会议室及客房管理制度

会议室及客房管理制度第一章总则

为确保公司会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室及客房的管理，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部所有会议室及客房的使用、管理和维护。

一、目的

1.规范会议室及客房的使用，保障公司各类会议的顺利召开。

2.提高会议效率，促进公司决策的贯彻落实。

3.加强会议室及客房的管理，确保设施设备完好，提高利用率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有会议室及客房的使用、管理和维护。

2.本制度适用于公司全体员工、各部门及相关单位。

三、基本原则

1.统一管理：会议室及客房实行统一管理，由行政部门负责统筹协调。

2.预约使用：使用会议室及客房需提前预约，并按照规定程序进行申请、审批。

3.有序使用：会议及客房使用应遵循先申请、先安排的原则，确保公平、合理、高效。

4.节约资源：合理利用会议室及客房资源，降低公司运营成本。

四、责任主体

1.行政部门：负责会议室及客房的统筹管理、设施设备维护、卫生保洁等工作。

2.会议室及客房使用部门：负责本部门会议及客房的使用申请、现场管理等工作。

3.全体员工：遵守本制度，合理使用会议室及客房资源。

五、制度修订

1.本管理制度根据公司业务发展需要，定期进行修订和完善。

2.修订后的管理制度需经公司领导审批后发布实施。

六、解释权

本管理制度的最终解释权归公司行政部门所有。如有疑问，请及时咨询行政部门。

第二章会议流程

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议流程，本章对会议的各个环节进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人需明确会议主题，以便于后续会议通知、议程设置等工作的开展。

2.提交会议申请：会议发起人需提前向行政部门提交会议申请，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员等。

3.会议通知：行政部门在收到会议申请后，负责向参会人员发送会议通知，确保相关人员按时参加。

4.会议议程：会议发起人应根据会议主题，制定会议议程，并在会议前提交给行政部门。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，以便于统计参会人数。

2.会议主持人：会议主持人负责组织、引导会议进程，确保会议按议程进行。

3.会议记录：会议记录人负责记录会议内容，包括讨论事项、决策结果等。

4.会议发言：会议过程中，参会人员应按照会议议程依次发言，禁止私下交谈。

5.会议决策：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行决策，形成会议纪要。

三、会议结束

1.会议总结：会议结束时，主持人应对会议成果进行总结，并对未决事项进行说明。

2.会议纪要：会议记录人需在会议结束后整理会议纪要，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、决策结果等。

3.会议纪要审批：会议纪要需经会议主持人审批后，发送给参会人员。

4.会议资料归档：行政部门负责将会议纪要、签到表等相关资料归档保存。

四、会议后续工作

1.跟踪落实：行政部门负责对会议决策进行跟踪落实，确保决策事项的执行。

2.反馈与汇报：执行部门需定期向会议发起人及行政部门汇报决策事项的执行进度，以便于监督和协调。

3.评估与改进：行政部门应定期对会议流程进行评估，并根据实际情况进行改进，以提高会议效率。

本章对会议流程的规定旨在确保会议的有序、高效进行，为公司的发展提供有力支持。参会人员应严格遵守本章规定，共同维护会议纪律。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、决策结果等。

2.会议纪要需经会议主持人审批，确保内容的准确性、完整性和可执行性。

3.审批通过后，行政部门将会议纪要发送给所有参会人员，并根据需要抄送相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各责任部门应在收到会议纪要后，立即部署执行工作，确保决策事项的落实。

2.行政部门负责对会议纪要中的决策事项进行跟踪，定期了解执行进度，并提供必要的协调与支持。

3.各责任部门应主动向行政部门汇报执行情况，确保信息畅通，便于协调解决问题。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各责任部门在执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议主持人及行政部门反馈，寻求支持和帮助。

2.行政部门定期组织对会议纪要执行情况的评估，分析存在的问题，提出改进措施。

3.会议主持人根据评估结果，对执行情况进行总结，对未落实事项进行督促，确保会议决策的贯彻执行。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要的纸质版和电子版均需归档保存，由行政部门负责管理。

2.全体员工有权查阅会议纪要，了解公司决策及执行情况。

3.行政部门应建立健全会议纪要查阅制度，确保资料的完整性和安全性。

本章对会议纪要的跟踪落实进行规范，旨在强化公司决策执行力，提高工作效率。全体员工应积极参与，共同推动公司发展。

第四章会议室管理规定

为提高会议室的使用效率，保障会议的顺利进行，本章对会议室的管理进行详细规定。

一、会议室预约与安排

1.会议室预约：使用部门需提前向行政部门预约会议室，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.会议室安排：行政部门根据预约信息，合理安排会议室，确保会议设施设备齐全、适用。

3.预约确认：行政部门应及时回复预约部门，确认会议室安排情况。

二、会议室使用规范

1.会议室使用：使用部门应按照预约时间、地点使用会议室，遵守会议纪律，确保设施设备完好。

2.会议设施：使用部门应爱护会议室内的设施设备，如发现问题，及时向行政部门报告。

3.会议卫生：使用部门需保持会议室卫生，禁止在会议室内进食，会议结束后应清理垃圾。

三、会议室设备管理

1.设备维护：行政部门负责定期检查、维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.技术支持：行政部门为会议提供必要的技术支持，如投影、音响等设备的调试。

3.设备借用：如需借用会议室设备，使用部门需提前向行政部门申请，并按照规定程序办理借用手续。

四、会议室安全管理

1.安全意识：使用部门应提高安全意识，遵守公司安全规定，确保会议期间的人身及财产安全。

2.紧急疏散：会议室内应明确紧急疏散路线，使用部门应熟悉疏散流程，确保紧急情况下的安全疏散。

3.保卫措施：行政部门负责会议室的安全保卫工作，确保会议的顺利进行。

五、会议室使用费用

1.使用费用：会议室使用部门需按照公司规定承担会议室使用费用，具体标准由行政部门制定。

2.费用报销：使用部门按照公司报销规定，将会议室使用费用报销至行政部门。

本章对会议室管理规定进行详细阐述，旨在提高会议室使用效率，为公司各类会议提供良好的环境。全体员工应严格遵守本章规定，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本管理制度的解释权归公司行政部门所有。如有疑问，请及时咨询行政部门。

三、本管理制度可根据公司业务发展需要，适时进行修订和完善。

四、全体员工应严格遵守本