采购合同管理表

采购合同管理表

采购合同管理制度

采购合同管理制度

一、总则：

1、为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符

合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2、本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

二、采购合同的编写：

1、采购部是采购合同的管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

2、A\C\D类物资须签订采购合同，B类物资可签订采购订单或采购合同。

3、采购合同编写程序：

1）采购主管负责起草合同模版，部门经理审核后，发法律顾问修正，形成初稿。

2）报总经理审批模版。

3）发生业务时，采购员根据物料特性，套用合同模版，附技术条款，按流程报相关人员审批。

三、合同审核、审批权限：

1、采购合同由采购主管复核。

2、固定资产合同报设备经理和主管副总，书面复核技术要求及验收条款。

3、1万元以下采购合同由采购经理审批。

4、1万元以上采购合同由总经理审批，其中固定资产超过XX元以上报董事长核准。

四、采购合同包括以下九个方面内容：

1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2）采购物品的单价、总价。

3）采购物品的数量与规格型号。

4）采购物品的品质和技术要求。

5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6）采购物品的验收标准和方式。

7）付款方式和期限。

8）售后服务和其他优惠条件。

9）违约责任和解决争议的方法。

五、采购合同的签订和保管：

1、签订采购合同，供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代

签，采购部应审验其委托证明。

2、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

3、采购合同可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖

章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

4、回传确认的合同和附件，应保证字迹和盖章清晰。

5、5万元以上的设备合同，签订传真合同的同时，还应保管合同原件。

6、固定资产合同签订成立后，应分别交一份给设备部和财务部存档。

7、XX元以上的新固定资产到货，应按合同要求验收，验收报告应与合同一同保存。

六、采购合同的执行与控制：

1、合同或订单签订后即具有了法律约束力，使供应商及时准备公司所需的物品。

2、采购部应配合质管部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量

要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

3、采购部合同管理人员应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登

记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

4、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比

较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

5、在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便

于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

6、采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最

低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

七、采购合同的修改与终止：

1、采购合同及附件的修改与终止条款，报合同审核、审批人员签字才能生效。

2、在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按量供应的采购物料，可与供应商签订新的采购物

料的数量规定，作为合同的附件执行。

3、在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化，可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

4、在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，可与供应商进行协商签订双方的

延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

5、有下列情形之一者，视为合同终止。

1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

3）出现违背合同条款的状况。

4）逾期没有履行合同约定的。

5）发生符合合同条款中合约解除的事项。

八、合同纠纷的处理与合同管理：

1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。

1）与供应商协商解决。

2）请第三方协调解决。

3）由仲裁机构进行仲裁。

4）通过法律途径解决。

2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据

情节的轻重进行相应的处理。

1）泄露合同内容。

2）私自更改合同内容。

3）丢失合同。

4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。

3、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

九、附则

1、本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

2、本制度经总经理审批生效。

3、附采购合同管理流程。

采购合同管理制度

一、合同审批程序及权责

1、部门员工填写合同审批单并附合同及全部附件---部门经理经办并审核签字---财务部经理审核签字---总经理审核签字---董事长审核签字

2、损失承担：提交合同的员工为第一责任人，承担25%的损失；部门经理为次责任人，承担15%的损失赔偿；总经理为第三责任人，承担10%的损失；公司承担50%的损失。

3、合同签字代表授权:部门第一负责人，其他代表签订的合同无效并不予审批。

二、采购合同审批内容

1、交货价格、含税否和交货条件

采购方愿意采用固定的价格，这个固定价格是通过采购方和供应商谈判达成的，是双方都可以接受的。对合同运作过程中可能出现的各种风险在合同里要有明确的规定。

2、商品的品种、规格、花色和数量

商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出；必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。

3、商品的质量和包装要求

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商或凭样订(交)货；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的方法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积，重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。

