会议组织与接待管理制度

会议组织与接待管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保会议组织与接待工作的高效、有序进行，提高会议质量与成效，依据我国有关法律法规及公司规章制度，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内部各类会议的组织、接待及相关管理工作。

三、基本原则

1.统一领导、分工负责；

2.高效务实、注重实效；

3.规范操作、确保安全；

4.精简会议、提高质量。

四、会议类型

1.公司级会议：由公司领导主持，各部门负责人参加，研究决策公司重大事项；

2.部门级会议：由各部门负责人主持，本部门人员参加，研究部署部门工作；

3.专题会议：针对特定事项或问题，由相关部门组织，相关人员参加；

4.接待会议：接待来访客人，进行业务交流或合作洽谈。

五、会议组织与管理

1.会议组织部门负责会议的筹备、召开、记录、总结等工作；

2.各参会部门应按时参加，积极参与会议讨论，认真落实会议决议；

3.会议组织部门应提前制定会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员等；

4.会议组织部门应确保会议设施设备齐全、运行正常，为会议提供良好的环境。

六、本制度的解释权归公司董事会，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充或修订。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议组织与接待工作的正常秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司发展需要或各部门工作计划，明确会议主题，确保会议目标清晰；

2.制定会议议程：列出会议主要议题、讨论重点、时间安排等，合理安排会议议程；

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参会，确保会议决策的全面性和准确性；

4.通知参会人员：提前以书面形式通知参会人员，包括会议时间、地点、议程等，以便参会人员提前做好准备；

5.准备会议材料：整理与会议议题相关的资料、报告、数据等，提前分发给参会人员；

6.确保会场设施：检查会场设施设备，确保投影仪、音响、话筒等设备正常运行。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会务组负责参会人员的签到工作，确保参会人员准时到场；

2.会议开幕：由主持人宣布会议开始，介绍参会人员、会议主题和议程；

3.专题报告：针对会议主题和议题，由相关部门或人员作专题报告，为会议讨论提供依据；

4.讨论与发言：参会人员就会议议题展开讨论，积极发表意见和看法，共同为决策提供参考；

5.决策与表决：会议主持人根据讨论情况，提出决策方案，组织参会人员进行表决；

6.总结发言：会议主持人对会议讨论成果进行总结，明确会议决议和下一步工作安排。

三、会议记录

1.记录会议过程：由专人负责记录会议议题、讨论情况、决策结果等，确保会议记录真实、完整；

2.归档会议材料：会议结束后，整理会议记录、签到表、会议材料等，统一归档保管；

3.分发会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容、落实会议决议。

四、会议后续工作

1.跟踪落实：各部门应按照会议决议，及时开展相关工作，确保会议决策得到有效执行；

2.反馈进展：各部门定期向会议组织部门反馈会议决议的执行情况，便于掌握工作进度；

3.评估会议效果：会议组织部门对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议组织与流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议的讨论内容、决策结果和具体行动要求；

2.会议纪要由会议记录人负责编制，经会议主持人审核批准后发布；

3.会议纪要应在会议结束后尽快完成，并最迟在会议结束后两个工作日内发送给所有参会人员及相关部门；

4.会议纪要应明确各项任务的责任部门、责任人和完成时限。

二、会议决议的执行与监督

1.各责任部门和责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并立即着手实施；

2.各部门负责人应加强对会议决议执行情况的监督，确保任务按时完成；

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时向会议组织部门报告，寻求支持和协调；

4.会议组织部门应定期对会议决议的执行情况进行跟踪检查，确保各项任务按计划推进。

三、执行情况的反馈与评估

1.各责任部门应在规定时限内向会议组织部门反馈执行情况，包括已完成的任务、未完成的任务及原因分析等；

2.会议组织部门应对反馈情况进行汇总，并及时向公司领导报告；

3.对于未按期完成的任务，会议组织部门应督促相关部门和责任人尽快采取措施，确保任务最终完成；

4.定期对会议决议的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议的组织和管理提供参考。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要作为公司重要文件，应按照档案管理规定进行归档；

2.会议纪要的归档应便于查找和利用，确保公司内部信息共享和传承；

3.会议组织部门应定期对会议纪要的归档情况进行检查，确保文件的安全和完整性。

五、改进措施

1.根据会议纪要跟踪落实的情况，及时发现问题，提出改进措施；

2.定期对会议管理制度进行修订和完善，提高会议组织与接待工作的效率；

3.鼓励员工提出关于会议组织与管理的建议和意见，不断优化会议流程，提升会议质量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

2.行政管理部门根据申请情况进行统筹安排，合理分配会议室资源，确保会议需求得到满足；

3.预订会议室的部门应遵守预订时间，如需变更或取消，需提前通知行政管理部门；

4.特殊情况下，行政管理部门可根据实际情况调整会议室分配，各部门应给予配合。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食，不得随意挪动室内设施；

2.使用会议室时，应确保室内光线、温度适宜，投影仪、音响等设备正常运行；

3.会议室内禁止大声喧哗，影响其他会议室的正常使用；

4.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，清理垃圾，保持会议室卫生。

三、会议室设施管理

1.行政管理部门负责会议室设施的日常检查、维护和更新，确保设施设备完好；

2.各部门在使用会议室过程中，如发现设施损坏或故障，应及时报告行政管理部门；

3.行政管理部门应定期对会议室设施进行保养，提高设备使用寿命；

4.会议室内的设备使用，需遵循操作规程，禁止私拉乱接，防止安全事故发生。

四、会议室安全保障

1.会议室应保持消防安全通道畅通，消防设施完好；

2.会议室内禁止存放易燃、易爆物品，确保会议安全；

3.行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改；

4.会议期间，如发生紧急情况，参会人员应按照应急预案，迅速有序地疏散。

五、会议室服务

1.行政管理部门应为参会人员提供必要的服务，如茶水、文具等；

2.会议期间，行政管理部门应确保会议室内的服务设施正常运行，为会议提供良好环境；

3.各部门如需额外服务，应提前与行政管理部门沟通，确保会议顺利进行；

4.行政管理部门应不断优化会议室服务，提高会议组织与接待工作的满意度。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司董事会所