单位会议室会务管理制度

单位会议室会务管理制度第一章总则

为确保单位会议室使用效率，规范会议流程，提高会议质量，制定本管理制度。以下内容适用于单位内部所有会议室的相关活动。

一、目的与原则

1.本制度旨在加强会议管理，保障会议的顺利进行，提升决策效率，促进单位各项工作的有序开展。

2.会议应遵循务实、高效、节俭的原则，严格控制会议规模、次数和时间，避免形式主义、官僚主义。

二、适用范围

1.本制度适用于单位内部各类会议室，包括但不限于：董事会会议室、总经理会议室、部门会议室等。

2.本制度适用于单位内部各类会议，包括：定期会议、临时会议、专题会议等。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期、议程召开的会议。

2.临时会议：因特殊情况，需临时召集的会议。

3.专题会议：针对某一特定议题召开的会议。

四、参会人员

1.与会人员应按时参加各类会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议召集人请假。

2.会议召集人有权根据会议议题，邀请相关人员列席会议。

五、会议纪律

1.与会人员应严格遵守会议纪律，保持会议秩序，不迟到、早退，不在会场内大声喧哗、吸烟、接打电话等。

2.与会人员应自觉维护会议内容保密，不得泄露会议讨论事项。

六、本管理制度的解释权归单位行政部门所有。

本章内容旨在明确会议管理制度的目的、原则、适用范围、会议类别、参会人员及会议纪律等方面的规定，为后续章节的具体实施提供指导。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议召集人应根据工作需要，确定会议主题、时间、地点、议程等内容，并在会议召开前至少3个工作日将会议通知及议程发送给与会人员。

2.会议通知应包括会议名称、时间、地点、议程、参会人员、会议召集人等信息。

3.会议筹备人员负责安排会场、准备会议材料、调试设备等会务工作。

二、会议召开

1.会议开始前，会议筹备人员应确保会场整洁、设备正常运行。

2.会议召集人应按时宣布会议开始，并简要介绍会议主题、议程等内容。

3.与会人员按议程发言，会议召集人负责把控会议节奏，确保会议高效进行。

三、会议讨论

1.与会人员在讨论过程中，应充分发表意见，做到有理有据。

2.会议召集人应引导讨论，确保议题充分讨论，形成共识。

3.讨论过程中，如有争议，可采取民主集中制原则，进行表决。

四、会议决策

1.会议决策应充分体现集体智慧，遵循民主集中制原则。

2.会议决策结果应以书面形式记录，并由会议召集人签字确认。

3.重大决策事项，需按照单位相关规定，报请上级领导审批。

五、会议总结

1.会议结束前，会议召集人应对会议讨论情况进行简要总结，明确下一步工作计划和责任人。

2.与会人员应认真听取总结，并对会议成果表示认同。

六、会议记录

1.会议记录人员应详细记录会议讨论内容、决策结果等，并在会议结束后及时整理会议纪要。

2.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议情况，由会议召集人审核签字后，发送给与会人员。

本章内容详细阐述了会议筹备、会议召开、会议讨论、会议决策、会议总结及会议记录等环节，旨在规范会议流程，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括会议基本信息、讨论要点、决策结果、责任分配等内容。

3.会议纪要经会议召集人审核无误后，应在会议结束后1个工作日内发布给所有与会人员及相关部门。

二、会议纪要的审批与存档

1.会议纪要需经过会议召集人审批，并签字确认。

2.审批后的会议纪要应进行存档，以备查阅。

3.会议纪要的电子版应同步存档，并确保信息安全。

三、任务分配与跟踪

1.根据会议纪要，会议召集人应将决策事项分配给相关人员执行。

2.执行人员应按照会议纪要的要求，制定详细的工作计划，明确完成时间节点。

3.会议召集人应定期检查任务执行情况，对进度滞后的事项进行催办。

四、反馈与汇报

1.执行人员应在规定时间内完成工作任务，并向会议召集人反馈执行情况。

2.会议召集人应定期组织汇报会，听取执行人员的汇报，并对已完成事项进行评估。

3.对未按期完成或执行效果不佳的事项，应分析原因，制定整改措施。

五、监督与评估

1.会议纪要的跟踪落实情况应作为工作考核的内容之一。

2.单位应建立健全监督机制，对会议决策的执行情况进行全程监督。

3.定期对会议纪要的落实情况进行评估，总结经验教训，不断提升会议管理效果。

本章内容着重强调会议纪要的编制、审批、任务分配、反馈汇报以及监督评估等环节，以确保会议决策得到有效落实，促进单位工作的顺利进行。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用应提前预订，预订者需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订者应遵守会议室使用时间安排，如有特殊情况需提前通知会议室管理部门。

3.会议室管理部门有权根据实际情况调整会议室分配。

二、会议室使用

1.使用会议室时，应保持室内整洁，爱护公共设施，不得随意移动或损坏设备。

2.会议室使用期间，严禁吸烟、大声喧哗、擅自带走会议室内物品。

3.会议结束后，使用者应负责清理会场，确保会议室恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护管理，确保设备正常运行。

2.使用者应熟悉设备操作规程，如遇故障，应及时报告给会议室管理部门。

3.会议室管理部门定期对设备进行检查、保养，确保会议顺利进行。

四、会议室安全与保密

1.会议室管理部门应加强会议室的安全管理，确保会议期间的人员安全。

2.会议室内应安装必要的安全设施，如消防器材、监控系统等。

3.与会人员应自觉遵守保密规定，不得泄露会议内容。

五、会议室服务

1.会议室管理部门应提供优质服务，包括会场布置、设备调试、茶水供应等。

2.针对不同类型的会议，会议室管理部门可根据需求提供个性化服务。

3.与会人员对会议室服务如有意见或建议，可向会议室管理部门反馈。

本章内容主要阐述会议室预订、使用、设备管理、安全保密以及服务等方面规定，旨在规范会议室管理，提高会议室使用效率，为单位的会议活动提供良好的环境和服务保障。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本管理制度的解释权归单位行政部门所有。

三、单位各部门应严格遵守本管理制度，如有违反，将按照单位相