4、商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等；规定结算方式和结算程序。

5、交货期限、地点和发送方式。

交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的装柜方式、发送方式是送货、代运，还是自提。

6、付款条件

以供应商履行合同的情况为基础。

7、罚款条款和保证条件

合同中要求供应商提供的货物必须满足三个方面的要求：

1)产品的质量优良，和合同中的要求一致，能够使用。

2)产品必须是全新的，无缺陷，产品的制造必须使用适当的原材料和良好的技

术和管理。

3)产品要满足供应商所在国的法律法规，产品的使用不会对人员、财产和环境

造成任何的影响和损失。

4)产品的保质期**个月，根据品类不同有所区分。规定开始生效时间---是货

物投入使用的日期或交货期。还要保证维修和提供备用件。

5)如果没有达到合同中的规定，首先考虑纠正措施，不齐作用的时候采取罚款

措施，要求供应商补偿采购方的成本损失。或者退货。

8、违约责任

签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金；

1)不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。

2)不按合同中所规定商品质量标准交货；

3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付

违约金或赔偿金。

9、合同的变更和解除的条件

合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

三、签订合同所需附件

1、合同审批单2份

2、加盖对方合同章、骑缝合同章并署名的采购合同4份

3、供货方企业的营业执照副本复印件

4、法人委托书原件

5、税务登记证复印件

6、组织机构代码证

7、一般纳税人证明

8、商标注册证复印件

9、商标使用授权书复印件

10、商品质检报告复印件

11、质量管理体系认证证书

12、原产地证明复印件

13、总经销、总代理证明复印件

14、如需代为收款的需要提供代收款授权书，并加盖供货方和代收款方公章

15、产品图片、产品说明

16、对于国家特殊要求的需要提供生产许可证、卫生许可证和3c证书的如实提供，明细见

17、以上材料均需加盖供货方公司公章、合同加盖合同章，

四、需要提供生产许可证、卫生许可证和3c证书的品类

1、提供生产许可证的品类名称

1)板材类：细木工板、胶合板、中密度纤维板配套、刨花板配套、集成材、板

材类配套

2)装饰板材：饰面胶合板、饰面细木工板、饰面中密度板配套、三聚氰胺饰

面刨花板配套、三聚氰胺饰面密度板配套、宝丽板

3)防火板：防火板

4)门类：(铝合金、塑钢门需要)铝塑板

5)窗类：塑钢窗、铝合金窗

6)吊顶材类：铝扣板

7)木地板：实木淋漆地板、实木复合地板、强化复合地板、竹地板

8)千斤顶配套

9)金属管材：铜管／辅料铜波纹软管、铝波纹软管、不锈钢

波纹软管配套、不锈钢管配套

10)金属管件：铜管件配套、不锈钢管件配套

11)阀门：(搪瓷需要提供）、燃气球阀配套、热水球阀、冷水球阀、冷水截止阀配套、止回阀配套(搪瓷需要提供)、三角阀(搪瓷需要提供)

12)泵类：循环泵配套、增压泵配套、化学疏通类配套、燃气热水器

13)灶具：平台式燃气灶具、平台式电灶具、内嵌式燃气灶具、内嵌式电灶具、

组合式灶具、灶具配件配套

14)花艺：花肥、花药、花土配套

2、需要提供3c认证的品类明细

1)保险柜：机械式保险柜、墙砖、内墙砖、外墙砖配套、花砖／腰线、地砖、

釉面砖、瓷质砖

2)木器、金属涂料：硝基漆、树脂漆配套、聚酯类漆、金属底漆、防锈漆配套

3)墙面、顶棚涂料：底漆、哑光乳胶漆、有光乳胶漆

4)电动工具:电热水器

5)抽油烟机:欧式烟机、中式烟机、抽油烟机配件配套、电器套餐

6)换气扇：天花板式换气扇、橱窗式换气扇、隔墙

式换气扇

7)吸尘器：普通吸尘器、干湿两用吸尘器

8)散热器：浴室暖风机、电暖气配套

9)饮水机：台式饮水机、立式饮水机

10)开水器：开水器、分体式空调机、中央空调、柜式空调机、

吸顶式空调机、窗式空调机

11)风扇：电风扇配套、空调扇配套

12)小家电类：食品加工器、电饭煲、微波炉、电熨斗、电吹风机／烘干器、多

用电锅／电炉、吸尘器、电冰箱类、洗衣机类

13)配线器：调光器配套、插座、插头、开关、面板

14)多相插座：室内多

相插座、室外多相插座不用）配套

15)电线电缆：护套线、多芯线、独芯线、

16)线路保护器：配电箱及附件配套、信息箱及附件配套、断路器配套

17)安全防护配套

18)视听制品配套：普通电话配套、录音电话配套、可视电话配套、装饰性电话

配套、无绳电话配套、同轴电缆附件配套、通电锅类配套、压力锅类配套

19)吊灯：叶片灯配套、水晶灯配套、低压灯配套、羊皮灯配套、吊杆吊链吊扇

灯配套、玻璃吸顶灯配套、欧陆古典灯配套、仿古木质灯配套、PVC灯配套

20)台地灯配套：台灯配套、地灯配套

21)射灯配套：单头射灯配套、双头射灯配套、多头射灯配套、滑轨射灯配套

22)镜前灯／壁灯配套：镜前灯配套、壁灯配套、户外壁灯配套

23)格栅灯配套：单管格栅配套、双管格栅配套、三管格栅配套、多管格栅配套

24)工程灯：工矿灯、广场灯

25)特种灯：应急灯配套、指示灯、换气扇、浴霸

26)筒灯：直筒灯配套、牛眼灯配套

27)吸顶灯：玻璃、塑料、木质、特种、镇流器／启辉器

3、需要提供卫生许可证的品类明细：消毒柜

五、合同文本、合同履行及合同归档管理

1、合同文本及附件页