会务手册新版

XXXXX集团

会务执行手册

目录

一、手册说明4

二、会议制度和规范.............................................4

三、流程图.....................................................7

四、程序.......................................................9

会前工作（按依次）........................................9

议题和参会人员范围的确定..................................9

会议通知的起草.............................................9

申报会议丽.............................................10

人员确认..................................................10

设备准备..................................................11

车辆支配..................................................11

会务通知起草..............................................11

议程PPT制作............................错误!未定义书签。

食品的采买.................................................11

指导服务员工作............................................11

会议场地布置与熟悉.......................................12

会中工作（按依次）.......................................12

会议室保障................................................12

汇报人员的保障............................................12

用餐的保障................................................13

消遣的保障...............................错误!未定义书签。

住宿的保障.................................................13

会后工作（按依次）.......................................13

离会车辆支配............................................13

退房....................................................13

设备整理................................................14

结帐....................................................14

设备归还................................................14

费用报销................................................14

会务总结................................................14

五、留意事项..................................................14

附件：........................................................18

会务通知草稿.............................................22

会议预算草稿.............................................27

会务分工明细表...........................................28

主要会议场所明细表.......................................29

一、手册说明

为了便于客服部会务组驾驭会议服务的各项流程，更好地为总代赢利系统

做好服务保障工作，特编写了《中研国际时尚管理询问公司会务手册》供大家参

考，《会务手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会

中，会后）和留意事项。

望随时提出修改看法，感谢！

二、会议制度和规范

为保障总代项目课程顺当召开和课程的效果，客服部特制定并颁发了会议

制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：

会议制度（试行）

1.目的：会务服务工作作为客户服务部的一项重点工作，应以“以客户为中心”

