大学会议室使用管理制度

大学会议室使用管理制度第一章总则

为确保大学会议室的高效使用，提高会议质量，规范会议管理，特制定本制度。

一、适用范围

1.本制度适用于大学内所有会议室的使用与管理。

2.凡在大学内召开的各种会议，均应遵守本制度。

二、会议目的

1.会议应围绕大学的教学、科研、管理等工作进行，旨在提高工作效率，促进沟通协作，解决问题。

2.严禁召开与大学工作无关的会议。

三、会议分类

1.大型会议：参会人数较多，涉及多个部门或单位的会议。

2.中小型会议：参会人数较少，局限于某一部门或单位的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可召开会议。

2.会议组织者负责会议的筹备、通知、签到、记录等工作。

3.会议参加者应按时参加会议，遵守会议纪律，积极参与讨论。

五、会议保密

1.会议组织者应根据会议内容确定保密级别，并在会议通知中注明。

2.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容和涉密信息。

六、会议纪律

1.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场秩序。

2.会议期间，不得无故离席、早退，如有特殊情况需提前向会议组织者请假。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，保持会场整洁。

七、本制度的解释权归大学会议室管理部门所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。违反本制度规定的，将按照大学相关规定予以处理。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的具体规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的，明确会议议程。

2.确定会议时间、地点，并向会议室管理部门申请。

3.根据会议主题和议程，邀请参会人员，并在会议通知中注明会议目的、时间、地点、参会人员等信息。

4.准备会议所需资料、设备（如投影仪、笔记本电脑、白板等），确保会议设施齐全。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前至少3个工作日向参会人员发送会议通知。

2.会议通知应包括会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程等内容。

3.会议通知可通过邮件、短信、电话等方式进行。

三、会议签到

1.会议开始前，会议组织者应安排人员负责签到工作。

2.参会人员应在会议签到表上签字，确认参会。

3.会议组织者应统计参会人员，确保会议参与度。

四、会议议程

1.会议主持人应按照预定议程主持会议。

2.会议议题应逐项进行讨论，确保每个议题都有充分的讨论时间。

3.会议期间，会议组织者应做好会议记录，特别是会议决策和待办事项。

五、会议讨论与决策

1.会议主持人应引导参会人员积极参与讨论，确保议题充分讨论。

2.与会人员应尊重他人意见，遵守会议纪律，文明发言。

3.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，形成共识。

4.会议决策事项应明确责任人、完成时限等，确保决策得以落实。

六、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议内容进行简要总结，明确会议成果。

2.会议组织者应整理会议纪要，将会议决策、待办事项等记录在案。

七、会议资料的归档与分发

1.会议纪要应整理归档，并根据需要向相关部门和人员分发。

2.会议资料应按照保密级别进行管理，确保信息安全。

八、会议后续工作

1.会议组织者应跟踪落实会议决策和待办事项，并及时向相关人员反馈进度。

2.对于未完成的议题，会议组织者应安排后续会议，确保问题得到解决。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的记录，会议决策的执行依据。为确保会议成果的落实，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议组织者应在会议结束后及时整理会议纪要，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策事项等。

2.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，特别是会议决策和待办事项。

3.会议纪要应在会议结束后2个工作日内完成整理，并提交给会议主持人审核。

4.审核通过后，会议纪要应尽快发布给参会人员及相关人员，确保各方了解会议内容。

二、会议决策的执行与监督

1.会议决策明确的事项，责任人应按照约定的完成时限推进执行。

2.会议组织者应跟踪监督会议决策的执行情况，及时了解进展，确保决策落实。

3.对于执行过程中遇到的问题，责任人应主动沟通，寻求解决方案，确保问题得到及时解决。

4.会议组织者应定期向会议主持人汇报会议决策的执行情况，以便于掌握全局，提供支持。

三、待办事项的跟进与闭环

1.会议组织者应对会议中提出的待办事项进行分类，明确责任人、完成时限等。

2.责任人应按照待办事项的要求，制定详细的执行计划，积极推进实施。

3.会议组织者应定期跟进待办事项的完成情况，并及时向相关人员反馈。

4.待办事项完成后，责任人应向会议组织者报告，实现事项的闭环管理。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照一定的分类和编号进行归档，便于查阅。

2.归档后的会议纪要应设置合理的保密级别，确保信息安全。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议组织者提出申请，经批准后可进行查阅。

五、会议纪要的更新与调整

1.如会议决策在执行过程中发生变化，会议组织者应及时更新会议纪要，并通知相关人员。

2.对于长期未完成的待办事项，会议组织者应分析原因，调整执行计划，确保事项最终得到解决。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用先到先得的原则，各部门或单位可根据会议需求提前向会议室管理部门申请预订。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便会议室管理部门进行合理安排。

3.会议室管理部门应在收到预订申请后1个工作日内予以答复，确认会议室是否预订成功。

二、会议室使用

1.会议室内设施应保持完好，使用前需检查设备是否正常运行。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏。

3.会议室使用过程中，如遇设备故障或其他问题，应及时向会议室管理部门报告，以便及时解决。

4.严禁在会议室吸烟、饮食，保持会议室整洁卫生。

三、会议室布置

1.会议组织者应根据会议类型和参会人数，提前对会议室进行布置，包括座椅、投影仪、白板等设备的摆放。

2.会议室布置应考虑安全通道和紧急疏散要求，确保参会人员的安全。

3.会议结束后，会议组织者应负责将会议室恢复原状，关闭电源，确保设备处于安全状态。

四、会议室保密管理

1.会议室管理部门应制定相应的保密措施，确保会议内容的安全。

2.参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议涉密信息。

3.会议室管理部门应定期对会议室进行安全检查，防止信息泄露。

五、会议室维护与保养

1.会议室管理部门应定期对会议室设施进行维护和保养，确保设备正常运行。

2.发现会议室设施损坏或故障时，应及时报修，并跟进维修进度。

3.会议室管理部门应建立设施设备使用和维护的档案，便于查阅和管理。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据实际需求进行合理安排，确保满足各部门或单位的会议需求。

2.特殊情况下，会议室管理部门可根据实际需要对会议室开放时间进行调整，并及时通知相关部门。

遵守以上会议室管理规定，有助于提高会议室使用效率，为大学的教学、科研、管理等工作提供良好的会议环境。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下