可疑结果、或已显示有缺陷或超出规定限度时，应立即停顿使

用，并按照4.4.2.3要求挂红色标识，直至修复且经过校准或测试说明能正常工作.

设备使用和维护的最新版说明书（包括设备制造商提供的有关手册）应统一存放在设

备档案中以方便实验室有关人员取用。

4.5.4设备使用人员操作设备前应对设备状态进展检查，检查内容包括：

a检查设备是否有绿色合格标识或黄色控制标识；

b检查设备是否在校准有效期内；

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C检查设备通电后是否工作正常：

d必要时，须对设备进展自校准。

4.5.5使用前检查应在?仪器设备使用记录?中进展记录，各项检查均通过时，方可使用该设

备进展检测工作.

4.5.6仪器设备的保存条件应满足相应的保存要求，详见LHMJ/CX01-14-2014?环境设施内务

管理程序?。

4.5.7仪器设备应存放在平稳且无大振动的工作台面或仪器架上。

4.5.8仪器设备在运输过程中应采取有效的减震措施，防止发生碰撞而损坏仪器。

4,5.9实验室设备脱离了实验室的直接控制（包括外借、送外校准）返回后，在使用前对其

功能和校准状态进展核查并能显示满意的结果前方可进展使用。

4.5.10所有实验室的仪器设备的使用人员必须经过技术负责人授权前方可使用，并填写?仪

器设备使用授权表?进展保存。

4.5.11实验室设备在通常情况下不得外借，假设有特殊需求，应经过中心主任许可方可外借。

4.5.12从实验室外部借来的设备，投入使用前应进展检定/校准，合格后投入使用。

4.5.13所有仪器设备及其设备档案均进展统一的唯一性编号，以便于查对。

4.5.14所有检测设备使用软件均应在设备台帐中登记，假设仪器设•备（计算机）软件需要更

改，应在?仪器设备（计算机）软件修改申请表?上做出登记，并归档。

4.5.15对设备中能够影响检测设备性能的可调部位，需要在设备的相应部位加贴封缄，以防

因未经授权的擅自改动而影响检测设备的正常使用，软件的控制应参照

LHMJ/CX01-22-2014?计算机及数据控制程序?执行。

4.6仪器设备的维护

4.6.1定期维护保养

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技术负责人依据设备作业指导书、说明书、使用情况，编制?仪器设备维护保养方案?,

记录中包含设备维护保养的内容及周期。采制化人员应按?仪器设备维护保养方案?的

要求对在用设备进展定期地维护保养，保持设备清洁。每次维护保养工作都应在?仪

器设备定期维护记录?上进展详细记录。

4.6.2周期校准

为保证检测工作的量值准确性，在用设备应周期性地进展检定/校准，详见

LHMJ/CX01-21-2014?量值溯源管理程序?，采制化人员在定期对设备进展期间核查，

执行LHMJ/CX01T9-2014?仪器设备期间核查程序?，此外应根据本实验室要求填写?设

备质量控制记录?。

4.6.3校准因子

设备经过校准，假设产生校准因子或修正因子，设备管理员应及时将该校准因子或修

正因子进展备份，对原所有备份进展更新。

4.7设备的维修

4.7.1假设设备发生对检测结果有影响的故障或疑心检测数据有疑问时，应立即停顿使用，

并贴上停用标识。设备管理员和中心果制化人员应依据说明书的要求对设备发生的故

障进展初步判断。

4.7.2设备发生的一般故障由设备管理员和中心采制化人员协同负责排除：哲时无法排除的

故障，应及时联系厂家，由专业维修人员进展维修。设备管理员应根据维修过程，认

真填写?仪器设备维修记录?。

4.7.3设备经维修恢复正常后，应在设备故障记录中进展是否需要校准确实认，假设有需要

的应安排重新校准，且经校准验收符合要求、更换状态标签后,方可投入使用。同时,

应对该设备的之前检测数据进展追溯。

4.7.4技术负责人负责组织检查由于仪器设备的缺陷或偏离规定极限对以前所进展的检测

工作造成的影响，假设有影响要通知客户，并采取补救措施，确保检测工作质量。参

见

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