第四章-一般会议的组织

第四章一般会议的组织与管理案例导入：某单位准备召开一次大型会议，办公厅主任老宋把一切准备工作都作了安排，也具体组织操办了各项会务工作。到会前检查那天，突然因公外出。临行前，他反复交代要认真仔细地检查，秘书们都点头答应，可他仍不放心。大会开展那天，老宋赶了回来。到主持大会宣布奏国歌时，扩音器里传出的却不是国歌，场面顿时混乱起来，与会者交头接耳、议论纷纷，本来严肃的脸上露出不满、不屑的神色……原来是音响设备在会前未做检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道：“起来——不愿……”指挥与会者唱国歌。人们这才从国歌声中思想聚集到会场上来。问题讨论：秘书在会议筹备过程中应注意哪些问题？第一节会前准备工作导入一、确定会议名称会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还便于会议通知、会场布置、会议记录和会议的宣传报导等。

第一节会前准备工作学习新知会议名称命名方式命名方式示例单位名称+会议内容××公司第二次职工代表大会单位名称+年度+会议内容××公司2011年度优秀员工表彰大会时间+内容+类型2011年度××公司服务项目定价听证会二、确定会议议题、议程和日程1.确定会议议题会议议题是开会的前提，是会议所要讨论，报告的主要内容.会议议题主要有三个来源：一是来自上级机关和领导者根据需要进行制定；二是来自下级部门提交的，需要以会议的形成研究和决定的问题；三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项。会议议题的形式一般有书面形式和口头形式。第一节会前准备工作学习新知第一节会前准备工作学习新知二、确定会议议题、议程和日程2.制订会议议程（1）标题。如“北京××公司客户联谊会议程”。（2）题注。在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称，题注的内容要用括弧，例如“（2004年3月26日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）”。一般性会议用括弧注明会议的起讫日期，例如，“（2004年3月26日～3月29日）”（3）正文。第一节会前准备工作学习新知二、确定会议议题、议程和日程3.制订会议日程会议的日程是指会议议程在时间上的具体安排，它不仅细化围绕会议主题的全部活动，还包括会议过程中的其他辅助活动，如聚餐、娱乐、参观、考察等等。会议日程多采用表格式来表达。日期时间内容安排地点参加人负责人备注上午下午晚上第一节会前准备工作学习新知三、确定会议时间和地点1.确定会议时间一是指召开会议的特定日期与具体时刻；二是指会议全程所需要的具体天数之和；三是指每次会议所需要的时间长短。2.确定会议地点 既是指会议召开的所在地，又是指会议召开的具体会场。四、确定会议人员1.参会人员 一般有会议主办方根据会议的内容、主题和所达到的目的来确定。2.会议主持人3.会议辅助人员 包括秘书和其他服务人员，主要职责是负责会议的文字工作和其他事务性工作。第一节会前准备工作第一节会前准备工作学习新知五、拟写并发送会议通知1.会议通知类型 可分为书面通知和口头通知两种形式。2.会议通知格式标题。通知对象。正文：包括会议的目的、名称和主题，会议的时间和地点，以及参加对象等落款与日期。写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。3.会议通知的发送六、编制会议经费预算1.文件资料费。主要指印制文件、证件等方面的支出。2.办公经费。主要指会议日常办公支出。3.设备和用品费。主要指购置会议设备和物品的支出。4.场地租赁费。主要指租赁会场的支出。5.通讯费。主要指为了发送会议通知、会议信息而使用电话、传真等通讯工具，以及采用电视、电话、网络等有关设备系统的费用。6.宣传费。主要指进行宣传工作所产生的费用，例如现场录像的费用。学习新知第一节会前准备工作第一节会前准备工作学习新知六、编制会议经费预算

