物业行政管理制度培训资料-行政管理制度

东方华府物业服务中心

行政管理制度主讲人：

马学明2012年02月29日1

、

办公环境管理规定2

、

办公室行为礼仪规范3

、会议管理制度4

、考勤管理制度目

录一、办公环境管理规定1目的•为加强本部门文明办公环境管理，创造良好的办公环境2范围•本规定适用于东方华府物业服务中心3职责:•服务中心行政部为服务中心文明办公环境管理工作的监督管理部门，负责服务中心文明办公环境的日常检查、指导、考核和管理。（

一

）文件摆放文件架定置摆放；文件架内只放置放置的文件保持整齐；文件不超出文件夹高度；待处理文件摆放整齐。（二）

办公工具•办公工具统一放置；•

电脑桌面保持整洁、美观；•下班后工作区域内保持干净；（三）

其他要求•每天打扫、无杂物；•整洁干净、无污渍；•

电线捆扎、

明线少；•座椅不用时及时归位•下班时关闭所有电源（四）

仪容仪表•

穿着工作服、正装；•

佩戴工作牌；•待人接物彬彬有礼；•

接电话礼仪规范；•面带微笑、见面招呼。•1、各部门每周对本部门办公环境情况进行自检。•2、服务中心行政部进行督导,各单位执行。每月对各部门进行一次全面检查和考核,遇到特殊情况要随时进行检查或抽查,并做好检查记录。•3、检查考核后的问题将以整改通知书的形式下达给各部门,并在规定时间内进行复查,对在复查中整改不彻底或不整改的将视情况给予处罚。（五）

检查

、考核及奖惩二、办公室礼仪（一）规范1.上班时间必须佩戴好统一的工作牌。2.着装应整洁、大方得体，完好、协调、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。3.头发:头发要保持干净整齐、无异味、无头屑。4.指甲:指甲应经常修剪，保持清洁。女性员工涂指甲油要求颜色与皮肤颜色相同或相近。5.胡须:男性员工胡子不可留太长，应经常修剪。6.口腔:保持口气清洁，工作期间和上班前尽量不喝酒，不吃有异味食品；工作前应忌食葱、蒜等带有刺激性气味的食品。7.化妆:女士淡妆上岗；切忌浓妆艳抹，工作时间不能当众化妆，不宜用香味浓烈的香水。8.衬衫:衬衫的领子与袖口不得有污渍，不得挽起袖子或不系袖扣；着西装时，不准穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋），保持整洁。9.领带:不得破损或歪斜松弛。10.鞋袜:鞋面应保持干净，着深色袜子，袜子保持清洁。11.衬衣下摆应束入裤腰和裙腰内，袖口扣好，内衣不外露。12.上衣口袋，裤袋，须少装物品，并做到不挽袖口和裤脚。（二）要求.精神饱满,注意力集中,无疲劳状。.保持微笑、目光平和。.避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵.与公司同事相遇应相互问候或点头行礼表示致意。.与公司领导相遇应停止行动,并进行问候或点头行礼。6、不能在他人面前双手抱胸,尽量减少不必要的手势动作。7、会见客户或出席仪式站立场合,或在长辈、上级面前,不得把手交叉抱在胸前。8、伸或后伸,不用手托腮。9、正式场合或有尊者在时,不应坐满座位,大体占据其三分之二的位子即可。10、不翘二郎腿,不抖动腿,椅子过低时,女员工双膝并拢侧向一边。11、要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。12、离开坐席时应把椅子轻放回原来的位置，并摆放整齐。13、握手:握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。14、上下楼梯:遵循右侧通行的原则，不得跑步上下楼梯，人多时不得拥挤15、走路步伐有力，步幅适当，节奏适宜。16、不可奔跑，应脚步轻快无声，不要作怪动作。（三）出入办公室1、无论办公室门是否关闭，应事先轻轻敲门,听到应答方可再进入。2、进来后，必须随手关门，尽量轻声，不能大力、粗暴。3、进入办公室后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话。4、如有急事需要打断他人的谈话，必须把握好机会，而且要说:“对不起,打扰一下”。（四）递交物件1、文件等，要把正面，文字正对对方的方向递上去。2、如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方方便接着。3、刀子或剪刀等利器。应把刀尖向着自己。4、交换名片:名片代表客人，用双手递接名片看名片时要确定姓名，以免造成称呼错误。（五）其他注意事项、在公司内任何场所谈话以使对方听清楚并且不影响他人工作为宜。、不得大声谈笑、唱歌或打口哨。、有客户、应聘人员来时应保持工作氛围,不要大嚷大叫。三、会议管理制度（一）会议类别、晨会:除周一周六外每天8:30举行，服务中心所有中层及以上人员参加。会议主要内容:总结前一天工作情况，解决出现的问题。、周例会:每周一次，暂定为周一9:00。服务中心所有中层及以上人员参加。会议主要内容:总结上周工作情况，计划下周工作。、月度会议:每月一次，服务中心所有中层及以上人员参加。月会议于月底或月初进行，各部门须做好当月工作成绩汇报，月总结与计划须于每月底前提交至行政办文秘处。、培训会议:正常情况下每周三14:30举行一次,会议由各部门负责人轮流组织。服务中心除必须在岗人员外全部参加。（二）会议要求1、会议召集人员提前10分钟入场,与会人员提前5分钟入场,不得无故迟到、早退；2、因特殊情况确实无法参会的人员,应提前向上级领导报批并告知行政部；3、进入会场前,与会人员应修整自己的仪表,做到衣冠整齐,精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言,不得交头接耳开小会；4、手机关机或设置静音状态,不接打电话,不玩手机或上网；如必须接听电话,到会议室外接听。5、坐姿端正,不随意走动,不允许打瞌睡,做与会议无关的事情；6、会议期间严禁吸烟；7、会议内容要“精”、“短”、“实”。四、考情管理制度（一）考勤目的为了维护本集团正常的工作秩序,增强员工的劳动纪律观念,规范考勤以及请假、休假等行为,特制定本制度。（二）考勤内容考勤包括对员工上下班、休假等情况进行考核,休假类型包括事假、病假、婚假、产假、丧假、工伤假、法定节假日等。本制度适用于集团各部门/单位所有员工（三）

