公司采购、办公用品管理制度

公司选购管理制度

文件编号：ZS-BGS-XZ-002

一、目的

为了提高公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购成本，

满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资选购流程，加强与各

部门间的协作，特制订本制度。

二、选购管理对象

1.日常办公常用物品，如电脑、打复印机、验钞机、打印纸、笔、

笔筒、订书机、订书针、文件夹、文件筐、卷纸、抽纸、印泥、起钉

器、削笔刀、剪刀等。员工休息用品、车载用品、保洁用品、植物及

其他办公室日常消耗品。以上统称为“办公易耗品”，主要用于办公

环境和工作运用。

2.销售部的奖品、礼品、赠品等。

3.食堂选购和工程材料选购不在本制度规定的范围。

三、选购原则

1.选购必需坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考

虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

2.选购是一项重要、肃穆的工作，各级管理人员和选购经办

人必需高度重视。

3.物品选购应尽量接受月结方式为付款条件与供应商洽谈。

四、分工管理

1.办公室文员

1.1文员须按月度建立库存台账，定期核查所领物品登记表，做好

办公易耗品、销售奖品的入库、发放和库存管理工作。（附件《办公

易耗品月度台账统计表》、《销售奖品库存统计表》）

1.2文员须每月底盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

1.3文员须防止办公易耗品、销售奖品受潮、虫蛀、损坏或丢失，

保证其功用和性能。

1.4文员须依据办公易耗品以及销售奖品的领用状况，确定和保持

合理的库存种类和数量，以削减资金占用和保证正常运用。

2.选购专员

2.1负责办公易耗品和销售奖品的选购与验收工作；

2.2负责供应商的筛选工作；

3.办公室负责人

3.1负责办公易耗品和销售奖品每月月底库存的检查工作；

3.2帮助文员做好办公易耗品和销售奖品日常管理工作；

3.3负责办公易耗品和销售奖品费用的管理工作。

五、办公易耗品和销售奖品的选购流程

销售部奖品的选购与办公易耗品的选购流程一样，《购置支

配表》由销售部负责编制。

（一）接收购置支配表

选购专员接收办公室文员编制并完成审批的《购置支配表》，并

对购置内容进行再确认。包括须要选购的物品型号、颜色、规格，

甚至生产厂家都进行进一步确认，以确保选购的物品是所需品。

（二）市场询价、比价、议价

选购专员比照《购置支配表》上的物品到市场上至少选择三家

以上进行询价、比价，并对商家供应的价格进行合理议价。

（三）填写询价记录表

市场询价结束后，选购专员对询价结果进行记录，填写完《询价

记录表》后交公司领导定夺。

（四）选定供货商

公司领导批阅完《询价记录表》后，对须要供应样品的选购进

行样品检查。进一步确认后再确定供货商家；对不须要供应样品的选

购，依据询价记录表，确定供货商家。

（五）采买

1.定点采买

1.1确定供货商家后，对量大、价高、供货期长、运用寿命长或

需长期选购的物品可选择签订供货合同或选择长期合作。

1.2选购员定点采买时，可依据《购置支配表》的内容干脆下单。

定点单位没有所需物品的按临时选购进行。

2.临时选购

确定供货商家后，对量小、价低、供货期短、运用寿命短或临时

须要的物品干脆进行采买。

（六）送货

送货方式可选择自提或商家送货上门。

（七）验收

采买结束后，选购专员对商家送货的物品再进行一一确认，

防止错送、漏送，或以次充好等。

（八）费用结算

1.现款选购

1.1选购人员必需凭有总经理签字的借款单向财务部借款，

选购回来后，选购员粘贴好报销票据（选购支配表、购货发

票），由办公室负责人、办公室分管副总、财务部审核后，由总经理

签字，然后办理报销手续。

1.2财务借款按财务制度执行。

2.后付款选购

2.1选购员粘贴好报销票据（选购支配表、购货发票），由办

公室负责人、办公室分管副总、财务部审核后，总经理审批。到付款

时间时，财务部干脆汇款。

2.2货物已到发票未到，验收合格，办公室文员登记入库后，如

供货方要求提前付款时、按正常财务手续办理后支付不超过货物总价

值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支

付购货款。

2.3物品选购必需取得发票方可报销，发票性质（增值税专用

发票或一般发票）按财务规定执行。

六、定点商铺管理

（一）定点供货商选择

选购专员到市场选定至少3家信誉、产品质量以及送货效率较

高的商铺，进行报价对比后，选定价格较实惠的商铺为定点供货单位。

签订以结算方式为月结、为期一年的供货合同。

（二）定点商铺价格监控

至少每半年一次，选购人员定期到市场进行比价，比价结束

填写《询价记录表》，防止定点选购单位抬高价格。

七、办公易耗品管理流程

（一）办公易耗品申领与审核

1.各部门依据本部门办公易耗品的运用状况，每月25日前提报

下月办公易耗品领用支配。

2.部门负责人和分管副总审批签字后报办公室。经办公室负责人