7.住宿补贴费。承担参会人员的住宿费用。8.伙食补贴费。主办方所承担的会议用餐费用。9.交通费。如果主办方承担参会人员往来的费用。10.其他费用。除了以上列出的项目之外，会议过程中还会产生一些难以提前预测的费用支出，也应当在编制预算时留有适当余地。除了这些费用支出项目外，不同类型的会议还可能有其他项目，例如服装费、劳务费等。这些项目也应当给予必要考虑。七、准备会议文件和用具1.准备会议文件（1）会议文件的类型。包括以下几种类型：主旨性文件，程序行文件，信息性文件，管理性文件。（2）会议文件的准备程序。（3）会议文件的审核。第一节会前准备工作学习新知领导确定要点，秘书成稿，领导审阅，秘书修改，打印装订2.准备会议用品第一节会前准备工作学习新知类型主要物品和设备会议必备用品和设施设备桌椅、茶具、水、扩音设备、照明设备、空调设备、通风机、安全通道、消防设施等会议特殊用品和设备装饰物品如鲜花、绿色植物、天幕、会标、条幅、充气拱形门、充气气球、投票箱、计数设备、签到簿或电子签到机、指示牌、礼品、打印机、复印机等视听器材计算机、投影机、屏幕、电视机、录音设备、摄像设备通讯设备和设施电话机、传真机及相应的通信网络设施文具、文件类用品笔、墨、大会专用信封、信纸、文件袋、便笺纸、图钉、曲别针裁纸刀、剪刀、胶带（宽窄均备）、双面胶、胶水、计算器、代表证、座位名签、胸卡、奖品（奖状、荣誉证书）、宣传品、海报、会议通知、宣传册、报名表、餐券等八、确定会议场所1.会场的选择（1）会场大小要适中。（2）会场交通要方便。（3）会场环境要适宜。（4）会场设施要齐备。（5）会场规格要适当。（6）应考虑有无停车场和安全设施问题。（7）会场周围有没有必要的餐饮和娱乐设施。第一节会前准备工作学习新知第一节会前准备工作学习新知八、确定会议场所2.会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 （1）教室型。主席台八、确定会议场所2.会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 （2）礼堂型。

学习新知第一节会前准备工作主席台八、确定会议场所2.会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 （3）全围式。

学习新知第一节会前准备工作八、确定会议场所2.会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 （5）分散式

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八、确定会议场所2.会场布局 要根据会议的性质、规模和实际需要来定。 （5）分散式

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八、确定会议场所3.会场布置（1）会场环境布置。会场的环境布置包括整个会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。（2）主席台的布置。1）会标。红色横幅，一般用艺术字写出会议名称。2）会徽。体现或象征会议精神的图案性标志。3）讲台。为了突出报告人的地位，显示报告的重要性，一般需设专门的讲台。讲台一般设在中央，或设在主席台的右侧。学习新知第一节会前准备工作

八、确定会议场所4.安排座次（1）主席台座位安排。

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3号领导1号领导主席台2号领导主席台6号领导4号领导2号领导1号领导3号领导5号领导八、确定会议场所4.安排座次（2）代表席座次。1）横排法。2）竖排法。3）左右排列法。学习新知第一节会前准备工作

九、会前检查会前检查可以采用两种形式进行：一是领导人听取大会筹备处各组汇报；二是现场检查。会前检查的主要内容有：检查音响设备，照明设备；检查材料分发是否到位；检查桌、椅台布鲜花、标语会场内布置是否合理；检查气模是否漏气，升空气球是否有破损；餐饮住宿检查，提前登记不同民族风俗的忌讳；检查通风、温度、湿度是否适中，做好会场环境准备。学习新知第一节会前准备工作

实训题目一、拟写会议通知食品药品监督管理局定于2012年4月29日在北京召开化妆品生产经营企业座谈会。邀请湛蓝蓝集团股份有限公司等26家有关单位派代表参加。请根据实训背景，拟写一份会议通知实训题目第一节会前准备工作实训题目二、拟订会议日程表扬天计算机应用技术有限公司拟在2012年6月16日上午9：00，在北大世纪讲堂召开北京市计算机应用技术交流大会。该公司邀请了全国计算机应用技术方面知名的专家和相关公司的负责人参加本次会议。请根据实训情景，拟订会议日程表实训题目第一节会前准备工作实训题目三、会场布置扬天计算机应用技术有限公司拟在2012年6月16日上午9：00，在北大世纪讲堂召开北京市计算机应用技术交流大会。开幕式之后，与会人员将被分成8个小组进行讨论。请根据实训情景，做出主、分会场布置方案实训题目第一节会前准备工作一、会议接站工作1.组成接待小组并完善接站信息（1）完善接站信息。（2）确保车辆安排。（3）完善人员分工。（4）提供详细路线图。学习新知第二节会中服务工作一、会议接站工作2.接站工具准备好车辆、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，以及相关的电话号码。接站牌有两种 最基本的形式学习新知第二节会中服务工作