考勤范围（四）考勤制度⒈作息时间的规定工作日:星期一至星期六工作时间:每天工作时间7.5小时上午:8:30——12:00下午:14:00——18:00午休时间:12:00——14:00休息日:星期日（特殊岗位按本部门工作时间进行调休）⒉考勤制度（1）考勤期限:自每月21日起至次月20日止，当月全勤天数以26天计算为准（特殊情况以集团人力资源部通知的时间为准）；（2）公司实行上、下班打卡制度，所有员工在工作日上、下班时均需打卡，打卡的时间将作为考勤依据；（3）所有人员须先到公司打卡报到，方能外出办理各项业务（特殊情况不打卡外出需提前出面报主管领导批准）；（4）迟于上班时间打卡按迟到论处，早于下班时间打卡按早退论处。具体处罚按集团人力资源部下发的考勤制度执行。（4）员工无故旷工一天,扣发三天工资,当月连续旷工三日视为自动离职；（5）外出办理业务超过一天（含一天)者须向部门经理提前一天申明并填写《外出单》,经部门经理审批后方可外出,且相关负责人应在每月21日将《外出单》报送至集团人力资源部；（6）员工遇法定节假日和星期天未正常休息的,可安排调休,且调休必须在本月内完成,不得跨月,调休人员需填写《调休单》由部门经理签字确认后,并在每月21日至22日一同报送至集团人力资源部；3、休假（1）事假:事假由本人提前一日申请，并填写《请假申请表》经部门经理审批签字且进行相关工作交接后方可离岗；超过三天（含三天）经过部门负责人审核后，须报集团人力资源部经集团领导审批后方可执行；（其他事假事宜按集团人力资源部下发的考勤制度为准）（2）病假:员工因病不能正常工作，应按程序请病假。原则上病假须提前一日申请，若遇紧急情况须于当日工作时间开始30分钟内致电部门主管，并交待需紧急处理的工作或其他事项，确保工作的正常进行;休病假须凭有效医院证明，经部门/公司经理批准后，按病假计算，若无有效医院证明，按事假处理；（3）婚假员工符合《婚姻法》及企业规定结婚,婚假为三天；男女双方均晚婚（男方25周岁,女方23周岁）婚假为七天(含三天法定婚假）,婚假从领证之日起一年内有效；员工持结婚证书填写《请假申请表》经部门/公司经理和集团领导审批后,并连同结婚证复印件交人力资源部备案;员工入职未满两年者不享受婚假。（4）产假、丧假及工伤假产假、丧假及工伤假在此不做详细说明,以集团人力资源下发的考勤制度为准4、员工假期薪资管理（1）事假期间不计发工资，其计算公式为:事假扣发工资＝（当月基本工资÷26）×请假天数；（2）病假期间工资计算公式为:病