秘书管理与实务项目九

安排商务旅行项目九目录任务一安排上司本地商务出行任务二安排与服务外地商务旅行安排商务旅行项目九知识目标了解安排上司商务旅行准备工作的内容。能举例说明陪同上司商务旅行的注意事项。了解办理护照办理和签证的相关知识。安排商务旅行项目九能力目标能制定合理的商务旅行计划和行程安排。能为上司旅行准备必备的随身携带物品及清单。能根据上司要求预订酒店安排交通。能做好上司旅途中的各项工作。能完成差旅费用的报销工作。安排上司本地商务出行任务一一、理论知识(一)随从或准备上司本地商务出行本地商务出行，一般指本市或本市周边地区的外出，多为检查工作，洽谈业务或与客户沟通感情。它的特点是：距离短；利用本单位交通工具或市区公共交通；无须带额外的私人物品；准备的材料相对单一。安排上司本地商务出行任务一一、理论知识(二)上司本地商务出行的准备工作1制订本地商务出行计划2准备出行资料3物品准备4车辆安排5酒店安排安排上司本地商务出行任务一一、理论知识(三)制定本地商务出行计划的注意事项1合理安排时间2注重效率3突出重点安排上司本地商务出行任务一二、任务描述天葵礼品有限公司是一家销售礼品的贸易公司，专门为各类企业的促销活动供应小礼品。星期三上午一上班，总经理把助理庄嘉玲叫到办公室，告诉庄嘉玲他后天也就周五上午要到位于宝安区的工厂检查礼品的生产情况，并与工厂管理人员商谈改造生产线的事宜，午饭安排在工厂的员工食堂，让技术部的钟工程师随同前往。下午到南山区，拜访悦志公司钱总，并与他商谈国庆小礼品发放的方案。庄嘉玲考虑去工厂的路不好走，给总结安排了公司商务车。安排上司本地商务出行任务一三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务:为上司本地商务出行做前期准备。安排上司本地商务出行任务一四、相关链接深圳罗湖-深圳宝安2008年4月6日9：00－17：00，出差司机刘志群师傅，上车时间8：50时间日程安排4月6日9：0010：3010：30－11：3011：45－13：0013：20－14：3014：40－15：0015：10－16：3016：45－17：2017：30－18：0018：00－19：00从罗湖红岭公司总部出发，去宝安。抵达宝安西乡镇。（前进路修路，建议走107国道）拜访日昇公司胡总。与胡总在东方宾馆用餐，地点为桂花厅。在东方宾馆午休。前往宝安机场。拜访深航总经理，联系空运业务（携带合同样本）前往新泰包装公司。协商更改外形包装设计。（携带外形包装需要资料）返回张斌总经理宝安外出日程表安排与服务外地商务旅行任务二一、理论知识(一)编制旅行计划和日程表1时间2地点3交通工具4其他事项5备注安排与服务外地商务旅行任务二一、理论知识(二)票务工作1订票时要考虑的因素2订票方式的选择3取票4退票安排与服务外地商务旅行任务二一、理论知识(三)预订酒店宾馆住房1酒店预订流程2酒店查询3预订方式安排与服务外地商务旅行任务二一、理论知识(四)秘书陪同旅行的工作内容1陪同旅行前的工作有2旅行时工作有3旅行结束前工作有安排与服务外地商务旅行任务二一、理论知识(五)上司旅行后续工作1．如果秘书没有随同上司出差，秘书应向上司汇报他出差期间公司的运营情况。2．整理上司带回来的各类资料和物品。3．代上司整理各种出差票据，到财务部门报销。4．帮助领导完成出差报告。5．向目的地接待单位发感谢信。安排与服务外地商务旅行任务二二、任务描述思科公司伍经理等一行5人计划5月5日到深圳参加文化博览会，5月7日到珠海参加一个文化交流活动，会期一天，9日参加广州文化产品推广会，10日返回合肥。她还决定利用参加珠海文化交流活动和参加广州文化推广会的间隙，到公司东莞办事处，了解该处今年的计划完成情况。在广州期间伍经理要到花都探访原来的合作伙伴，商谈开发游戏软件的事宜。由于这次去深圳事务较多，伍经理要求秘书古丽雯陪同前往。古丽雯接到任务后很快制订好计划，并积极做好陪同她出差的准备工作，旅程很顺利，10日准时返回公司。安排与服务外地商务旅行任务二三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务一:商务旅行前期准备工作。安排与服务外地商务旅行任务二三、实训(一)实训目的(二)实训成果(三)实训指导(四)反思与总结实训任务二:陪同旅行与处理旅行后续工作。安排与服务外地商务旅行任务二四、相关链接(一)上司出差期间秘书的工作

1．上司出差动身之前，秘书应安排好送站的车，检查上司是否遗漏物品。

2．启程之后，如果对方有迎接人员，应通知对方接站班次和时间。

3．做好打给上司的电话记录，如果是紧急事务，直接向上司汇报。

4．处理因准备上司出差而耽搁的工作。

5．整理上司出差期间收到信件。信件按时间编号，夹在文件夹中。如果上司出差时间长，可以打包邮寄给他。

6．整理办公用品和文件。安排与服务外地商务旅行任务二四、相关链接(二)秘书陪同上司出差注意事项1风头不能高过领导2不要嚼舌根3适当展现自己特长4注重细节安排与服务外地商务旅行任务二四、相关链接(三)出国旅行手续的办理1办理出国申请2办理护照3办理签证4办理“黄皮书”5办理出境登记卡6时差的换算安排与服务外地商务旅行任务二四、相关链接(四)案例陪同上司出差要注意细节小钟刚到公司不久就要求陪同总裁一起出差到杭州。小钟一直就想去看看这个“天堂”。想到可以去杭州，她一点都不紧张，反而很兴奋。经过两个小时的飞行和一个小时的机场巴士，他们上午10：00到达入住的酒店，这是一家五星级的酒店，他们住的是一个高档套间。他们一到酒店，总裁也不休息，就和等候他们多时的客户谈起来。总裁吩咐小钟沏茶招待客人。因为刚到，根本就没有开水。这时服务员又不在，于是小钟只好从冰箱里拿出矿泉水，又去找服务员烧水。等水烧好后，总裁和客户的谈话已经结束了，小钟只好给老