企业单位会议管理制度

企业单位会议管理制度第一章总则

一、为了加强企业单位会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据企业实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于企业单位各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题会议等。

三、会议应当坚持以下原则：

1.实事求是，注重实效，提高决策水平；

2.精简会议，简化程序，提高会议效率；

3.明确责任，加强落实，确保会议成果；

4.保密原则，严格遵守国家和企业保密规定。

四、企业各单位应按照本制度规定，结合实际情况，制定具体的会议管理制度，并报企业办公室备案。

五、企业办公室负责对各单位会议管理制度执行情况进行监督、检查和指导。

六、会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括董事会、总经理办公会、部门例会等；临时会议包括专题会议、紧急会议等。

七、会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议议题征集、会议议程安排、会议通知发放等。

八、参会人员应按时参加各类会议，因特殊情况不能参加的，应提前向会议组织者请假。

九、会议纪要应真实、完整、准确地记录会议内容，明确会议决议、任务分工和完成时限。

十、会议组织者、参会人员和相关工作人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序。

本章内容作为企业单位会议管理制度的基础和总体要求，后续章节将针对会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面进行详细阐述。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者应根据企业工作需要和实际问题，明确会议主题，设定预期目标。

2.制定会议议程：会议组织者应结合会议主题，制定会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，会议组织者应邀请相关人员参会，并确保参会人员具备相应决策权或专业知识。

4.发放会议通知：会议组织者应在会议召开前一定时间，向参会人员发放会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

5.准备会议资料：会议组织者应提前准备会议所需资料，包括会议议程、相关文件、数据报告等，并于会议前分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，工作人员应负责组织参会人员进行签到，确保会议出席情况的真实性。

2.会议主持人开场：会议主持人应简要介绍会议主题、议程和参会人员，强调会议纪律和保密要求。

3.会议发言和讨论：根据会议议程，会议组织者应邀请相关人员发言，引导参会人员进行充分讨论，确保会议议题的深入探讨。

4.会议决策：会议主持人应根据讨论情况，组织参会人员进行表决或决策，形成会议决议。

5.会议总结：会议结束时，主持人应对会议讨论情况进行总结，明确会议成果和下一步工作安排。

三、会议记录与纪要

1.会议记录：会议期间，指定专人负责记录会议内容，确保记录真实、准确、完整。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应根据会议记录，整理会议纪要，明确会议决议、任务分工和完成时限。

3.会议纪要审批：会议纪要整理完成后，应提交给会议主持人或相关负责人审批。

4.会议纪要发放：审批通过后，会议纪要应尽快发放至参会人员，以便落实会议决议。

四、会议后续工作

1.任务分工：根据会议纪要，会议组织者应对会议决议进行任务分工，明确责任人、完成时限等。

2.跟踪落实：会议组织者应定期对会议决议的执行情况进行跟踪，确保会议成果得到有效落实。

3.反馈与汇报：责任人应按照分工，及时向会议组织者反馈工作进展，会议组织者定期向企业领导汇报会议决议的落实情况。

本章详细阐述了会议的筹备、召开、记录与纪要以及后续工作等流程，旨在为企业单位会议的顺利进行提供指导。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

会议纪要经审批通过后，应在最短时间内通过企业内部通讯系统、邮件或纸质形式发布给所有参会人员及相关部门。发布时应明确指出会议纪要的重要性，并强调相关责任人对会议决议的执行责任。

二、责任分解与任务分配

1.明确任务：会议纪要中应清晰列出每项决议对应的责任人，明确任务的具体内容和要求。

2.分解任务：对于复杂的决议，责任人应将任务进一步分解为若干子任务，并分配给团队成员。

3.时间节点：会议纪要中应设定明确的完成时间节点，以监控任务进度。

三、执行监控与进度更新

1.定期检查：会议组织者或指定专人应定期检查会议决议的执行情况，确保各项任务按计划推进。

2.进度更新：责任人应及时更新任务进度，通过会议或书面形式向会议组织者汇报。

3.问题反馈：在执行过程中遇到的问题和困难，责任人应尽快反馈，以便及时调整解决方案。

四、协调与支持

1.资源协调：会议组织者应负责协调必要的人力、物力、财力等资源，支持责任人完成任务。

2.部门协作：涉及多部门合作的任务，会议组织者应促进部门间的沟通与协作，确保任务顺利推进。

五、成果评估与反馈

1.成果评估：任务完成后，会议组织者应组织相关人员对成果进行评估，确保会议决议得到有效执行。

2.反馈机制：建立反馈机制，鼓励责任人就执行过程中的经验教训进行总结，为改进会议管理提供参考。

六、后续行动

1.持续跟踪：对于未完成的任务，会议组织者应持续跟踪，直至任务圆满完成。

2.总结经验：会议组织者应定期总结会议纪要跟踪落实的经验，优化会议管理制度，提高会议效率。

本章强调了会议纪要的跟踪落实工作的重要性，从发布与通知、责任分解、执行监控、协调支持、成果评估到后续行动，全面保障会议决议的执行效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订流程：企业应设立会议室预订系统，明确预订流程，确保会议室使用的合理性和高效性。

2.时间安排：预订者应根据会议时间需求，提前预订会议室，并遵守预订时间，避免会议室资源的浪费。

3.资源共享：鼓励跨部门共享会议室资源，提高会议室利用率。

二、会议室布置与设施

1.布置要求：会议室应保持整洁、有序，座位安排合理，以满足不同规模会议的需求。

2.设施维护：会议室内设施应定期检查、维护，确保投影仪、音响、网络等设备的正常运行。

3.环境保护：会议室应配置足够的垃圾桶，提倡垃圾分类，营造良好的会议环境。

三、会议期间管理

1.会议纪律：会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意离场。

2.保密要求：涉及企业机密的会议，应明确保密要求，参会人员需签署保密协议。

3.服务保障：会议期间，应指定专人负责会议室的服务工作，包括茶水、资料分发等。

四、会议室使用后处理

1.清理工作：会议结束后，预订者或指定专人应负责将会议室恢复原状，确保场地整洁。

2.设施检查：检查会议室内设备是否完好，如有损坏，应及时报修，以免影响下次会议使用。

3.反馈机制：鼓励用户就会议室使用过程中的问题提出反馈，以持续改进会议室管理。

五、会议室安全管理

1.安全意识：加强会议室安全意识，确保消防设施、安全通道等符合安全规定。

2.会议室内禁止行为：明确会议室内禁止行为，如吸烟、乱扔杂物等，保障会议室内安全。

3.突发事件处理：制定会议室突发事件应急预案，确保在突发事件发生时能够迅速应对。

本章针对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为企业提供一个高效、整洁、安全的会议环境，为提高会议质量提供有力保障。

第五章附则

一、本制度的解释权归企业单位所有。

二、本制度自发布之日起施