会议 接待管理制度

会议接待管理制度第一章总则

为确保会议的高效有序进行，提高会议质量，规范会议接待管理工作，特制定本管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在明确会议的组织、召开、接待及服务等方面的管理要求，保障会议的顺利进行。

2.会议应遵循高效、务实、节俭、保密的原则，提高工作效率，促进沟通交流，推动工作落实。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、项目协调会等。

2.本制度涉及会议的组织、召开、接待、服务、会议纪要、会议室管理等方面。

三、责任主体

1.会议的组织者（以下简称为“主持人”）负责会议的筹备、召集、主持、总结等工作。

2.会议接待部门（以下简称为“接待部门”）负责会议的接待、服务、场地安排等工作。

3.与会人员应遵守会议纪律，按时参加，积极参与讨论，并按时提交会议所需材料。

四、会议分类

1.按照会议的性质和内容，会议分为以下几类：

（1）董事会：研究公司发展战略、重大决策等事项。

（2）总经理办公会：研究公司日常经营管理事项。

（3）部门例会：研究部门内部工作事项，协调部门间工作。

（4）项目协调会：研究项目进展情况，协调解决项目问题。

（5）其他会议：根据工作需要，由主持人决定召开的各类临时性会议。

五、会议召开时间

1.定期会议应在规定的时间内召开，如遇特殊情况需调整，由主持人决定。

2.临时会议应在主持人确定的时间召开，与会人员应提前做好准备工作。

六、会议通知

1.会议通知应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、会议材料等。

2.会议通知应在会议召开前一定时间发送给与会人员，确保与会人员有足够的时间准备。

七、其他事项

1.本管理制度解释权归公司董事会。

2.本管理制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.主持人根据工作需要，确定会议主题、议程、参会人员、会议时间等，并制定会议方案。

2.接待部门根据会议方案，负责预订会议室、布置场地、准备会议设备、资料等。

3.主持人应在会议召开前检查会议筹备情况，确保各项准备工作到位。

二、会议通知与资料准备

1.接待部门根据会议方案，向与会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等。

2.与会人员收到会议通知后，应及时回复确认，并提前准备好会议所需资料。

三、会议签到

1.会议开始前，接待部门负责与会人员的签到工作，确保与会人员按时到场。

2.签到时，与会人员应签到表上签名，并领取会议资料。

四、会议召开

1.会议开始时，主持人应宣布会议主题、议程和会议纪律。

2.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，并按照议程发言。

3.会议主持人应控制会议节奏，确保会议内容充实，避免跑题。

五、会议记录

1.接待部门指定专人负责会议记录，记录会议议题、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，并于会议结束后及时整理。

六、会议决策与落实

1.会议决策事项应明确责任人、完成时限等，确保决策事项得到有效落实。

2.与会人员应按照会议决策，及时开展工作，并按时汇报进展情况。

七、会议总结

1.会议结束后，主持人应对会议进行总结，概括会议成果、指出存在的问题，并提出改进措施。

2.接待部门应收集会议纪要、反馈意见等，以便对会议效果进行评估。

八、会议资料归档

1.会议结束后，接待部门负责将会议纪要、签到表、会议照片等资料整理归档。

2.归档资料应便于查阅，确保日后工作中能迅速找到相关资料。

九、会议反馈

1.与会人员应对会议效果、组织和服务等方面提出意见和建议。

2.接待部门应认真对待反馈意见，及时改进工作，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人员应立即对会议内容进行整理，形成会议纪要。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分配、完成时限等关键信息。

3.会议纪要经主持人审核确认后，应在规定时间内通过邮件、公告等形式发布给所有与会人员及相关部门。

二、会议决策的跟踪

1.对于会议中形成的决策事项，应明确责任人和完成时限。

2.责任部门或个人应根据会议纪要中的要求，制定具体的执行计划，并开始执行。

3.接待部门或指定人员应对决策事项的执行情况进行定期跟踪，确保决策得到有效实施。

三、进度汇报与协调

1.责任人应按计划定期向主持人或指定负责人汇报工作进展情况。

2.如遇到问题或困难，应及时反馈，通过协调会或其他方式，寻求解决方案。

3.主持人或指定负责人应协调各方资源，帮助责任人解决执行过程中遇到的问题。

四、会议纪要的更新与反馈

1.随着工作进展，会议纪要中的信息可能需要更新，会议记录人员应及时对纪要进行修订，并重新发布。

2.修订后的会议纪要应再次通知所有相关人员，确保每个人都掌握最新的决策和执行情况。

五、会议决策的闭环管理

1.每一项决策完成后，责任人应提供完成情况的书面报告，并由主持人或指定负责人进行验收。

2.验收通过的决策事项应进行闭环管理，确保所有决策都有始有终，形成完整的工作闭环。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应根据公司档案管理规定，进行归档保存，便于后续查询和使用。

2.对于重要的会议纪要，应设置便捷的查阅方式，确保关键信息能够被及时检索和利用。

七、会议纪要的评估与改进

1.定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

2.通过不断优化会议纪要的跟踪落实流程，提高会议决策的执行效率和效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人根据会议需求，提前向接待部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便接待部门合理分配会议室资源。

二、会议室配置与布置

1.接待部门应根据会议类型和参会人数，为会议提供合适的场地。

2.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并确保设备正常运行。

3.会议室布置应简洁大方，座位安排合理，便于与会人员交流。

三、会议室使用规范

1.与会人员在会议室内应保持安静，遵守会议纪律，不得吸烟、乱丢垃圾等。

2.会议期间，未经允许，不得擅自使用会议室内的设备，以防损坏。

3.会议结束后，与会人员应将座椅归位，关闭设备电源，保持会议室整洁。

四、会议室设备管理

1.接待部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备处于良好状态。

2.定期对会议室设备进行检修，发现问题及时报修，避免影响会议正常进行。

3.对于重要会议，应提前进行设备调试，确保会议期间设备稳定运行。

五、会议室安全与保密

1.会议室应设置在易于管理、相对独立的位置，确保会议安全。

2.会议室内应安装必要的监控系统，以保障会议安全。

3.对于涉及公司机密的会议，应采取保密措施，限制无关人员进入会议室。

六、会议室预订优先级

1.面对多个会议室预订请求时，接待部门应按照会议的重要性、紧急程度等因素，合理分配会议室资源。

2.公司级重要会议享有优先预订权，确保关键会议的顺利进行。

七、会议室使用反馈

1.使用会议室后，各部门或个人应对会议室环境、设备等情况进行反馈。

2.接待部门应认真对待反馈意见，及时改进会议室管理工作，提高会议体验。

本章旨在规范会议室的管理和使用，为各类会议提供良好的硬件环境和服务保障。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起执行，如有变更，