会议室疫情管理制度

会议室疫情管理制度第一章总则

会议室疫情管理制度

鉴于当前疫情形势，为保障公司员工的健康安全，确保会议的顺利进行，特制定本会议室疫情管理制度。本制度旨在明确会议的组织、召开、管理及防控措施等方面的要求，适用于公司内部所有会议室的使用及相关活动。

一、目的与原则

1.本制度旨在确保会议过程中严格遵守疫情防控相关规定，降低疫情传播风险，保障员工生命安全和身体健康。

2.会议组织者及参与人员应遵循“预防为主、防控结合”的原则，积极配合疫情防控工作。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

2.本制度适用于公司所有会议室，包括固定会议室、临时会议室以及其他可用于会议的场所。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、召开及疫情防控工作。

2.参会人员：遵守会议管理制度，配合做好个人防护及疫情防控措施。

3.会议室管理员：负责会议室的日常管理、消毒、通风等工作。

四、疫情防控措施

1.会议组织者应根据疫情形势及公司防疫要求，合理安排会议时间、地点和参会人员。

2.参会人员应佩戴口罩，保持安全距离，减少人员密集。

3.会议室管理员负责对会议室进行定期消毒、通风，确保会议环境安全。

4.会议组织者应提前了解参会人员健康状况，如有发热、咳嗽等症状，应禁止其参会。

5.会议期间，禁止在会议室进食，减少不必要的交流。

五、制度执行与监督

1.各级管理部门应加强对会议疫情防控工作的监督与指导，确保制度落实到位。

2.会议组织者及参会人员应严格遵守本制度，如有违反，将按照公司相关规定进行处理。

3.会议室管理员应认真履行职责，确保会议室疫情防控措施得到有效执行。

本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充和调整。请各部门、各层级严格遵守本制度，共同做好疫情防控工作，为公司的稳健发展贡献力量。

第二章会议流程

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，同时兼顾疫情防控要求，本章将详细阐述会议的筹备、召开、进行及结束等各环节的流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：明确会议的主要议题、目标，确保会议内容具有针对性和实用性。

2.确定参会人员：根据会议主题和目的，合理确定参会人员范围，避免无关人员参会。

3.选择合适的会议室：根据参会人数、会议类型选择合适的会议室，确保场地符合疫情防控要求。

4.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、主题、议程等，提醒参会人员做好个人防护措施。

二、会议召开

1.会前签到：设置签到台，参会人员需佩戴口罩、测量体温、手部消毒后进入会议室。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。

3.会议议程：按照既定议程逐项进行，会议组织者应确保会议内容紧凑、高效。

三、会议进行

1.讨论与发言：鼓励参会人员积极发言，保持良好的会议氛围，同时注意保持安全距离。

2.记录与整理：指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整，为会议纪要的编写提供依据。

3.疫情防控措施：会议期间，确保会议室通风良好，参会人员佩戴口罩，减少人员密集。

四、会议结束

1.总结发言：主持人对会议内容进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.离场：参会人员依次离场，保持安全距离，避免拥挤。

3.会议室整理：会议室管理员对会议室进行彻底清洁、消毒，确保下一场会议的卫生安全。

五、会议后续工作

1.会议纪要的编写：根据会议记录，编写会议纪要，明确会议成果、决策事项、责任人和完成时限。

2.会议纪要的发放与落实：将会议纪要发放给相关参会人员，确保会议决策事项得到有效落实。

3.防疫信息反馈：如会议过程中出现疫情相关情况，应及时向公司防疫部门报告，采取相应措施。

第三章会议纪要的跟踪落实

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，本章将阐述会议纪要的跟踪落实流程及措施。

一、会议纪要的编写与审批

1.编写会议纪要：指定专人根据会议记录编写会议纪要，内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项、责任人和完成时限等。

2.审批流程：会议纪要编写完成后，需提交给会议组织者或相关负责人进行审批，确保纪要内容的准确性、完整性和可行性。

二、会议纪要的发放与传达

1.发放范围：根据会议内容和决策事项，确定会议纪要的发放范围，确保相关人员均能收到。

2.传达方式：通过电子邮件、企业内部通讯平台等方式将会议纪要发送给相关人员，确保信息传达的及时性和有效性。

3.纪要学习：要求相关人员对会议纪要进行认真学习，了解会议决策内容和下一步工作要求。

三、会议纪要的跟踪与落实

1.责任人跟进：会议纪要中明确的决策事项和责任人，责任人需按照完成时限推进相关工作，并及时向上级汇报进度。

2.跟踪机制：建立会议纪要跟踪机制，对会议决策事项的执行情况进行定期检查，确保工作落实到位。

3.协调与支持：会议组织者应协助解决会议决策事项在执行过程中遇到的问题，提供必要的资源和支持。

四、会议纪要的反馈与改进

1.反馈渠道：建立会议纪要执行情况的反馈渠道，鼓励相关人员提出意见和建议。

2.改进措施：针对反馈意见，及时调整和优化工作措施，提高会议决策的执行效果。

3.总结经验：在每次会议纪要跟踪落实结束后，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

五、考核与评价

1.考核指标：设立会议纪要执行情况的考核指标，对责任人的工作成效进行评价。

2.奖惩机制：根据考核结果，实施相应的奖惩措施，激发员工积极性和工作热情。

3.持续优化：通过考核评价，不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高公司管理水平。

第四章会议室管理规定

第四章会议室管理规定

为保障会议室的高效使用，同时确保疫情防控措施得到有效执行，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订与使用

1.预订原则：会议室预订应遵循“先到先得、合理使用”的原则，优先保障公司重要会议需求。

2.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前通过指定平台提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、会议主题等。

3.使用规范：会议室内不得吸烟、进食，保持安静，禁止喧哗，确保会议的顺利进行。

二、会议室配置与维护

1.基础设施：会议室应配备必要的信息技术设备、空调、照明、音响等设施，确保会议需求得到满足。

2.消毒与通风：会议室管理员负责对会议室进行定期消毒、通风，保证会议环境的卫生安全。

3.设备维护：定期检查会议室设备，发现问题及时报修，确保设备正常运行。

三、会议室疫情防控措施

1.人员限制：根据会议室规模，合理控制参会人数，避免人员密集。

2.个人防护：参会人员需佩戴口罩，保持安全距离，减少不必要的身体接触。

3.健康监测：会议组织者应了解参会人员健康状况，如有发热、咳嗽等症状，禁止其参会。

四、会议室管理员职责

1.管理职责：会议室管理员负责会议室的日常管理、设备维护、卫生清洁等工作。

2.服务职责：协助会议组织者做好会前准备、会中服务、会后整理等工作，确保会议的顺利进行。

3.培训与指导：对会议室使用人员进行培训和指导，使其熟悉会议室设备的使用和疫情防控要求。

五、会议室使用评价与改进

1.评价机制：建立会议室使用评价机制，收集使用者的意见和建议，提高会议室管理水平。

2.改进措施：根据评价结果，及时调整会议室管理规定，优化会议室使用流程和疫情防控措施。

3.持续优化：通过不断改进，提升会议室使用效率，满足公司各类会议需求。

遵守会议室管理规定，有助于提高会议效率，保障公司各项工作的顺利进行。请各部门、各层级严格执行，共同维护会议室的秩序与安全。

第五章附则

第五章附则

为确保会议室疫情管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充和调整。

二、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

三、各部门应认真组织学习