企业档案数字化管理平台解决方案

企业档案数字化管理平台解决方案整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行2023年目录/Contents档案数字化管理解决方案概01档案数字化管理系统建设方案02应用案例介绍03整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行企业档案管理解决方案概述档案管理系统建设方案档案管理系统建设规划1系统总体定位档案数字化管理系统档案内容归档采集接口档案信息管理档案归档管理视频各类电子档案各类实体档案档案管理与查询利用门户档案数字化处理档案日常保管档案应用管理库房监控管理档案归档档案保管档案利用库房监管档案管理规范化、标准化库房管理人员档案管理人员档案使用人员归档过程数字化、自动化档案内容影像化、数字化档案利用在线化、场景化库房监管智能化、可视化档案数字化兼职档案人员档案数字化管理与应用方案蓝图档案数字化管理系统AI互联网IT云计算归档移交归档整编入库归档档案登记日常保管移动应用消息推送数据统计应用服务档案移交定期移交档案移交管理与应用门户业务资料归集数字化加工上架入库规范管理可视化大屏集中监控档案借阅在线调阅集中查阅深度应用档案编目管理档案归档管理档案数字化档案入库保管档案应用管理库房监控管理基础系统能力整合各类档案资源连接各种人员业务人员档案管理库房人员审计管理集成各个系统财务系统人力系统合同系统集团系统整合各种库房设备密集架温湿度消毒灭火系统摄像头资料扫描内容OCR识别影像索引数据挂接档案组卷封面与编号打印档案装盒1.在档案系统门户集中查询利用2.在业务系统中调阅档案系统中的资料影像内容档案对应的业务信息可以通过系统接口方式同步档案数字化总体管理流程业务(兼职档案)人员档案管理人员业务人员业务资料归集业务档案登记档案数字化加工资料归档移交档案归档整编档案入库归档档案日常保管档案借阅利用档案在线利用实体资料定期移交资料移交需要数字化集中加工资料移交实体档案借阅档案影像数据入库不做数字化处理则直接入库*可以根据客户对于档案数字化加工的不同规划，设计针对性档案管理流程。具体有三种方式：不进行档案数字化处理入库前完成数字化加工可在入库后再集中进行档案数字化加工整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行整理制作：郎丰利1519制作时间：2023年睿利而行总体系统集成应用架构各类业务系统档案管理系统档案对应业务信息同步业务登记归档状态反馈电子业务档案内容上传业务档案影像内容调阅提供归档资料与业务信息提供业务档案归档与应用服务文书档案财务档案合同档案招投标档案人力档案巡察档案纪检档案……档案总体系统架构财务系统人力系统合同系统采购系统……系统库房密集架系统库房各种设备物联系统集团档案管理相关系统基础能力流程管理规则管理日志管理消息管理任务调度条码数据对接数据接口管理数据接口配置数据接口监控档案信息上传归档状态同步业务数据同步指令信息下达档案数据上传相关规则同步业务应用中心档案编目管理档案分类管理档案索引管理业务规则管理编码规则管理档案归档管理业务档案登记档案信息同步档案归档移交档案立卷整编档案数字化处理档案扫描移交加工数据质检影像数据挂载扫描加工稽核档案应用管理档案借阅管理档案集中查阅业务集成应用档案智能应用档案日常保管档案出入库管理档案鉴定销毁RFID轨迹追溯档案统计分析库房监控管理库房环境监控智能视频监控智能库房机器人档案数字孪生前端应用门户移动端大屏监控APP库房PAD可视化集中监控档案归档管理档案查询利用档案日常管理档案库房管理构建全面的档案数字化管理与应用能力提供手机APP应用端，方便管理与使用档案提供库房手持端应用，方便库房相关操作集成各