酒店会议管理制度范文

酒店会议管理制度范文第一章总则

一、目的与依据

为加强酒店会议管理，提高会议效率，确保会议内容的及时落实，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》及酒店相关管理规定，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于酒店内部各类会议的管理，包括但不限于董事会议、总经理办公会议、部门例会、专题协调会等。

三、会议原则

1.会议应遵循高效、务实、节俭的原则。

2.会议组织应注重会前准备、会中讨论、会后落实。

3.会议内容应严格保密，与会人员应遵守会议纪律。

四、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期和议程召开的会议。

2.临时会议：根据工作需要临时召开的会议。

五、会议组织与管理

1.会议的召开、延期、取消由会议主持人或负责人决定。

2.会议的组织工作由会议主持人指定专人负责。

3.会议通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

六、参会人员

1.与会议议题相关的部门负责人及工作人员应参加会议。

2.特殊情况下，会议主持人可邀请其他相关人员参会。

3.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。

七、会议记录

1.会议应由专人记录，记录内容包括会议议程、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，并由会议主持人审核签字。

3.会议记录应作为会议纪要的附件，一并存档。

八、本制度的解释权归酒店总经理办公会所有。

九、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。后续章节内容，请参照本制度总则执行。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据酒店工作计划及实际需要，明确会议主题，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议议程：会议议程应包括会议主题、讨论事项、预计时间等内容，并在会前分发至参会人员。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，确保相关部门和人员参会。

4.安排会议时间和地点：选择合适的会议时间和地点，避免与参会人员其他工作冲突。

二、会议通知

1.发布会议通知：会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员等内容，并在会前至少提前一天发送。

2.确认参会人员：通知发布后，由会议组织者与参会人员进行确认，确保会议的参与度。

三、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由专人负责参会人员的签到工作，确保会议记录的完整性。

2.会议主持人开场：会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目的和预期目标。

3.会议讨论：按照议程安排，逐一讨论会议事项，鼓励与会人员积极发言，充分表达意见和建议。

4.会议决策：针对讨论事项，形成会议决策，明确责任人、完成时限等要素。

四、会议记录与整理

1.记录会议内容：专人负责记录会议议程、讨论过程、决策结果等内容。

2.整理会议纪要：会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，并由会议主持人审核签字。

3.发布会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和后续工作要求。

五、会议总结与反馈

1.会议主持人总结：会议结束后，会议主持人对会议成果进行简要总结，强调会议决策的落实。

2.参会人员反馈：鼓励参会人员就会议组织、会议内容等方面提出意见和建议，不断优化会议流程。

3.评估会议效果：会议组织者对会议效果进行评估，为今后会议的召开提供借鉴。

六、会议资料的归档与保管

1.会议纪要和相关资料的归档：将会议纪要、会议记录等资料整理归档，便于查阅和追溯。

2.保密管理：对于涉及敏感信息的会议资料，应严格按照酒店保密规定进行管理和使用。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要的审批：会议纪要完成后，由会议主持人审核批准，确保纪要内容的准确性和权威性。

2.发布会议纪要：通过邮件、内部通讯系统等渠道，将会议纪要迅速传达给所有参会人员及相关执行部门。

3.确保传达到位：会议组织者应确认纪要接收情况，确保每一位应知会的人员都能及时获取信息。

二、会议决策的执行与监督

1.明确执行责任：会议纪要中应明确各项决策的执行责任人，确保决策有明确的执行主体。

2.制定执行计划：责任人应根据会议决策，制定详细的执行计划，包括时间表、资源需求等。

3.监督执行进度：会议组织者或指定专人负责跟踪决策的执行进度，确保按计划推进。

三、会议纪要的落实评估

1.定期检查：设立固定的检查周期，对会议决策的执行情况进行检查，确保各项工作按期完成。

2.反馈机制：建立反馈机制，执行过程中遇到的问题和困难可以及时反馈给会议组织者或相关部门。

3.评估与总结：对会议决策的执行结果进行评估，总结经验教训，为后续会议提供参考。

四、未完成事项的处理

1.跟踪未完成事项：对于未按期完成的决策事项，应持续跟踪，直至完成。

2.分析原因：深入分析未完成事项的原因，找出问题所在，制定改进措施。

3.责任追究：对于因主观原因导致未完成的事项，应追究相关责任人的责任，确保会议决策的严肃性。

五、会议纪要的更新与归档

1.更新纪要内容：随着决策的执行，应及时更新会议纪要，记录执行情况及结果。

2.归档保存：会议纪要及其更新记录应按照规定进行归档，以备未来查询和使用。

3.保密管理：对于涉及敏感信息的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理，确保信息安全。

六、持续改进

1.收集改进建议：鼓励员工就会议纪要的跟踪落实提出改进意见和建议。

2.优化流程：根据实际执行情况，不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高工作效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.预订原则：会议室预订应遵循“先到先得”的原则，确保公平使用。

2.预订流程：需使用会议室的部门或个人，应提前向行政部门提交会议室预订申请，填写相关信息，包括会议时间、人数、设备需求等。

3.审批流程：行政部门收到预订申请后，根据会议室使用情况及申请内容进行审批。

二、会议室配置与维护

1.基本配置：会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.设备维护：定期对会议室设备进行检查、保养和维修，确保设备正常运行。

3.环境卫生：保持会议室的整洁卫生，提供良好的会议环境。

三、会议室使用规定

1.合理使用：会议室主要用于召开各类会议，不得挪作他用。

2.使用时间：会议开始前，参会人员应提前进入会议室做好准备；会议结束后，及时离开会议室，确保下一场会议的正常进行。

3.会议纪律：会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意走动，不接打电话。

四、会议室安全与保密

1.安全管理：会议室使用期间，应确保消防、安全通道畅通，遵守酒店安全规定。

2.保密要求：涉及敏感信息的会议，应采取措施确保会议内容保密，如使用保密会议室、签署保密协议等。

五、会议室资源协调

1.资源共享：在确保不影响正常会议的前提下，会议室资源可在各部门之间共享。

2.紧急调配：遇特殊情况，行政部门有权对会议室资源进行紧急调配，以满足重要会议需求。

六、违规处理

1.违规预订：对于违规预订、恶意占用会议室的行为，一经发现，将追究相关责任人责任。

2.设备损坏：对于因使用不当导致的会议室设备损坏，应照价赔偿，并追究当事人责任。

七、持续优化

1.收集反馈：积极收集各部门对会议室管理及使用的意见和建议。

2.改进措施：根据反馈，不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率。

第五