会议及会务管理制度

会议及会务管理制度第一章总则

一、目的与原则

为了加强会议及会务管理，提高会议效率，确保会议质量，制定本制度。会议及会务管理应遵循高效、务实、节约、保密的原则。

二、适用范围

本制度适用于公司（或组织）内各类会议的组织、召开、纪要、落实及会议室管理等相关工作。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等；

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议；

3.专项会议：针对某一特定主题或项目召开的会议；

4.外部会议：与外部单位或合作伙伴共同召开的会议。

四、会议组织与职责

1.会议主持人：负责组织、召集会议，安排会议议程，主持并控制会议进程；

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并跟踪落实；

3.会议室管理员：负责会议室的预订、协调、布置、设备维护等工作；

4.与会人员：按时参加各类会议，积极参与讨论，并按照会议决议执行工作。

五、会议纪律

1.与会人员应遵守会议时间，按时到场，如有特殊情况提前请假；

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静；

3.与会人员应保持良好的会议态度，积极参与讨论，不发表与会议主题无关的言论；

4.会议内容涉及商业秘密或敏感信息，与会人员应严格保密，不得泄露。

六、本制度的解释权与修订权

本制度的解释权与修订权归公司（或组织）管理部门所有。管理部门可根据实际情况，对本制度进行修订和补充，并负责解释。修订后的制度应及时通知全体员工，并予以贯彻执行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司（或组织）的工作需要，明确会议的主题和目标；

2.制定会议议程：根据会议主题，安排会议议程，明确会议讨论的重点和顺序；

3.确定与会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参加会议，并提前通知；

4.预订会议室：根据与会人员数量、会议时间等因素，选择合适的会议室，并完成预订；

5.准备会议材料：收集、整理与会议主题相关的资料，提前分发给与会人员。

二、会议通知

1.会议通知应包含以下内容：会议主题、时间、地点、议程、与会人员、会议主持人等；

2.会议通知应提前一定时间发送给与会人员，以便他们做好时间安排和工作准备；

3.对于重要会议，可通过电话、短信、邮件等方式进行提醒。

三、会议召开

1.会议主持人应在会议开始前检查会场布置、设备运行等情况；

2.会议开始时，会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标；

3.与会人员围绕会议主题进行发言、讨论，会议主持人应确保会议按议程进行，控制会议时间；

4.会议期间，会议记录人应详细记录会议内容，特别是关键观点、决策和任务分配。

四、会议决策与任务分配

1.会议主持人应在讨论结束后进行总结，明确会议决策；

2.对于重大决策，应进行表决，确保决策的民主性和合法性；

3.根据会议决策，明确任务分工，指定责任人，并设定完成时间；

4.会议主持人应确保任务分配明确、具体，以便于跟踪落实。

五、会议纪要

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内整理出会议纪要；

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、与会人员、主要讨论内容、决策和任务分配等；

3.会议纪要经会议主持人审核后，发送给与会人员，以便于大家了解会议内容并进行落实。

六、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，对与会人员的积极参与表示感谢；

2.与会人员应将会议纪要和相关资料带走，以便于会后学习和落实；

3.会议室管理员负责检查会议室设备、资料归位等情况，确保会议室整洁有序。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传阅

1.会议纪要经审核通过后，应尽快通过公司内部邮件系统、公告栏或其他通讯手段发布给所有与会人员及相关部门；

2.对于涉及多个部门或重要决策的会议纪要，应抄送相关部门负责人或关键人员，确保信息传达到位；

3.会议纪要的发布应明确要求相关人员阅读确认，并在规定时间内反馈意见。

二、任务跟踪与执行

1.会议纪要中明确的责任人应按照会议决策和任务分配，制定具体行动计划，并开始执行；

2.责任人应定期向会议主持人或指定负责人汇报任务进展情况，确保任务按计划推进；

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，责任人应及时反馈，寻求解决方案，确保不影响整体工作进度；

4.会议主持人或指定负责人应加强对任务执行的监督，必要时提供支持和协调。

三、会议纪要的落实评估

1.设立会议纪要落实评估机制，定期对会议决策和任务的执行情况进行评估；

2.评估内容包括任务完成情况、完成质量、是否按时完成等，评估结果作为相关人员绩效评价的依据；

3.对于未按期完成或完成质量不高的任务，应分析原因，制定整改措施，并督促责任人尽快整改。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性；

2.建立会议纪要查阅制度，相关人员可按照规定程序查阅会议纪要，便于了解会议内容和工作进展；

3.对于涉及敏感信息或商业秘密的会议纪要，应严格限制查阅范围和权限。

五、会议纪要的持续改进

1.定期收集会议纪要落实过程中的反馈意见，分析存在的问题，提出改进措施；

2.根据改进措施，调整会议组织、会议纪要整理和落实等环节的工作流程和方法，不断提高会议管理效率；

3.通过持续的改进，促进会议纪要的落实，确保公司（或组织）决策的有效执行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议室管理员负责统一协调安排；

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、预计参会人数等信息；

3.预订成功后，会议室管理员应及时更新会议室预订情况，并在会议前做好相应准备工作。

二、会议室布置与设备检查

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理安排，确保舒适、实用的会议环境；

2.会议前，会议室管理员应检查并确保会议室内设备正常运行，包括音响、投影仪、空调等；

3.对于特殊设备或需求，如视频会议系统，应提前进行测试，确保会议期间设备稳定可靠。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，与会人员应遵守会议室纪律，不随意移动设备、损坏公物；

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，如有紧急情况，应离开会议室接听电话；

3.严禁在会议室内吸烟、进食，保持会议室卫生。

四、会议室设备维护与管理

1.定期对会议室设备进行维护、保养，确保设备性能稳定；

2.会议室管理员应建立设备使用、维护档案，详细记录设备运行状况、维修情况等；

3.对于设备故障，应及时报修，并跟进维修进度，确保会议室设备正常使用。

五、会议室安全管理

1.会议室应设置适当的安全措施，如消防器材、安全通道等；

2.会议室管理员应定期进行安全检查，排除安全隐患；

3.会议期间，与会人员应遵守安全规定，如发生紧急情况，按照应急预案有序撤离。

六、会议室资源优化利用

1.会议室管理员应合理调配会议室资源，提高会议室使用效率；

2.鼓励小型会议采用视频会议或其他形式，减少对实体会议室的依赖；

3.定期分析会议室使用情况，根据实际需求调整会议室布局和设备配置，以适应公司（或组织）发展需要。

七、会议室环境卫生

1.会议室管理员应定期对会议室进行清洁、消毒，保持室内空气质量；

2.会议室内应配备足量的垃圾桶，引导与会人员保持环境卫生；

3.对于特殊时期，如流感季节，应加强会议室的通风、消毒工作，保障与会人员健康。

第五章附则

一、本制度的解释权与修订权归公司（或组织）管理部门所有。管理部门可根据实际情况，对本制度进行修订和补充。

二、本制