会议室定位管理制度范文

会议室定位管理制度范文第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高会议质量，明确会议室的定位与管理，制定本制度。以下为会议室定位管理制度总则：

一、会议定位

1.会议是公司（组织）决策、协调、沟通、学习和总结的重要方式，是促进团队协作、提高工作效率、实现目标管理的有效手段。

2.会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括但不限于年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

二、会议目标

1.明确会议主题，确保会议内容紧密围绕主题展开，提高会议效率。

2.提升团队协作，促进各部门之间的沟通与交流，形成共识，推动工作落实。

3.增强决策的科学性、合理性和有效性，为公司（组织）发展提供有力支持。

三、会议原则

1.减少无效会议，严格控制会议时间、规模和频率，确保会议质量。

2.倡导务实、高效的会议风格，反对形式主义、官僚主义。

3.尊重与会人员，充分听取意见和建议，形成民主、开放的会议氛围。

四、会议室管理

1.明确会议室的使用权限，实行预约制度，确保会议室资源合理分配。

2.保持会议室环境整洁，设施设备完好，为会议提供良好的硬件条件。

3.加强会议室安全保密工作，确保会议内容的安全。

五、本制度适用于公司（组织）内所有会议室的管理，如有特殊规定，可按照实际情况予以调整。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的具体规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型、时间、地点、参会人员及议程。

2.会议发起人应提前至少三天向相关部门和人员发出会议通知，通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等内容。

3.会议筹备人员负责安排会议室、准备会议材料、布置会场、调试设备等事宜。

二、会议签到

1.会议开始前，与会人员应按时到场，并在会议签到表上签字。

2.会议负责人应清点参会人员，确保与会人员齐全。

三、会议议程

1.会议主持人按照预定议程逐项进行，确保会议内容完整、有序。

2.会议期间，与会人员应积极参与讨论，充分发表意见和建议。

3.会议主持人应控制会议节奏，确保会议高效进行。

四、会议记录

1.会议指定专人负责记录，记录内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后尽快整理，并于24小时内发送给与会人员确认。

五、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，组织与会人员进行决策。

2.决策事项应明确责任人和完成时间，确保决策落实到位。

六、会议总结

1.会议结束时，主持人应对会议进行简要总结，强调决策事项和下一步工作要求。

2.与会人员应认真听取总结，并对会议效果进行评价。

七、会议资料的归档与保管

1.会议结束后，会议记录、决策文件等相关资料应及时归档，便于查阅。

2.会议资料的保管应遵循公司（组织）相关规定，确保资料安全。

八、会议后续工作

1.会议负责人应跟踪落实会议决策，督促责任人按时完成任务。

2.对会议提出的意见和建议，相关部门应认真研究，并及时反馈。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的具体措施：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由专人负责整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要整理完毕后，应及时发送给与会人员以及相关部门，以便了解会议内容和决策事项。

3.会议纪要应明确标注决策事项、责任人、完成时间等关键信息。

二、会议决策的执行与跟踪

1.各部门责任人应按照会议纪要中的决策事项，制定具体实施方案，并严格按照时间节点推进。

2.会议负责人或指定跟踪人员应定期检查决策事项的执行情况，督促责任人按计划完成任务。

3.对执行过程中遇到的问题，责任人应及时向会议负责人汇报，寻求支持与协调。

三、会议决策的反馈与评估

1.会议决策执行过程中，责任人应定期向上级领导和会议负责人汇报进展情况。

2.会议负责人应对决策执行情况进行评估，分析存在的问题，并提出改进措施。

3.定期组织会议，对已完成的决策事项进行总结，分享经验教训，提高未来决策的准确性。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司（组织）规定进行归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.会议纪要的保管期限应符合公司（组织）相关要求，确保信息安全。

3.对于重要会议纪要，应设置权限管理，限制查阅范围，确保会议内容的安全。

五、会议纪要的监督与问责

1.对未按会议纪要执行或执行不力的责任人，应视情况采取通报批评、处罚等措施，确保会议决策得到有效落实。

2.建立会议纪要执行情况的监督机制，加强对各部门的指导和协调，形成良好的执行力文化。

3.对会议纪要执行过程中发现的优秀做法和成果，应予以表彰和推广，激发团队积极性。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，维护会议秩序，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室使用前，需提前向管理部门预约，填写会议室预约申请表，明确会议时间、人数、设备需求等信息。

2.管理部门根据预约情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

3.预约成功后，会议室使用单位应按时使用，如需取消或变更，应提前通知管理部门。

二、会议室设备管理

1.会议室内的设备应定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.使用单位应爱护会议室设备，遵循操作规程，如遇故障，应及时报修。

3.管理部门负责对会议室设备进行定期保养，确保设备性能良好。

三、会议室环境与安全

1.会议室应保持整洁、卫生，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议室内物品摆放整齐，确保通道畅通，消防设施完好。

3.管理部门应定期检查会议室安全设施，消除安全隐患。

四、会议室使用规范

1.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

2.会议结束后，使用单位应负责清理会议室，将设备归位，关闭电源、门窗等。

3.严禁在会议室内进行非法活动，违反者将依法承担相应责任。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司（组织）实际情况予以规定，并在显著位置公示。

2.特殊情况下，管理部门可根据需要调整会议室开放时间，并及时通知相关部门。

六、会议室保密工作

1.对于涉及商业秘密、敏感信息的会议，应在会议室门口设置提示标志，提醒与会人员注意保密。

2.会议结束后，与会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.管理部门应加强对会议室的监控与巡查，确保会议信息安全。

遵循以上管理规定，有助于提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行。

第五章附则

为确保会议室定位管理制度的实施，以下为附则规定：

一、本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。