《ISO 55001-2024资产管理-资产管理体系-要求》之8：“5领导作用-5.3岗位、职责和权限”解读和应用指导材料（雷泽佳-2024）

《ISO55001-2024资产管理—资产管理体系—要求》之8：“5领导作用-5.3岗位、职责和权限”解读和应用指导材料IISO55001-2024《资产管理—资产管理体系—要求》ISO55001-2024《资产管理—资产管理体系—要求》5.3岗位、职责和权限最高管理者应确保组织相关岗位的职责、权限得到分配和沟通。最高管理者应为下述活动分配职责和权限：a)确保资产管理体系符合本标准的要求；b)向最高管理者和相关方报告资产、资产管理和资产管理体系的绩效。领导作用岗位、职责和权限确保职责、权限的分配与沟通；职责与权限的分配：与资产、资产管理、资产管理体系有关的相关（职能或运行）部门：主要包括但不限于以下几类，这些部门在组织中扮演着关键角色，共同推动资产管理体系的有效运行：资产管理部/资产管理部门：主要负责整体资产管理策略的制定与执行，确保资产管理体系的符合性和有效性。涉及资产的采购、登记、分配、维护、处置等全生命周期管理；财务部：负责与资产管理相关的财务计划、预算编制、成本控制及财务报告等工作。评估资产的价值、折旧、资本化及回报分析等，为决策提供财务支持；采购部/供应链管理部门：负责资产的采购、供应商管理、合同谈判及执行，确保采购的资产符合质量、成本及交付要求；运维部/维护部门：负责资产的日常运维、检修、保养及故障处理，保障资产的安全、稳定运行。实施预防性维护计划，提高资产使用效率，降低运行成本；技术部/研发部门：负责资产的技术支持、改进升级及技术创新，提升资产的技术性能和竞争力。评估新技术在资产管理中的应用潜力，推动技术创新与管理融合；风险管理部：负责识别、评估及应对与资产及资产管理相关的风险，制定风险管理策略。实施风险管理计划，确保资产管理体系的稳健运行；信息技术部/IT部门：负责资产管理信息系统的开发、维护及优化，提供信息技术支持。确保资产数据的准确性、完整性和安全性，为资产管理决策提供数据支持；内部审计部：负责对资产管理体系进行定期审计，评估其合规性、有效性和效率。提出改进建议，推动资产管理体系的持续优化；战略规划部：参与制定组织的长期战略规划，确保资产管理策略与组织战略目标的一致性。评估资产投资、并购及处置等重大决策对组织战略的影响；法务部：负责审查资产管理相关的合同、协议及政策，确保合法合规。处理与资产管理相关的法律纠纷，提供法律咨询和支持。内部岗位：最高管理者应仔细审视组织内部的各个层级和部门，根据组织的业务需求和资产管理目标，为每一个内部岗位分配明确的职责。与资产管理和资产管理体系相关的岗位主要包括但不限于以下几类：资产管理负责人（或首席资产官，CAO）：全面负责资产管理的战略规划和策略制定，确保资产管理体系的有效运行，并与高层管理团队紧密合作，推动资产管理目标的实现；资产管理分析师：负责收集和分析资产数据，评估资产性能、风险和价值，为决策提供支持。分析师需要具备深厚的专业知识和数据分析能力，能够识别潜在的投资机会和风险点；资产采购专员：负责资产的采购工作，包括供方选择、谈判、合同签订等流程。该岗位需要具备较强的市场洞察力和商务谈判能力，以确保采购活动的成本效益最大化；资产运营与维护经理：负责资产的日常运营和维护工作，包括制定维护计划、监督维护活动的执行、处理突发事件等。该岗位需要具备丰富的技术知识和项目管理经验，以确保资产的高效、安全运行；财务分析师：负责编制资产相关的财务报表和预算，分析资产成本、收益和现金流，为资产投资和处置决策提供数据支持。该岗位需要精通财务管理和会计准则，能够准确评估资产的经济效益；风险管理师：负责识别和评估资产管理过程中的潜在风险，制定风险应对策略和措施，监控风险变化，并向管理层报告。风险管理师需要具备敏锐的风险意识和专业的风险评估技能，以保护组织的资产安全；内部审计师（审核员）：定期对资产管理体系进行审计，确保其符合法规要求和组织标准，评估内部控制的有效性，并提出改进建议。