审核后交办公室文员进行登记申领。（附件《部门办公易耗品申领单》）

（二）核对库存数

1.办公室文员统计《部门办公易耗品申领单》所需物品数目后，

与库存数进行核对，原则上库存数留存原数量的l/3o

2.若库存足，文员干脆按本章第六小节中“办公易耗品的发放及

领用”流程发放。

3.若申领后数量不足，申请购置后再发放。

（三）编制购置支配表

因库存数量不足，文员编制《购置支配表》经办公室负责人、办

公室分管副总、总经理/董事长审批后，将购置支配表交选购专员

进行选购。（附件《购置支配表》）

（四）采购

1.选购专员依据审批后的《购置支配表》进行选购，并于接

到《购置支配表》的10个工作日内（特殊时间要求除外）完成选购

O

2.优先在定点供货商处进行采买，依据合同规定的供货价格选购

O

3.选购流程参照本制度第五节“办公易耗品和销售奖品的选购

流程”执行。

（五）验收、入库登记

1.选购结束后，选购专员在《办公易耗品购置支配表》填

写实际选购价格，签字后交行政专员，并附上送货单/收据/发票。

2.办公室文员依据选购专员交回的《购置支配表》一一核对

采买的物品种类、数量、质量、价格单据等，核实完毕后进行物品登

记入库，刚好更新办公易耗品台账。（附《办公易耗品登记台账》）

（六）发放及领用

1.新员工办公易耗品的发放

新员工入职每人按标准配备电脑一台、签字笔一支、笔记本一本、

文件双夹一个，不含厨师、帮厨、保洁。

2.部门办公易耗品的发放

文员依据各部门提交的《部门办公易耗品申领单》照实发放所列物

品，领取时须签字确认。

3.个人办公易耗品的领用

各部门员工个人须要临时支取时，在《部门办公易耗品登记表》上

签字。

4.销售奖品的发放

销售奖品发放必需严格遵循公司制定的销售政策，客户领取奖品

时必需由置业顾问陪伴，领取奖品时出具奖品领取单并在登记表上签

字确认。《销售奖品领取单》、《销售部奖品领取登记表》

八、办公消耗品的交接与收回

员工因离职或工作岗位变动等缘由需进行办公易耗品及固定资

产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。

1.移交人需填写《办公易耗品交接单》，接收人在监交人的监督

下，细致点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，对毁损视该物品价

值的大小状况，另行处理。（附件《办公易耗品交接单》）

2.办公室文员需据清单核实后存档备查。若移交人为办公易耗品

管理员本人时，办公室负责人需亲自点验，并且做好交接工作。

九、附件

表1《部门办公易耗品申领单》

表2《询价记录表》

表3《购置支配表》

表4《销售奖品领取单》

表5《销售部奖品领取登记表》

表6《部门办公易耗品领取登记表》

表7《办公易耗品月度台账统计表》

表8《销售部奖品库存统计表》

表9《办公易耗品交接单》

十一、本制度由下发之日起执行。

办公室

二。一六年i"一月H--日

部门办公易耗品申领单

申请部门：年月日

编号名称规格单位数量运用人备注

部门领导

分管副总签字

签字

办公室负责人签

办公室分管副总签字

字

部门物品领取人签字

询价记录表

询价人询价日期

名称负责人

报价单位信息

电话地址

付款

交货时间税票状况

方式

原报

选购内容型号/规格数量议价最终单价备注

价

选购人员建

部门领导看法

议

分管副总看法总经理看法

购置支配表

日期：年月日

选购专员预料完成选购时间

预算实际

序号品名规格单位数量备注

额度金额

实际选购合计

预算额度合计元元

（选购结束后填写）

办公室负责人签字办公室分管副总签字

总经理签字

验收并登记入库

选购专员签字办公室文员签字

注：物品单价超过1000元的，需提前报价，待部门领导/分管副总确认方可购买。

销售奖品领取单

购房价格或□排号口定房

客户姓名销售期

定金金额□购房

付款方式口一次性口按揭（公贷、商贷）房号

奖品奖品□置业顾问代领

数量领取方式

金额名称□客户领取口其他

置业顾问

销售经理确认

确认

销售奖品领取单

购房价格或□排号口定房

客户姓名销售期

定金金额□购房

付款方式口-•次性口按揭（公贷、商贷）房号

奖品奖品□置业顾问代领

数量领取方式

金额名称□客户领取口其他

置业顾问

销售经理确认

确认

销售奖品领取单

购房价格或□排号口定房

客户姓名销售期

定金金额□购房

付款方式口一次性口按揭（公贷、商贷）房号

奖品奖品□置业顾问代领

数量领取方式

金额名称□客户领取口其他

置业顾问

销售经理确认

确认

销售部奖品领取登记表

领取时间奖品名称房号数量置业顾问领取人备注

备注：此表作为销售部奖品领取的记录凭证之一。

部门办公易耗品领取登记表

所在部门部门负责人

单

领取时间物品名称规格数量领取人备注

位

备注：此表作为各部门年度领用办公消耗品的记录凭证之一。

销售部奖品库存统计表（—月）

奖品名称入库时间新购数量现库存上月领取总领取备注

办公易耗品月度台账统计表（—月）

选购选购选购

序办公用原基月度

型号单位单金储务1金1章:司1办公库存数

号晶名称数总数

数价额

1-----

2-----

3-----

4-----

5-----

6