为重要客户单独准备的接站牌为团体和一般客户接待所准备的接站牌一、会议接站工作3.接站工作注意事项一般要在班机、火车、轮船到达前15分钟赶到，并在出口处比较醒目的地方高举接站牌等待客人到来。服饰穿着要整齐、大方，体现出公司的形象与风貌，不可过于随意。接到客户后，首先要核实客户身份，以免错接。做好服务。与到站的嘉宾简单寒暄后，应主动帮嘉宾把行李搬上汽车，在车辆返途中，可以选择合适的话题跟嘉宾交流。学习新知第二节会中服务工作二、组织报到与签到1.组织会议报到查验证件。登记信息。接收材料。预收费用。发放材料。安排住宿。学习新知第二节会中服务工作二、组织报到与签到2.组织会议签到秘书代签。簿式签到。如：卡片签到电子签到。学习新知第二节会中服务工作序号姓名职务或职称单位联系电话电子邮箱备注…………………三、做好会场服务1.引导就座2.分发会议材料3.维持会场秩序4.内外联系，传递信息5.提供会议饮水服务学习新知第二节会中服务工作学习新知第二节会中服务工作三、做好会场服务6.会议集体摄影国内合影的排位 主方人员居右，客方人员居左涉外合影的排位 主方人员居左，客方人员居右119753124681011摄影师位置108642主人13579摄影师位置三、做好会场服务7.处理特殊情况会议进行过程中，随时可能出现一些临时变动的情况，如日程、议程、议题、地点、人员的变动，这就要求会务工作人员随机应变，采取应急措施，灵活调度，妥善处理。此外，根据会议的性质，还要做好代表大会的选举投票、机票工作，表彰大会的奖品准备、领奖顺序排列和组织工作，室外集会的现场组织工作，集体合影的组织工作等。学习新知第二节会中服务工作四、做好会议记录，编制会议简报1.会议记录常用的方法有详细记录和摘要记录两种。会议记录应包括以下内容：会议的组织情况，包括会议的名称、开会的时间、开会的地点、出席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名，有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。学习新知第二节会中服务工作四、做好会议记录，编制会议简报2.会议简报报头。报头包括简报名称、期号、编印单位和印发日期。报核。报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。报尾。学习新知第二节会中服务工作五、会议期间的值班和安全保卫工作1.会议的值班工作2.做好会场内安全保卫工作学习新知第二节会中服务工作六、会议期间突发事件的处理工作1.会议突发事件的类经济与预防和应对措施2.处置突发事件的基本原则根据以下场景完成实训练习。由中国腐蚀与防护学会、中国机械工程学会、中国力学学会、中国金属学会、中国航空学会和中国材料研究会联合主办的“第十六届全国疲劳与断裂学术会议”定于2008年11月10-13日在福建厦门召开。这将是一次内容丰富、形式多样、人员广泛的学术盛会。本届会议旨在通过广泛的学术和信息交流，活跃学术思想，明确研究方向，推进我国的疲劳与断裂研究的发展。问题：如果你是组委会办公室秘书，请拟订一份会议接站工作方案和报到工作方案，要求格式正确、规范，要素齐全。课后实训第二节会中服务工作一、会后事务性工作1.合理安排与会人员返程2.整理会场3.结清会议费用4.清理会议文件资料清退与归档学习新知第三节会后善后工作二、编发会议纪要1.会议纪要的含义会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项，是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。学习新知第三节会后善后工作二、编发会议纪要2.会议纪要的格式标题。通常由“会议名称+会议纪要”构成，例如：“××公司第五届职代会会议纪要”。正文。会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。导言。主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。主体。是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议上布置的工作和提出的要求、会议上各种主要的观点等。结尾。一般写对与会者的希望和要求。学习新知第三节会后善后工作二、编发会议纪要3.会议纪要的写法集中概述法。用概括