对外出租会议室管理制度

对外出租会议室管理制度第一章总则

为确保对外出租会议室的管理工作有序、高效进行，提高会议质量与会议效率，特制定本管理制度。本管理制度适用于所有对外出租的会议室及相关配套设施的管理与使用。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在规范对外出租会议室的预订、使用、维护及服务流程，保障会议的顺利进行。

2.遵循公平、公正、公开的原则，为租户提供优质、高效的会议服务。

二、适用范围

1.本管理制度适用于公司对外出租的各类会议室、报告厅、接待室等会议场所。

2.本管理制度适用于会议场所的预订、使用、维护及服务等相关工作。

三、责任主体

1.会议室管理部门：负责对外出租会议室的日常管理工作，包括预订、安排、协调、维护及服务等工作。

2.租户：按照本管理制度规定，合理使用会议室，确保会议的顺利进行。

四、制度依据

1.本管理制度依据我国相关法律法规，结合公司实际情况制定。

2.本管理制度的修改和解释权归公司所有。

五、执行与监督

1.各部门应严格执行本管理制度，确保会议场所的正常运行。

2.公司设立监督举报渠道，接受全体员工及租户的监督。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是对外出租会议室的会议流程：

一、会议预订

1.租户提前与会议室管理部门联系，提交会议预订申请。

2.预订申请应包括以下内容：会议名称、会议时间、会议地点、参会人数、会议设备需求等。

3.会议室管理部门收到预订申请后，根据实际情况进行审核，并在两个工作日内给予答复。

4.预订成功后，租户需按照约定时间、地点参加会议。

二、会议前期准备

1.会议室管理部门根据会议需求，提前布置会议室，确保会议设备正常运行。

2.租户可提前进入会议室进行会场布置，但需在会议开始前30分钟完成。

3.会议室管理部门协助租户调试设备，确保会议设备满足会议需求。

三、会议签到

1.会议开始前30分钟，会议室管理部门安排专人负责签到工作。

2.参会人员需在签到表上签字，确认参会。

3.签到表由会议室管理部门保存，以备后续查询。

四、会议进行

1.会议按照预定议程进行，主持人负责会议进程的把控。

2.会议期间，会议室管理部门应确保会议设备正常运行，并为参会人员提供必要的服务。

3.租户应遵守会议纪律，按时参加会议，积极参与讨论。

五、会议记录

1.会议室管理部门指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.会议记录应包括以下内容：会议时间、地点、参会人员、主要议题、讨论结果等。

3.会议记录需在会议结束后两个工作日内整理完毕，并提交给租户。

六、会议结束

1.会议结束后，租户应尽快整理会场，将会议室恢复原状。

2.会议室管理部门对会议室进行检查，确认无误后，双方进行交接。

七、会议费用结算

1.会议结束后，会议室管理部门根据会议预订申请和实际使用情况，计算会议费用。

2.租户在接到会议费用通知后，按照约定时间和方式支付费用。

3.会议室管理部门在收到费用后，为租户开具相关发票或收据。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议成果的有效转化，确保会议决议的执行，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议室管理部门应在会议结束后两个工作日内完成会议纪要的整理。

2.会议纪要应全面、准确地反映会议内容，明确会议决议和责任分工。

3.会议纪要经主持人审核后，由会议室管理部门发布给相关参会人员。

二、会议决议的执行与跟踪

1.各部门应按照会议纪要中的责任分工，认真执行会议决议。

2.会议决议的执行情况应作为各部门工作考核的依据。

3.会议室管理部门定期对会议决议的执行情况进行跟踪，并及时向公司领导汇报。

三、问题反馈与协调

1.各部门在执行会议决议过程中，如遇到问题，应及时向会议室管理部门反馈。

2.会议室管理部门收到问题反馈后，应及时协调相关部门解决，确保会议决议顺利实施。

3.对于重大问题，会议室管理部门应向公司领导报告，寻求支持与指导。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完毕后，由会议室管理部门负责归档，保存期限为五年。

2.公司员工及租户有权查阅会议纪要，了解会议内容。

3.查阅会议纪要时，需向会议室管理部门提出申请，并在规定范围内使用。

五、会议纪要的修订与更新

1.如会议决议发生变更，会议室管理部门应及时对会议纪要进行修订，并重新发布。

2.修订后的会议纪要应明确标注修订时间和内容，确保相关人员了解最新情况。

3.会议室管理部门负责对会议纪要的修订情况进行跟踪，确保修订后的纪要得到有效执行。

六、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要的执行情况纳入各部门年度考核，作为评价部门工作的重要依据。

2.对会议纪要执行不力的部门，由公司领导进行约谈，督促整改。

3.会议室管理部门应定期对会议纪要的执行情况进行总结，为公司改进管理提供参考。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的正常运行，提供良好的会议环境，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订管理

1.会议室预订采用先到先得的原则，租户需提前与会议室管理部门联系，进行预订。

2.会议室管理部门负责制定会议室预订指南，明确预订流程、时间限制等相关规定。

3.预订成功后，租户需在规定时间内确认会议需求，否则视为自动取消。

二、会议室使用规范

1.租户在使用会议室时，应遵守公司各项规章制度，保持会议室整洁、安静。

2.会议期间，租户不得擅自改变会议室布局，不得损坏会议设备。

3.严禁在会议室吸烟、饮酒及进行其他违反公司规定的行为。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查会议设备，确保设备正常运行。

2.租户在会议前应与会议室管理部门沟通，了解设备操作方法。

3.租户使用会议设备时，应遵循操作规程，发现异常情况应及时报告。

四、会议室服务与保障

1.会议室管理部门为租户提供必要的服务，包括会场布置、设备调试、签到管理等。

2.会议期间，会议室管理部门应指派专人负责会场服务，确保会议顺利进行。

3.会议室管理部门应建立应急预案，应对会议过程中可能出现的问题。

五、会议室卫生与安全

1.会议室管理部门负责会议室的卫生与安全工作，确保会议环境整洁、安全。

2.会议室应定期进行保洁，保持地面、墙面、家具等设施的清洁。

3.会议室管理部门应定期检查消防设施，确保消防通道畅通，提高消防安全意识。

六、会议室费用管理

1.会议室管理部门根据会议预订申请和实际使用情况，制定合理的收费标准。

2.租户在会议结束后，按照约定时间和方式支付会议费用。

3.会议室管理部门应定期对会议室费用进行核算，合理调整收费标准。

七、会议室管理与监督

1.会议室管理部门建立健全会议室管理制度，加强对会议室的日常管理。

2.公司设立投诉举报渠道，接受全体员工及租户对会议室管理工作的监督。

3.对违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权予以制止，并根据情节严重程度，采取相应措施。

第五章附则

为确保本管理制度的贯彻执行，明确以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与