类业务系统，实现业务档案信息自动同步提供服务接口，支撑业务场景下的档案内容应用连接库房各种设备实现智能、可视化的库房监管项目建设总体规划建立档案数字化管理管理流程实现档案信息标准、规范化管理实现档案归档移交全过程流程化管理实现档案业务信息自动同步实现档案的规范化整编处理提供档案数字化处理能力实现档案出入库操作自动化实现档案规范化的日常保管实现档案的在线化查询对接档案库房的各类设备，实现对档案库房中各类环境监控、消防等设备数据的实时采集与指令同步实现对档案库房的实时视频监控管理实现对档案库房的在线化、可视化与智能化的监管构建档案内容调阅等应用接口，为外部业务提供高效的档案应用服务与各业务系统进行应用集成，实现基于场景化的档案应用加强对档案管理与应用安全建立档案运营管理的可视化集中大屏监控档案RFID保全追溯管理档案库房进去人员人脸识别验证案存放与借阅区智能视频监控引入智能档案存取机器人，实现档案自动化上下架、库位调换、借阅与归还将档案内容整合到公司大数据资源体系利用AI、大数据等技术对档案内容进行深度的挖掘、分析与应用持续拓展档案的智能化、场景化应用……一期二期后期建立档案数字化管理能力，实现档案归档数字化管理与在线查询实现对库房的集中可视化监管实现基于业务场景的档案应用持续构建智能化档案管理与应用实现业务档案价值应用的最大化对于实体档案的数字化处理，可以根据实际应用需要、费用情况进行规划与实施，无需与档案系统的建设同步。项目建设核心价值档案数字化管理系统建设档案数字化加工与处理实现档案数字化管理与应用提高档案管理效率，降低管理成本提高档案利用率，发挥档案更大应用价值系统建设加工服务档案数字化加工可以自己做，也可以通过外包服务方式实施具体实施计划可根据实际需求与投资情况来定，可在完成实体档案归档后集中加工通过实现档案的自动化的归档，大大简化和减少档案归档的工作利用库房档案定位管理功能，可大大提供档案查找的工作效率档案数字化实现在线化应用后，可极大减少实体档案的借阅量档案实现数字化应用后，可将档案转移到郊外等更偏远的地方进行保管，可有效降低档案保管的费用实现档案的数字化管理，特别是实现档案的在线化影像内容查阅后，可大大提供档案利用的便捷性与效率通过与业务系统对接，业务人可直接在业务场景中调阅档案内容由于档案利用效率与场景的增加，可有效提高业务档案的利用率利用OCR等技术，对档案内容进行深度的分析、应用与价值挖掘档案管理系统项目建设方案系统建设内容系统建设计划2系统建设内容与目标建设档案数字化管理系统，实施完整的档案数字化归档管理、在线应用与库房监控功能完成档案数字化管理系统与业务系统的对接，实现业务档案信息与内容的自动归档及内容的调阅应用完成对当前档案数据的迁移，按照新建系统与管理规则把现有的档案归档数据迁入到新建系统中构建档案数字管理能力，并实现档案的数字化归档管理与在线化查询对接档案库房中各类物联设备，实现对设备数据的采集与相关控制指令的下达实现对档案库房的集中可视化监管与基于业务场景的档案数字化应用系统建设·功能架构基础能力流程管理规则管理日志管理消息管理文档存储条码数据对接数据接口管理数据接口配置数据接口监控业务应用中心档案编目管理档案分类管理档案索引管理业务规则管理编码规则管理档案归档管理业务档案登记档案信息同步档案归档移交档案立卷整编档案数字化处理档案扫描移交加工数据质检影像数据挂载扫描加工统计档案应用管理档案借阅管理档案集中查阅业务集成应用档案智能应用档案日常保管档案出入库管理档案鉴定销毁档案统计分析RFID轨迹追溯库房监控管理库房环境监控智能视频监控智能库房机器人档案数字孪生前端应用门户移动端大屏监控H5应用库房PAD可视化集中监控档案归档管理档案查询利用档案日常管理档案库房管理构建完整档案数字化管理与应用能力建立档案管理与应用统一门户提供库房手持端