档案收集归档制度

档案收集归档制度篇一:档案收集整理制度档案收集整理与管理制度一、文书档案的收集整理与管理1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关部门或人员办理，办好后负责收回归档。2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归档。3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定，凡属本机关归档范围的文件材料必须齐全完整，任何人不得据为已有。5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编目装盒。6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载。二、会计档案的收集整理与管理1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账;年报、季报、月报;银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。每个保管单位（册、卷）封面各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。5、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离职。三、基建档案的收集整理与管理1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。收集范围包括:立项计划、预决算材料、材质检验报告、隐蔽工程材料、竣工资料和图纸、表册等。2、基建项目完成后，由负责人将材料清理核对清楚，按照《科技档案案卷构成一般标准要求》进行立卷整理。整理要达到项目区分清楚，整理规范标准，编目系统正确。3、在项目竣工完成后两个月内，将整理规范的基建档案移交综合档案室保存，交接双方按照科技档案目录清点办理交接手续。4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记;外单位借阅基建档案需经过分管领导同意方可借阅复印。四、声像档案的收集整理与管理1、收集范围:本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片、录音带、录像带。2、收集方法:由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍摄和录制的人员收集;聘请外单位人员拍摄和录制的，由综合办公室主任负责收集。3、对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行整理编目，对数码相机拍摄的照片不仅要保存冲洗的照片还应将其刻录成光盘保存。4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带和录像带每年要按规定倒带。5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。五、电子档案的收集整理与管理1、收集的范围:本单位在职能活动，行政管理以及业用计算机铺助设计,铺助制造等技术形成的单独承担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、图形文件;采用数字设备采集制作的图像文件;使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件;用音频设备录入的声音文件软件开发活动中形成的程序文件;支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。2、收集的方法:由负责计算机管理的人员平常注意积累电子文件材料，每年12月31日前，将应该归档保存的电子档案收集齐全。3、电子档案的整理:由综合档案室档案员负责将已收集齐全的电子档案分类整理，编目造册。4、电子档案应存放在防磁柜里保存，并按规定提供借阅和利用。光盘每五年翻刻一次。六、实物档案的收集整理与管理1、收集的范围:凡是本单位获得或者形成的具有保存价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗、印章等实物，都属于收集范围。2、收集的方法:由办公室负责对获奖的实物进行收集登记。3、整理的方法:全部实物采取以实物形式结合实物形成的时间进行排列，并从第1件开始编流水号，然后登记造册。4、年底由档案员对收集的实物按规定进行整理、编目。5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登记和利用效果记录。篇二:档案收集制度档案收集制度一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。二、档案材料收集范围:各类原始材料都属于档案收集范围。三、任何个人都不得以任何理由拒绝向办公室归档移交对单位有价值的档案材料。四、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。(一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照档案馆的归档时间、归档质量的要求，归档到档案馆。(二）联系催要制度。档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。五、收集材料的要求。(一）收集的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。(二)）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。1.载体纸张要求。归档材料统一使用A4(80G）规格的办公用纸（(专业特殊要求的除外）。2.载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。3.现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档;禁止传真形成材料归档。(三）材料必须齐全、完整。各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。篇三:2人事人事1．凡收集归档的人事档案材料，要按照《干部档案整理工作细则》规定的要求，做到分类清楚、时间顺序准确，进行整理后归档。2．人事档案材料的收集档范围包括:干部任免、调动、考察考核、培训、奖励、入党、入团、履历、自传、学历、专业技术、政审、工资、退休以及学习成绩等工作中反映德、能、勤、绩的有关材料。3．人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立与档案材料形成部门的收集联系制度，根据各部门形成人事档案材料的途径不同，定期收集归档材料。4．收集归档的档案材料，必须是组织上形成的或者是组织上审定认可的，办理完毕的正式文件材料;材料必须完整、齐全、文字清楚、对象明确，有承办单位印章和文件形成时间。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论等）须有本人签字，特殊情况，本人见面后未签字的，可由组织说明。对于考察任免等材料，必须注明批准机关名称，时间和文号。对不符合要求的材料不能收集归档，须及时通知形成档案材料的部门，按规定重新办理，以保证归档材料的质量。5．凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”，审核后，补充进干部人事档案。6．人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管人事档案的部门归