体育馆会议管理制度

体育馆会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保体育馆会议的有序进行，提高会议效率，明确会议决策的执行力，制定本会议管理制度。本制度本着公开、民主、效率的原则，对会议的召开、流程、纪要的跟踪落实以及会议室的管理等方面作出规定。

二、适用范围

本制度适用于体育馆各类会议，包括但不限于馆长办公会、部门例会、专题协调会等。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期和议程召开的会议，如馆长办公会、部门例会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如专题协调会、紧急会议等。

四、参会人员

1.与会人员应准时参加，确有特殊情况不能参加的，应提前向会议召集人请假。

2.会议召集人可根据会议议题需要，邀请相关人员列席会议。

五、会议纪律

1.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会议室内安静。

2.与会人员应尊重会议主持人，遵守会议议程，不得随意打断他人发言。

3.会议内容涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的，与会人员应严格保密。

六、制度修订

本制度根据体育馆工作实际需要制定，如有未尽事宜，可由馆长办公会研究决定，予以修订。

七、制度实施

本制度自发布之日起实施，体育馆全体工作人员应严格遵守，共同维护会议秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议议题征集：会议召集人应根据工作需要，提前向相关部门或人员征集会议议题，并明确议题提交的截止时间。

2.议程制定：会议召集人根据征集到的议题，制定会议议程，并通知与会人员。

3.会议通知：会议召集人应在会议召开前至少3个工作日，向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应在会议室签到，确认参会。

2.会议主持人：会议主持人应按照议程主持会议，确保会议有序进行。

3.议题讨论：会议主持人按照议程逐项引导与会人员进行讨论，鼓励充分发表意见，形成决策。

三、会议决策

1.表决：会议议题讨论结束后，主持人可根据实际情况，组织与会人员进行表决。

2.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由会议主持人签字确认。

3.异议处理：如有与会人员对会议决策有异议，可在会议结束后向会议召集人提出，由会议召集人视情况予以处理。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束前对本次会议的讨论成果、决策结果进行简要总结。

2.会议纪要：会议结束后，会议召集人应指定专人负责整理会议纪要，内容包括会议议程、讨论情况、决策结果等。

五、会议资料的归档与分发

1.会议纪要经会议主持人审核通过后，应分发给与会人员，并抄送相关部门。

2.会议资料应按照体育馆档案管理规定进行归档，以备查阅。

六、会议反馈

1.与会人员应对会议决策的执行情况进行监督，对存在的问题及时反馈给会议召集人。

2.会议召集人应根据反馈情况，调整工作计划，确保会议决策的落实。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要整理完成后，应由会议主持人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

2.审核通过的会议纪要，应由会议召集人签发，并明确纪要的发布范围和时限。

二、会议决策任务的分解与分配

1.会议纪要发布后，相关决策任务应按照部门职责和岗位职责进行分解，明确责任人和完成时限。

2.会议召集人应确保各责任人对任务的理解和接受，必要时进行详细解释和指导。

三、会议决策执行情况的跟踪

1.责任人应根据会议纪要中的决策任务，制定具体执行计划，并按计划推进。

2.会议召集人应定期检查决策任务的执行情况，对进度滞后或遇到问题的任务，及时采取措施，确保按期完成。

四、会议决策执行结果的反馈

1.责任人应在任务完成后，将执行结果及时反馈给会议召集人。

2.会议召集人应收集、整理执行结果，并在下一次会议上进行通报，以便全体与会人员了解决策执行情况。

五、会议纪要执行情况的评估与改进

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，总结经验教训，提出改进措施。

2.根据评估结果，调整会议管理制度和流程，不断提高会议决策的执行力和效果。

六、责任追究与激励机制

1.对会议决策执行不力、未按时完成任务的责任人，应根据体育馆相关规定进行责任追究。

2.对会议决策执行效果良好的责任人，应给予表彰和奖励，激发全体工作人员的积极性和创造性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用应提前预订，预订人需向会议室管理部门提交会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.会议室管理部门根据预订信息统筹安排，确保会议室合理使用。

二、会议室布置与服务

1.会议室管理部门应根据会议需求，提前布置会议室，包括座位安排、设备调试等。

2.会议期间，会议室管理部门应提供必要的会议服务，如茶水、资料发放等。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.会议召集人应在会议开始前检查设备，如有问题及时与会议室管理部门联系解决。

四、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生。

2.与会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭电源，确保会议室整洁。

五、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，包括防火、防盗等措施。

2.会议室内讨论涉及敏感信息时，与会人员应遵守保密规定，不得泄露。

六、会议室使用费用结算

1.会议室使用费用根据体育馆相关规定进行核算，由会议召集人负责结算。

2.会议室管理部门应定期公布会议室使用费用，接受监督。

七、会议室管理制度的修订与完善

1.会议室管理部门应根据实际工作中出现的问题，及时修订和完善会议室管理制度。

2.修订后的会议室管理制度应广泛征求相关部门和人员的意见，确保制度的合理性和有效性。

第五章附则

一、本管理制