应用，方便库房操作集成相关业务系统，实现业务方案信息的自动同步与归档提供档案在线查询和内容利用提供服务接口，支撑业务场景下的档案内容应用连接库房中各种设备，实现可视化的档案库房监管集团集中化报账系统集团供应链系统集团iHR系统公司公文系统集团合同系统文书档案(含附件)财务档案(含影像)合同档案采购档案人事档案系统建设后期展望库房各种设备物联系统数据同步指令下达系统建设·部署架构与硬件配置清单服务器名称数量配置要求用途数据库服务器1CPU：2*8核2.4G内存：64GB存储：SATA3*300GBRaid5安装数据库（需设置定期数据库备份机制）应用服务器2CPU：8核2.4G内存：32GB存储：SATA、300GB部署系统应用服务器，采用高可用群集部署文档服务器1CPU：8核2.4G内存：32GB存储：SATA8*4TBRaid5存储归档档案对应的资源影像或电子附件档案库房BPDA系统应用档案库房APDA系统应用应用服务器应用服务器数据库服务器数据库服务器文档服务器备份存储应用客户端应用客户端PDA应用客户端公司内部网络互联网应用客户端应用客户端系统建设·集成方案集团集中化报账系统集团供应链系统集团HR系统……系统公司公文系统集团合同系统档案数字化管理系统文书档案信息及电子附件同步财务档案信息与影像同步合同档案信息同步采购档案信息同步人事档案信息同步归档状态反馈&档案内容调阅归档状态反馈&档案内容调阅归档状态反馈&档案内容调阅归档状态反馈&档案内容调阅归档状态反馈&档案内容调阅系统建设·库房设备对接温湿度消毒密集架摄像头灭火系统档案数字化管理系统设备信息维护设备在线连接设备工作数据采集设备控制指令下发库房设备信息集中管理库房设备工作状态远程监控档案库房环境风险及时预警库房环境指标远程调控现有档案数据迁移档案数字化管理系统公司公文系统文书档案已归档数据及电子附件导入集团集中化报账系统财务档案已归档数据与影像导入集团合同系统合同档案已归档数据导入集团供应链系统采购档案已归档数据导入集团iHR系统人事档案已归档数据导入按照新系统档案归档分类与编码规则按照新建系统库房库位管理编码规则项目建设周期与实施计划时间安排工作任务W1W2W3W4W5W6W7W8W9W10W11W12W13项目启动与需求调研正式启动项目并进行用户需求调研并进行分析，出具系统需求调用报告系统设计基于系统需求报告进行详细的系统架构、功能与流程设计系统开发按系统详细设计进行系统相关功能与接口的开发系统测试与修复对系统进行功能与接口测试，并对测试出的问题进行修复处理系统部署实施进行系统部署与调试、配置、系统对接、历史数据迁移并对用户进行培训系统试运行系统试运行，并对试运行过程中发现的问题进行修复系统上线验收系统正式上线应用，完成项目的验收工作系统运维支持提供系统运维服务、技术支持，保障系统正常运行*上述实施计划仅为预估计划，实际项目实施计划需基于客户需求梳理、软硬件资源配置等实际况进行调整，通常情况下实施周期为2-3个月应用案例介绍某运营商档案管理应用案例简介3某运营商档案管理总体方案概述档案系统承接公司11类档案的归档，包括：合同档案、科研档案、特殊载体档案、实物档案、权证档案、审计档案、工程档案、招投标档案、文书档案、会计档案、专题档案。与公司工程项目管理系统、供应链系统、审计系统、公文系统以及集团合同系统及云平台对接，工程、合同、审计、文书4类档案实现线上归档。严格按照整编，移交，归档的规范进行档案管理。现有在奉贤、长寿有两个档案库房，目前正在筹建临港智能库房。该公司档案室隶属于公司综合管理部，业务上接受集团公司和市档案局的督促、检查和指导。通过专业的数字化档案管理系统的建设与应用，该公司档案工作通过企业档案工作目标管理国家二级资格认定。某运营商档案管理应用总体流程实体档案送至档案室收集整编移交接收