会议流程规范程序文件

会议流程规范程序

2022年4月19日

文档仅供参考，不当之处，请联系改正。

会议流程规范

一、合用范围

1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议、销售会议、产品发

布会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议（以下简称会议）等，

均合用本流程规范。

2、综合性会议由行政部负责，业务性会议由对口业务部门负责，

其它部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由领导统一协调

安排。

二、会前工作规范

1、召开准备会议。组织会务人员，明确工作职责。主办部门负责

制订详细的会议工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与

会人员范围。

3、印制会议日程。编排好会议程序，制定注意事项。

4、会务筹备。

七酒店：根据会议类型确定酒店。

&会场：主会场及分会场的选择预定，设计、布置方案。

&印刷制作：会议日程、宣传资料（单页、海报、手册）、会

议凭证、横幅、引导牌、席签、出席证、列席证、工作证、

请柬等。

&设备：投影仪、X支架、易拉宝、背景板、展架、充气模

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型、舞台灯光、同声传译、摄影器、录音器、显示器、乐

器、互联网等设备。

&车队：按实际情况进行用车安排等。

&用品：笔记本电脑、签字笔、资料袋、笔记本、曲别针、订

书机、水果、矿泉水等。

&礼品：根据要求制定。

&餐厅住宿：根据要求协调餐厅菜品、口味、宴会等（附菜

单）。合理安排男女住宿。

5、会场布置。

&悬挂标语横幅、张贴指示牌等。

&设置主席台，落实主席台领导，安排坐次，设置发言席，摆

放席签、话筒，并保证音响效果。

&确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使预会者明

确。

&保证照明、通风、录音、录相、空调设备齐全、有效。

广7迎宾区入口处有醒目的引导牌

&签到区设置在会场路口处，要求干净、整洁，最好有台布。

&咨询处桌子正上方悬挂印有“咨询区”的展示牌

6、食宿安排。综合性会议由行政部门负责，业务性会议由行政部

门或者主办部门负责。

7、会前协调。综合性会议由行政部门负责安排。各类业务会议由

主办部门负责安排，其它科室协助配合。主办部门在会议前检查、协

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调、落实好会务筹备工作。

三、会中工作规范

按照会议流程规范分工责任要求，各相关部门做好以下工作：

1、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品。

2、会前检查。会务人员提前1小时到达会场，重复检查会场条

幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。

3、会议款待。会议报到、发放会议资料、食宿安排、车辆使用等

接待工作。

4、机场、车站接站。专人负责机场，车站的接站服务。

5、安排就坐。按预定方案组织预会人员由前向后挨次就坐。

6、核实人员。落实主席台领导、发言人是否到齐。

7、维持会场秩序。会议开始前5分钟，预会人员入坐就绪，无关

人员离开会场。

8、会议记录。

9、组织照像。

四、会后工作规范

主办部门要做好以下工作：

1、检查会场，带回剩余材料、席卡。整理出席签到情况。

2、提前安排车辆。会议根据预会人员离会时间。

3、信息整理。会议记录、领导讲话、代表发言、摄影图片等资料

的汇总、整理。

4、文件的清退、采集、归档。

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5、宣传报导。向行政部门、相关部门报送预会议精神有关的信息

和新闻图片，向各级媒体进行投稿

6、会议相关费用的结算工作。

五、会议流程制定

主办部门协助部门备注

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会议流程责任分工表

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会议名称

主办部门主持人

会议时间会议地点

事项内容责任人事项内容责任人

1.桌椅摆放

会议通知会场布置

2.鲜花布置

1.会标内容

邀请

会标横幅

出席领导

2.制作、悬挂

1.坐次表

邀请、接待新

坐位安排

闻媒体

2.桌签

1.人员选定

会议议程礼仪服务

2.分工安排

1.起草1.背景音乐

会议材料2.审阅音响设备2.话筒

3.印刷、装

3.投影仪

袋、分发

1.时间、地点

1.器材准备

2.坐次安排表

用餐安排摄影

3.用餐标准2.视频、照片整

4.酒水等理

1.预定、安

住宿安排排、结算会议记录

2.住宿安排表

1.安排接待车

辆、司机

车辆安排会议签到

2.参会车辆停

放