内部审计师（审核员）需要具备扎实的审计知识和独立客观的工作态度，以确保审计结果的公正性和准确性；IT系统管理员：负责资产管理信息系统的开发和维护，确保数据的准确性、完整性和安全性。该岗位需要具备丰富的信息技术知识和项目管理经验，以支持资产管理的信息化进程；法律顾问：为资产管理和处置活动提供法律咨询和支持，确保活动符合法律法规要求，降低法律风险。法律顾问需要具备深厚的法律功底和丰富的实践经验，为组织提供全面的法律保障。外包岗位职责分配：外包识别：在涉及外包的情况下，最高管理者需要首先识别哪些资产管理活动被外包，以及这些活动的关键性和敏感性。在资产管理和资产管理体系中，组织可能会选择将一些非核心业务或专业性较强的岗位外包给专业的服务提供商，以便更高效地利用资源并降低成本。以下是组织可能外包的一些典型岗位：资产维护与维修服务：组织可能会将资产的日常维护、定期检查、故障排除和修理等工作外包给专业的维修服务公司。这些服务提供商通常拥有专业的技术人员和工具，能够快速响应并解决资产运行中出现的问题；IT系统管理与支持：随着信息技术的快速发展，许多组织选择将IT系统的管理和支持工作外包给专业的IT服务公司。这些服务包括系统维护、软件升级、数据备份与恢复、网络安全管理等。通过外包，组织可以获得更专业的IT服务，并确保其资产管理信息系统的稳定性和安全性；财务与会计服务：对于一些中小企业而言，为了降低成本并提高效率，可能会将财务管理和会计工作外包给专业的会计师事务所或财务咨询公司。这些服务提供商可以帮助组织处理日常的账务处理、税务申报、财务报表编制等工作，并确保组织遵守相关的财务法规；人力资源服务：在人力资源管理方面，组织可能会将招聘、培训、薪酬福利管理等部分或全部工作外包给专业的人力资源服务公司。这些服务提供商可以根据组织的需求定制人力资源解决方案，帮助组织优化人力资源配置并提高员工满意度；供应链管理与采购服务：为了降低采购成本并提高采购效率，组织可能会将供应链管理和采购工作外包给专业的供应链管理公司或采购代理。这些服务提供商可以帮助组织优化采购流程、寻找合适的供方、协商合同条款并监督供方表现；风险管理服务：虽然风险管理是组织内部的核心职能之一，但一些组织可能会选择将风险识别、评估和管理的部分工作外包给专业的风险管理咨询公司。这些服务提供商可以提供独立的风险评估报告、制定风险管理策略和措施，并协助组织应对潜在的风险挑战；法律咨询和审计服务：为确保资产管理活动的合法性和合规性，组织可能会聘请外部法律顾问和审计师（审核员）提供专业服务。最高管理者对资产管理活动外包中的职责分配：职责划分的重要性：外包活动中，明确的职责划分能够减少误解和冲突，确保各参与方对自己的角色和责任有清晰的认识,保证外包项目的顺利执行，避免因职责不清而导致的延误或质量问题。在资产管理领域，特别是当涉及到关键资产的维护、保养或处置时，明确的职责划分能够最大限度地降低潜在的风险，保障组织资产的安全和完整性；承包商和外部服务提供商的职责：承包商和外部服务提供商的职责应涵盖资产管理活动的全过程，包括但不限于策划、执行、监控和报告等环节。组织应确保合同或协议中详细列出了各项职责的具体内容，以便双方在合作过程中能够明确各自的分工和合作方式；合同管理：与外包服务提供商签订的合同中，必须明确列出双方的责任、义务、期望成果以及考核标准。最高管理者应确保合同内容详尽、无歧义，以保护组织的利益。分配岗位职责和权限的方式主要有以下几种：组织架构设计：通过科学合理的组织架构设计，明确各部门、各岗位之间的层级关系和汇报线路。组织架构图直观地展示了各岗位的上下级关系及职能划分，有助于员工了解自己在组织中的位置和作用；岗位说明书：详细列出每个岗位的职责、权限、工作内容、任职资格等，作为员工履职的依据；权责清单：明确列出各岗位的关键职责和权限，确保每个岗位都清楚自己的责任和权限范围。职务说明书是分配职责与权限的基础文档，确保每位员工都清楚自己的工作任务和权限范围；角色与责任矩阵：制定角色与责任矩阵（RACI矩阵），明确每个项目或任务中各个角色（负责人、批准人、咨询人、被告知人）的职责。