会议室电子屏管理制度

会议室电子屏管理制度第一章总则

为确保会议的高效有序进行，提高会议质量，充分利用会议室电子屏资源，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部所有使用会议室电子屏召开的各类会议。

一、目的与原则

1.提高会议效率，确保信息准确、及时、全面地传达给与会人员。

2.规范会议室电子屏的使用与管理，保障设备正常运行。

3.节约能源，降低会议成本，提高会议室利用率。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、项目协调会等。

2.本制度适用于会议室电子屏的预约、使用、维护及管理等方面。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织和主持，确保会议的顺利进行。

2.会议室管理员：负责会议室电子屏的日常管理与维护，确保设备正常运行。

3.与会人员：遵守会议纪律，按照会议议程参与讨论，并做好会议记录。

四、制度执行与监督

1.各级管理部门应加强对本制度的宣传和培训，提高员工的执行力度。

2.会议室管理员应定期对电子屏进行检查，发现问题及时上报并解决。

3.公司设立监督举报渠道，对违反本制度的行为进行查处。

五、修订与废止

1.本制度根据公司发展需要和实际情况，适时进行修订。

2.本制度的废止需由公司董事会决定，并公告全体员工。

本制度的制定旨在为公司提供一个高效、便捷的会议环境，提高会议质量，促进公司各项工作的顺利进行。请全体员工严格遵守，共同维护会议秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为公司会议流程的相关规定：

一、会议筹备

1.会议组织者应根据会议性质和目的，提前制定会议议程，明确会议主题、时间、地点、参会人员等内容。

2.会议组织者需在会议前至少两天，将会议通知及议程发送给与会人员，以便参会人员提前做好准备。

3.会议组织者应确保会议室电子屏及相关设备正常运行，并在会议前进行测试。

二、会议签到

1.与会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，并进行签到。

2.会议组织者应安排专人负责会议签到工作，确保与会人员按时到场。

三、会议议程

1.会议组织者应在会议开始时，简要介绍会议主题和议程。

2.按照议程安排，依次进行会议议题的讨论和决策。

3.会议期间，会议组织者应确保会议内容紧扣主题，避免跑题。

四、会议记录

1.会议组织者应指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.会议记录应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策结果等。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并在1个工作日内发送给与会人员。

五、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取与会人员的意见和建议。

2.会议决策结果需经过充分讨论，并由会议组织者进行总结和归纳。

3.会议决策结果应以书面形式记录，并由相关人员负责落实。

六、会议总结

1.会议结束后，会议组织者应进行会议总结，梳理会议成果和待解决问题。

2.会议总结应在会议结束后1个工作日内发送给与会人员，以便大家对会议内容进行回顾。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议记录、决策结果等相关资料进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司规定进行保存，确保信息安全。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的跟踪落实至关重要。为确保会议决策得到有效执行，特制定以下规定：

一、会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应由指定的记录人负责编制，内容应准确、完整地反映会议的讨论和决策结果。

2.会议纪要应在会议结束后1个工作日内完成初稿，并提交给会议组织者审核。

3.审核通过的会议纪要应在2个工作日内分发给所有与会人员，并根据需要抄送相关部门和人员。

二、会议决策任务的分配与执行

1.会议纪要中明确的决策任务应明确责任人和完成时限。

2.责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并按计划推进任务。

3.责任人应定期向会议组织者汇报任务进展情况，确保决策任务的顺利完成。

三、会议决策跟踪与监督

1.会议组织者应建立会议决策跟踪机制，对决策任务的执行情况进行监督。

2.会议室管理员应协助会议组织者，通过电子屏系统对会议决策的执行情况进行公示，以提高透明度和执行力。

3.公司应定期对会议决策的执行情况进行评估，对未按期完成的任务进行分析，并提出改进措施。

四、会议纪要的更新与反馈

1.如会议决策在执行过程中发生变化，记录人应及时更新会议纪要，并重新分发。

2.与会人员对会议纪要的内容如有疑问或建议，应及时向会议组织者反馈，以便及时处理和调整。

3.会议组织者应根据反馈意见，对会议纪要进行修订，确保纪要内容的准确性和实用性。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应在经过最终确认后，按照公司档案管理规定进行归档。

2.归档的会议纪要应便于查询和检索，确保需要时能够迅速找到相关记录。

3.公司应定期对会议纪要的归档情况进行检查，确保纪要的完整性和安全性。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，提供良好的会议环境，制定以下会议室管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门需提前至少1个工作日向会议室管理员预约，并填写会议室预约申请表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.会议室使用：预约成功的部门应按照约定时间使用会议室，如需变更或取消预约，应提前通知会议室管理员。

3.会议室优先级：在会议室需求冲突时，会议室管理员应根据会议的重要性和紧急程度，合理调配会议室资源。

二、会议室设备管理

1.设备操作：会议组织者应确保在会议前了解并掌握会议室电子屏及相关设备的操作方法。

2.设备维护：会议室管理员应定期检查设备运行情况，发现问题及时报修，确保设备处于良好状态。

3.设备安全：与会人员应爱护会议室设备，严禁擅自拆卸、改动设备，避免造成设备损坏。

三、会议室环境与秩序

1.会前准备：会议组织者应在会议开始前15分钟进入会议室，做好会前准备工作，包括调整座位、打开设备等。

2.会议秩序：与会人员应保持会议室内安静，不随意走动，手机静音或振动，遵守会议纪律。

3.会议结束后：会议组织者应负责监督与会人员整理会议室，关闭设备，确保会议室整洁、安全。

四、会议室资源节约

1.节约用电：会议期间，应根据实际需要调节室内照明和空调温度，会议结束后及时关闭设备，减少能源浪费。

2.节约耗材：会议组织者应合理使用会议室耗材，如纸张、笔等，避免浪费。

3.环保意识：与会人员应具备环保意识，共同维护会议室环境，减少污染。

五、会议室管理与监督

1.会议室管理员应建立健全会议室管理档案，记录会议室使用情况、设备维护情况等。

2.定期评估：公司应定期对会议室管理情况进行评估，对存在的问题提出改进措施。

3.监督与举报：鼓励员工对违反会议室管理规定的行为进行监督和举报，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

为确保会议室电子屏管理制度的实施效果，特制定