为基本服务理念，在做好会务工作的同时，客服人员更要明确服务的过程是

一次企业形象全面的展示，是加深客户信任度的最佳机会。为完善客服部会

务管理流程，细化工作分工，制作本会务管理手册。

2.适用范围：本制度主要适用于总代会务，商学院会务工作可做参考。

3.会议通知起草与发送

3.1会议组织部门应在会议前发出会议通知前应当充分准备，一项会议的召

开必定涉和到其它部门人员的相应工作支配和时间资源的占用，因此在

组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够精确了解本次会议的

关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；

3.2会议通知应当包括以下几项内容

3.2.1会议目的：明确说明实行此次会议要达到的效果，

3.2.2会说时间：应包括会议的起先时间和结束时间

3.2.2.1由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:10起先，下午

的会议定为14:10起先，由于特殊状况无法按以上规定时间起

先的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。

3.2.2.2为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的状况下，会议

时间一般应限制在2小时以内。

3.2.3会议地点:会议地点应当明确标出，假如会议地点在公司外部，与会

人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；

3.2.4会议议程：

3.2.4.1会议议程的第一项是主持人讲解会议要求

3.2.4.2依据会议内容的不同，会议可分为汇报、通报、研讨等内容

（参见名词说明）

3.2.4.3会议议程应以30分钟为单元，列出本单元的会议内容，假

如某项内容多于30分钟，也应当分为多个单元，其目的保证

与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。

3.2.4.4每项会议议程应当列出本项议程的汇报人、参会人员、列席

人员和主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，应当

在明确会议目的基础上确定哪些人必需参会，哪些人可参加可

不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不

因使与本次会议关系不大的人员缘由参加此次会议而影响他

们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会；

3.2.5会议留意事项

3.2.5.1着装要求:在总代会务期间需着统一教练服，由公司统一发

放，每次会议前从客服部领取。

3.2.5.2会议内容保密要求:会议组织者依据会议的性质和内容确定

会议内容是否要保密；假如须要保密，须要实行必要的保密措

施。例如：涉和公司商业隐私的会议，参会人员假如托付他人

代替参加会议，必需事先报会议主办部门批准。除主办会议部

门外，一律不得录音、摄像”会议中运用的文件一律由会议主

办部门统一收发，若须要会后带走的必需履行相应的登记手

续。等等。

3.3会议通知的发送

3.3.1跨部门的会议，会议组织部门应当提前3个工作日发出会议通知；

假如会议涉和公司总经理室一半以上人员参加，应当提前5个工作

日发出通知，涉和总经理使全体成员参加的会议，应当提前10个

工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整好时间支配并为参会

做好准备；

3.3.2假如因特殊状况须要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开

24小时以内），跨部门的会议应当由本系统的总经理室成员批准，

总经理室一半以上人员参加的会议应当获得公司总经理的批准；

加会设纪律，［带格式的：项目符号和编号

3.4会务人员在会议期间，每日应于8：30前到达会场，做前期的各项准

备工作；

3.5会议期间在场内避开随意走动，对手机做消音处理；

8,会务组织：.1带格式的：项目符号和编号

3.6会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行会议预算，并报营销总监

审批；

3.7交通、食宿：假如会议在公司外部实行，会议组织部门应当视会议时间

支配组织与会人员的交通和食宿。假如下午有会议议程，午餐应支配为

工作快餐；

三、流程图

•整体流程

会«

四、组织架构

五、工作职责

详见附表

六工作程序

会前工作（按依次）

会议场所的选定：

在会前至少30个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的详细费用标准。

要求：详见附件一

说明：对符合上述条件的场所最终提请营销总监。

参课人员数量的确定

会议通知的起草

在会前一周确定本次会议的说程，其中包括

汇报的详细时间,主要内容和支配,汇报人,列席人员等事项。

举例如下：

议时间汇报议题主要内容和时间主要汇报人列席人员

程支配员

19:00—10:00汇报人：----、一

、

10:00-10:休息

15

210:15—11:汇报人：----、〔带格式的：项目符号利编号

45

、一

结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程,

会议的留意事项（必需包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的

要求，会议的纪律等）和路途图，并在会漱以发出。

申报会议预算

依据会议参课人员数量和工作人员状况的确认，做如下费用明细，

包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，茶歇费，广告安装费，交通费，办

公用品费等相关费用。

会议预算要求在会成年由会务总统筹完成，报营销总监和财务总监审批C

人员确认

结合派出工作人员状况和携带物料数量，确认住宿，支配交通（来回）状况。

设备准备（详见附件二）

赖定

依据征询结果，与酒店最终确定：会议室，房间，餐饮的详细支配。

车辆支配

依据会说议程确定车辆来回的支配，一般选用金杯车。要求明确发车时间，地点,

路途。

会务通知起草

结合已确定的参会和预定状况，起草会议的会务通知，要求全部支配确定并

详细。

应包括时间、地点、参课流程、住宿支配、就餐支配、车辆支配、会务组联

系方法、会议留意事项和会址路途图。

会务通知要求在会点五天完成，发营销统筹后由其通知销售人员分别发放给

参谋人员。

会务通知要求在会前三矛发给参会人员。

食品的采买

依据会议的长短和人数，选购相应的水果、干果和小点心。

指导服务员工作

确定每次会议至少需有3名服务人员。

通知服务人员全程服务茶歇。

指导服务人员水果和点心的准备和摆放状况。

会议场地布置与熟悉

事先与酒店人员联系，保证服务人员的和时到位。

全部会议所需用品需在会前一天运到会场；会议室所需用品（投影仪，胶投,

幕布，白板，激光笔）等需在会前1天摆放并调试完毕。

会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前一天准备并调试完毕。

讲师台需放置矿泉水一瓶，并留意增补。

摆放指路牌，指明会议室和会务组的地点。

通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。

筏到

确定签到台的摆放与人员

摆放《签到处》

会中工作（按依次）

会议保障

会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。

每次汇报起先时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等状况。

帮助汇报人员做好汇报PPT文件的调试和资料分发工作。

在会议休息期间，要帮助下一个汇报人员进行调试和资料收发。

和时了解会议的进展状况并和时通知外部会务人员做好日程支配的调整工作。

汇报人员的保障

落实汇报人员和时到会。

了解汇报部门资料的准备状况，并帮助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准

备等）。

落实汇报人员用餐状况。

落实汇报人员返回状况。

用餐的保障

要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备状况（人数）和用餐时间。

要求深菜在正餐起从前15分钟摆放完毕，热菜在用餐起先时上火。

假如下午有会议议程，午餐应支配为工作快餐。

住宿的保障

在全部须要住宿的人员抵达宾馆时，要和时供应相应房间的钥匙。

在当晚要与总台设定好其次日的叫早时间。

叫早并通知早饭时间。

在会议结束的当天13：00之前，将全部房间的钥匙收齐。

会后工作（按依次）

离会车辆支配

全部会议结束后，做好参会人数返回车辆支配工作.