这种可视化工具能够直观地展示各个岗位的职责与权限关系；职责分配会议：定期召开职责分配会议，讨论并确认各岗位的职责与权限。会议应邀请相关岗位的负责人参与，确保各方对职责分配达成共识。会议记录应详细记录讨论过程和最终决定，以备后续查阅；内部制度：通过制定和执行内部管理制度，明确各岗位的职责和权限，并对违规行为进行约束和处罚；流程化管理：通过流程化管理，明确各项工作流程中的各个环节及其负责人。每个流程节点都应有明确的职责划分和权限设定，确保流程顺畅进行。流程图是流程化管理的重要工具，它直观地展示了工作流程和职责分配情况；权限管理系统：利用信息技术手段建立权限管理系统，对员工的访问权限进行严格控制。根据员工的岗位职责和权限需求，分配相应的系统访问权限。权限管理系统能职能接口的定义与管理：在构建和运行资产管理体系时，明确并有效管理职能接口是至关重要的。资产管理体系不仅仅是一个部门的责任，而是需要多个职能部门的紧密协作与配合，包括但不限于财务、采购、运营、维护等部门。为了确保这一体系的顺畅运行，最高管理者必须承担起定义和管理这些职能部门间接口的责任。明确接口定义；接口识别：应对资产管理体系中涉及的所有职能部门进行全面梳理，识别出它们之间的所有接口点。这些接口点可能体现在信息流动、决策制定、资源分配等多个方面；职责界定：对于每个接口，必须清晰界定各方的职责范围，确保每项任务都有明确的责任人。这有助于避免责任不清、工作重复或遗漏的情况，从而提高整体工作效率。协调机制建立；跨部门协调会议：定期召开跨部门协调会议，为各部门提供一个面对面沟通的平台。通过这些会议，各部门可以就资产管理中的关键问题进行深入讨论，共同寻找解决方案；专门协调小组：针对一些复杂的或需要长期关注的接口问题，可以设立专门的协调小组。这些小组由来自各部门的代表组成，负责持续跟踪问题进展，推动解决方案的实施，并定期向最高管理者汇报工作成果；信息共享平台：利用现代信息技术手段，建立信息共享平台，实现各部门之间的实时数据交换和信息共享。这不仅可以提高信息流通的效率，还可以减少因信息传递不畅而导致的误解和冲突。解决职能交叉与冲突。明确优先级：在出现职能交叉或冲突时，最高管理者需要根据组织的整体战略目标，明确各项任务的优先级。通过设定明确的优先级顺序，可以确保关键任务得到及时有效的处理，避免因职能重叠而导致的资源浪费和效率低下；制定解决方案：针对具体的职能交叉或冲突问题，最高管理者需要组织相关部门进行深入分析，共同制定解决方案。这些方案应充分考虑各部门的实际情况和利益诉求，确保方案的可行性和有效性。在分配岗位的职责、权限时应考虑：个人的经验和能力(见7.2)；经验：个人在资产管理或相关领域的工作经验是评估其能否胜任特定岗位的重要依据。经验丰富的员工通常能更快地适应岗位需求，更有效地执行资产管理任务；能力：能力包括个人的专业知识、技能水平以及解决问题的能力等。组织应根据岗位的具体要求，评估个人是否具备履行该岗位职责所需的能力。通过正式和非正式的培训和指导对岗位提供支持；正式培训：组织应提供系统的、结构化的培训课程，以帮助员工掌握履行岗位职责所需的知识和技能；非正式培训：除了正式培训外，组织还应鼓励员工通过导师制度、工作坊、在线学习等方式进行非正式学习，以不断提升其能力；指导：对于新入职或经验较少的员工，组织应提供必要的指导，帮助他们更快地适应岗位需求。其他工作负荷要求及其变化性，这可能影响其实现资产管理相关目标的能力；工作负荷：组织在分配岗位职责时，应考虑员工当前的工作负荷，避免过度分配导致员工无法有效履行职责；变化性：工作负荷可能会因各种因素（如项目周期、季节性需求等）而发生变化。组织应评估这些变化对员工履行资产管理职责的影响，并采取相应的应对措施。个人能证明其对自身岗位职责的理解(见7.3)。个人应能够证明自己对岗位职责有清晰的认识和理解。这可以通过面试、测试、工作演示等方式来实现。