公司会议账号管理制度

公司会议账号管理制度第一章总则

为确保公司会议的高效、有序进行，提高决策效率，明确会议职责，制定本会议管理制度。本制度适用于公司范围内所有会议的管理，包括但不限于董事会议、总经理办公会议、部门例会等。

一、会议目标

1.传达公司战略、政策及规章制度，确保员工了解并贯彻执行。

2.沟通各部门工作情况，协调资源，促进协同合作。

3.解决工作中存在的问题，提高工作效率。

4.培养团队精神，提升员工凝聚力。

二、会议原则

1.准时开始，高效进行，严格控制会议时间。

2.与会人员积极参与，充分发表意见，尊重他人意见。

3.会后及时跟进会议决议，确保落实到位。

4.保守公司机密，不泄露会议内容。

三、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召开，如专题讨论会、紧急协调会等。

3.外部会议：与外部单位或合作伙伴召开的会议。

四、会议组织与管理

1.会议的召开由会议发起人负责，会议主持人负责组织、引导会议进程。

2.会议纪要由专人负责记录，确保会议内容的准确、完整。

3.会议室管理由行政管理部门负责，保障会议设施的正常使用。

4.各部门负责人对本部门会议的召开及实施负责。

五、本制度的解释权归公司行政管理部门所有，自发布之日起执行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。公司各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据公司战略、工作需要或部门职责，明确会议主题，并在会议通知中予以明确。

2.确定会议时间、地点：会议发起人应提前与行政管理部门沟通，确定会议时间、地点，并确保会议室设施齐全、正常使用。

3.发布会议通知：会议发起人需在会议召开前至少1个工作日发布会议通知，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程等。

4.准备会议材料：会议发起人应提前准备会议相关材料，并在会议召开前至少1个工作日发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.各部门负责人或相关人员汇报工作，提出议题，展开讨论。

4.会议主持人引导会议进程，确保会议内容紧扣主题，控制会议时间。

5.会议期间，与会人员应积极参与讨论，充分发表意见，尊重他人意见。

三、会议决议

1.会议主持人对讨论的议题进行总结，形成决议。

2.与会人员对会议决议进行表决，达成共识。

3.会议纪要记录员对会议决议进行详细记录。

四、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行简要总结，强调会议决议的执行。

2.会议结束后，会议纪要记录员整理会议纪要，并于会议结束后1个工作日内发送给与会人员。

五、会议跟进

1.会议纪要记录员将会议纪要提交给会议发起人，由会议发起人负责跟进会议决议的执行。

2.会议发起人应定期检查会议决议的落实情况，并向相关部门反馈。

3.各部门应积极配合会议决议的执行，确保工作落实到位。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决议的有效执行，充分发挥会议的作用，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要的跟踪落实相关规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要记录员应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决议及责任部门等。

3.会议纪要经会议发起人审核通过后，于1个工作日内发送给与会人员及相关部门。

二、会议纪要的跟进与执行

1.会议纪要发布后，各部门负责人应组织相关人员学习会议决议，明确任务分工和完成时间节点。

2.会议决议的责任部门应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，确保决议的执行。

3.会议发起人应定期检查会议决议的执行情况，对进度缓慢或未按期完成的部门进行督促。

三、会议决议的反馈与评估

1.责任部门在完成会议决议后，应及时向会议发起人反馈执行结果。

2.会议发起人应对执行结果进行评估，对存在的问题进行分析，并提出改进措施。

3.对于重要会议决议，会议发起人可组织专项评估，以确保决议的落实效果。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要记录员应将会议纪要整理归档，便于日后查阅。

2.公司员工有权查阅与本人工作相关的会议纪要，了解会议决议。

3.会议纪要涉及公司机密内容的，应严格按照公司保密规定进行管理。

五、会议纪要的持续改进

1.会议纪要的跟踪落实过程中，如发现问题，应及时调整和完善会议管理制度。

2.定期收集员工对会议纪要跟踪落实的意见和建议，提高会议纪要的管理水平。

3.通过不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提升公司会议管理效率。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，提供良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由行政管理部门负责统一管理。

2.需要召开会议的部门或个人，应提前向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息。

3.行政管理部门根据会议室使用情况，合理安排会议室资源，并在预订成功后通知预订人。

二、会议室使用

1.会议召开前，预订人应确保会议室设施设备齐全、正常使用，如有问题应及时向行政管理部门反馈。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，禁止在会议室内吸烟、进食。

3.会议结束后，预订人应组织参会人员共同清理会议室，确保场地整洁。

三、会议室设施管理

1.行政管理部门负责会议室设施的日常维护与管理，确保设施设备完好。

2.会议室内的投影仪、音响、电脑等设备，使用前应进行检查，使用过程中应爱护设备，遵守操作规程。

3.如会议室设施在会议期间出现故障，预订人应及时联系行政管理部门进行维修。

四、会议室安全管理

1.会议室内严禁存放易燃、易爆、有毒等危险物品。

2.会议期间，预订人应确保会议室内的消防安全通道畅通，了解消防设施设备的使用方法。

3.行政管理部门定期进行会议室安全检查，发现问题及时整改。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间根据公司工作时间及实际需求设定，由行政管理部门公告。

2.特殊情况下，如需在非开放时间使用会议室，预订人应提前向行政管理部门申请，经批准后方可使用。

第五章附则

为确保本会议管理制度的实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司行政管理部门所有。

二、本制度自发布之