导师离场与其他人员车辆支配

退房

在会议最终一天通知中午13：00之前，办理退房手续。

设备整理

在送走全部参会人员后，进行设备的整理和整理工作。

结帐

在确认全部会设项目均以结束后，结帐并开具发票。

设备归还

返何公司后，归还所借设备。

费用报销

在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。

会务总结

会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作。

五、留意事项

会务人员要做好总经理业务工作的保障工作并携带公司通讯录以做好联系。

全程会议要至少保证有2辆会议用车。

会议所需仪器应有备份；对所借用品应在动身前进行检测与调试。

会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。

财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专人做资料的发放工作。

会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应较为固定。

会议期间如发生紧急状况，会务人员要冷静冷静，和时检查可能导致的缘由并

尽快解决。

附件:

•会议通知草稿

•会务通知草稿

公司

•会议预算草稿博真.喊码FAX

绵唬OUR

•会务分工明细表

•主要会说场所明细表

附件一

第1页，共2页

文件编号:发文日期：文件类别：会议通知

拟文:审核:批准:

收文部门：收文者：

抄送：

□传阅~~□阅后存档~~□保密保□其他

密期限

年月份总经理室例会通知

年月份例会定于月日下午（星期）和日（星期）实行。会议的各项内容支配

如下：

一、会议地点：

二、参会人员:

三、会议主持人：一

四'议程支配：

议时间汇报议题主要内容和时间主要汇列席人员

程支配报人员

1■-->------、

—、—

16::00—休息

16：15

216:15-18:

00一、------、

18:15—19:晚餐

15

19:30—22:自由活动、沟通，

3022:30分以前必需

休息，

35月29日（星

期六）8：00

—9：30

49：30-10：、、

30---、---、

--、

10：30-10：休息

45

510:45—12:•、

30一、----、

一、

12:30返回

五、会议留意事项

1、5月29日早8:00实行总经理室周例会，5月31日的总经理室周例会

取消；

2、总经理室会说的内容属于公司的商业隐私，与会人员请留意保密;

3、各项会议的汇报人员和列席人员请依据议程支配的时间准时参会;

4、会议期间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理；

5、请汇报人严格限制时间，保证会议议程顺当、按时进行；

6、各汇报部门请事先准备好PPT文件，如须要准备文字材料，请准备22份复

印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回；

公司

7、如因特殊缘由无法参会，总经理室成员须要杨元庆总经理准假，其他人员须

博真.喊码FAX

要本部门的主管总经理室成员准假并通知秘书处------

绵唬OUR

8、5月28日前将给与会人员发出详细的会务通知，请留意查收。

附件二

第1页，共4页

文件编号：发文日期：〃文件类别：通知

拟文：---------审核；77批准：-------

收文部门:收文者：与会人员

抄送：

□传阅区1阅后存档口保密□其他

保密期限

月份例会会务通知

一、会议时间：月28日下午、29日

二、会议地点:

三、会议主持人:

议时间汇报议题主要内容和时间主要汇列席人员

程支配报人员

1■

一、一

16::00—休息

16:15

216:15-18:信息化建设状况通

00报一、----、

18:15—19:晚餐

15

19:30—22:自由活动、沟通，

3022:30分以前必需

休息，

35月29日（星总经理室周例会

期六）8：00

—9：30

49：30-10：经营状况通报

30

10:30-10:休息

45

510:45—12:联想电脑服务模式、一［带格式的：项目符号和编号

30研讨—、----、

12:30返回

四、房间支配:

住宿人员房号住宿人员房号

—5206----、----5209

-----、------5208-----、------5210

—5207------、------5211

-----、----5205-----、------5202

---、---5204----、----5212

----、---5203----、----5201

六、就餐支配：

•5月28日晚餐18：15--19：15

5月29日早8：00早餐会

5月29日午餐12：30--13：30

七、会务组：---：137ooo

-----：139。oo

TEL:64231199转5201房

八、车辆支配:

日期时间路途支配

13：00

15:20

5月28日

16：00

18：00

19：30

8：20

9：45

5月29日

10：40

12：30

12：40

九、活动支配:

时间地点活动内容

注：5月28日供应以上消遣项目，如有需求请与会务组联系。

十、会说留意事项

1、各项会议的汇报人员和列席人员请依据议程支配的时间准时参会；清汇报人

严格限制时间，保证会议议程顺当、按时进行；

2、各汇报部门请事先准备好PPT文件，如须要准备文字材料，请准备22份复

印材料，分发给总经理室成员，并在会后统•收回;

1、如因特殊缘由无法参会，总经理室成员必需向杨总亲自请假；其它人员需向

部门主管总经理成员请假，并和时通知会务组-----。

2、会间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理；

3、此次会议议程较多，会议的结束时间可能会有所延长；

公司

4、5月31日的周例会取消；

博真.喊码FAX

5、如所汇报人员因参会所发生的交通费用可于5月31日下班前交给------，

绵啧OUR

由会务组统一报销（同时请在票据后注明姓名和行车路途），逾期请自行报

销。

6、每一房间只有一把钥匙，请留意保管，并在29日下午开会前交给会务组，

若有损坏或丢失需自行补偿50元。

7、参会人员如有住宿或用车须要，请和时通知------或------。

附：路途图

略

附件三

第1页，共1页

文件编号：QB/LX•PC•发文日期：文件类别：

拟文：审核：批准：

收文部门：