最高管理者应为下述活动分配职责和权限：确保资产管理体系符合ISO55001标准的要求：最高管理者需要确保整个资产管理体系完全符合ISO55001标准的规定。这要求从体系的建立、实施、保持到持续改进，每一个阶段都有明确的职责分配和权限界定。确保与资产管理体系建立、实施、保持和持续改进相关活动的职责和权限得到落实：建立阶段：最高管理者应指定专人负责体系的初始搭建工作，包括制定资产管理体系的框架、政策和目标，并确保这些工作符合ISO55001的要求；实施阶段：分配责任给具体部门或个人，负责将资产管理体系的要求转化为实际操作流程，并监督其实施情况；保持阶段：明确职责，确保体系的持续有效运行，包括定期审查、更新和改进体系文件，以及进行必要的内部审核和管理评审；持续改进阶段：鼓励和支持团队成员提出改进建议，并对有效的改进措施给予认可和奖励。同时，分配资源以支持持续改进活动的实施。确保资产管理体系支持战略资产管理计划的实施；最高管理者应确保资产管理体系与组织的战略资产管理计划（SAMP）紧密对接。在分配职责时，应考虑到体系如何支持SAMP中确定的目标和策略；设立跨部门协调机制，确保资产管理体系的实施与SAMP的目标保持一致，及时解决实施过程中出现的问题。确保支持并确保资产管理体系的适宜性、充分性和有效性：最高管理者应定期组织对资产管理体系的评估，确保其能够适应组织内外部环境的变化，满足新的业务需求；分配职责给具有专业知识和经验的人员，负责评估体系的适宜性、充分性和有效性，并根据评估结果提出改进建议；确保体系所需的资源（如人力、财力、技术等）得到及时补充和调整，以支持体系的持续改进和有效运行。建立与更新战略资产管理计划，包括资产管理目标；建立战略资产管理计划：最高管理者应指派具有战略眼光、全局观念和丰富管理经验的专人负责或领导团队来制定战略资产管理计划（包括明确资产管理目标）；更新战略资产管理计划：最高管理者应确保负责计划更新的人员或团队能够及时获取最新的信息和数据，对计划进行必要的调整和优化。向最高管理者和相关方报告资产、资产管理和资产管理体系的绩效。职责分配；报告编制：最高管理者需要分配职责给相关部门或个人，负责编制资产、资产管理和资产管理体系的绩效报告。这些报告应涵盖关键绩效指标（KPIs）、趋势分析、风险评估、改进建议等内容；数据收集与分析：报告的基础是准确的数据收集和分析。因此，最高管理者还需确保有专门的团队或人员负责数据的收集、整理和分析工作，以确保报告内容的真实性和可靠性。报告对象；最高管理者：报告的首要对象是组织的最高管理者，他们需要全面了解资产管理的成效，以便作出战略决策和资源配置；相关方：除了内部管理者外，报告还需要面向外部相关方，如投资者、债权人、监管机构等。这些外部相关方对组织的资产管理状况有着不同的关注点，报告内容应根据其需求进行定制化。报告频率与内容；定期报告：通常，资产管理绩效报告需要按照一定的频率（如季度、半年或年度）进行编制和提交。这有助于最高管理者和相关方及时跟踪资产管理活动的进展和成效；关键内容：报告内容应涵盖资产的使用效率、维护成本、故障率、投资回报率等关键绩效指标，并结合风险管理、合规性等方面的信息进行综合分析。透明度与沟通；透明度提升：通过定期向内外部相关方报告资产管理绩效，组织可以提升透明度，增强信任度，为长期发展奠定良好基础；双向沟通：报告不仅是单向的信息传递，还应成为双向沟通的桥梁。最高管理者和相关方可以通过报告发现问题、提出建议，促进资产管理体系的持续改进。责任与监督。明确责任：最高管理者通过分配职责和权限，确保每个环节都有专人负责，从而避免责任不清、推诿扯皮的现象；监督机制：为了确保报告的真实性和准确性，最高管理者还需要建立有效的监督机制，对报告编制过程进行审查和把关。相关角色的职责和权限应形成成文信息。组织机构图：展示组织内部各部门及岗位之间的关系，明确汇报线和职责范围；部门职能与职责：详细描述各部门的主要职责、业务范围和工作目标；资产管理职责分配表：列出所有涉及资产管理的岗位及其对应的职责和权限；岗位说明书：为每个关键岗位编写详细的岗位说明书，包括岗位职责、任职资格、绩效指