第7章-操作和修饰表

2024/9/23Access2013数据库技术及应用

——配套电子课件主编:向隅第7章操作和修饰表【技能目标】掌握添加、删除、修改表中记录的方法了解数据的查找与替换掌握数据的排序、索引和筛选的方法了解数据格式化的方法掌握导出数据表中数据的方法掌握创建表的索引、参照完整性及表间关系的方法【本章内容】7.1数据表的操作7.2数据的检索7.3设置数据表的格式7.4数据表中的行汇总统计7.5Access数据表的导出7.1数据表的操作数据表的操作主要是操作数据表中的数据，它包括：增加记录、输入记录、删除记录、修改记录、查找数据、数据排序与筛选等操作，这些操作都基于在数据库表视图中进行的基本操作。7.1数据表的操作在Access2013中向表输入记录，可以利用“数据表”视图向表中输入数据，也可以利用已有的表向表中输入记录。增加记录分两步进行：①增加新记录(空记录)；②修改数据。7.1.1增加记录7.1数据表的操作1.增加新记录增加新记录有3种方法：(1)直接将光标定位在表的最后一行。(2)单击“记录指示器”

上最右侧的“新(空白)记录”按钮

。(3)在“数据”选项卡的“记录”组中，单击“新记录”按钮。7.1.1增加记录7.1数据表的操作2.输入数据当光标定位到新的记录时，记录行的前面会显示“*”新记录标记。在记录中输入数据后，标记变为

，表示处于数据输入状态。(1)输入文本型数据(2)输入数字型数据(3)输入日期型数据(4)输入查阅型数据(5)输入OLE型数据7.1.1增加记录7.1数据表的操作【案例7-1】请将表7-1中的数据添加到cjgl数据库的student表中。7.1.1增加记录学号姓名性别出生日期班级代码照片15001101王金华男1999/2/100:00150121

15001102程周杰男1998/2/10:00150121

15001103王元女1998/10/60:00150121

15001104严蔚敏女1999/8/260:00150121

15001106李伟男1999/11/200:00150121

15001108李明男1999/5/10:00150121

15001109张飞男1998/8/110:00150121

15001110张晓晖女1999/7/220:00150121

15001111胡恒女1999/3/180:00150121

15001113马可女1997/8/110:00150141

7.1数据表的操作【案例7-1】请将表7-1中的数据添加到cjgl数据库的student表中。7.1.1增加记录学号姓名性别出生日期班级代码照片15001201王稼祥女1998/6/100:00150141

15001210李长江男1998/5/10:00150420

15001216孙祥男1999/3/90:00150420

15001218廖成男1999/10/90:00150420

15001220吴莉丽女1997/11/120:00150420

15001221刘敏女1999/3/180:00150420

7.1数据表的操作因各种原因(如输入错误、操作错误或数据变化等)，需要对表中的数据进行修改。【案例7-2】由于院系领导调整，现将“交通运输学院”的负责人改为“夏阳”，请修改department表中相应的记录。7.1.2修改记录7.1数据表的操作在Access2013数据表中，既可选定一条记录，也可以选定连续的多条记录。当记录被选定后，可执行相应的操作，如复制、剪切、删除、修改等。选定记录的常用方法包括：单击记录选定器，可选定一条记录。在记录选定器上拖动鼠标，可选中若干条连续记录。先单击某一记录选定器，按住Shift键不放，再单击另一记录的选定器，则两个记录间区块的记录全被选中。7.1.3选定记录7.1数据表的操作记录的冗余不仅使数据表占用大量空间，而且还会占用内存，使数据库运行变慢。因此，对于不需要的数据，可以从数据表中将其删除。删除记录的方法是：首先选中要删除的记录，按Delete键或单击鼠标右键，选择删除记录命令即可删除。注意：删除记录的操作是无法撤销的，即操作过程不可逆，因此，在删除一条记录之前应确定该记录确实要从数据表中删除。

7.1.4删除记录7.1数据表的操作当需要在数据库中查找所需要的特定信息，或替换某个数据时，可以使用Access2013所提供的查找和替换功能实现。Access2013功能区提供的“查找”组(“开始”选项卡)，如图所示。图

“查找”功能组

1.查找字段数据

2.替换字段数据7.1.5数据的查找与替换7.2数据检索【案例7-5】将“teacher”数据表中的记录按“院系代码”升序排列。7.2.1记录的排序数据检索是经常性的操作。在数据表视图上进行数据检索包括数据排序和数据筛选等操作。7.2数据检索筛选是将符合筛选条件的数据记录显示出来，而将不符合筛选条件的数据记录滤掉，减少数据表中显示的数据记录，以便用户进行查看。因此，筛选可以将数据视图局限于特定记录。在Access2013中，Access2013提供了4种方法筛选记录，分别是：使用筛选器筛选、按选定内容筛选、按窗体筛选和高级筛选。1.使用筛选器筛选【案例7-6】在“teacher”表中筛选出男教师。

7.2.2记录的筛选7.2数据检索2.按选定内容筛选当用户在数据表视图窗口选定了某一数据作为筛选依据时，可使用“按选定内容”进行筛选。【案例7-7】在“teacher”数据表视图窗口只显示女教师信息。7.2.2记录的筛选7.2数据检索3．按窗体筛选如果需要按窗体或数据表中的若干个字段进行筛选，或要查找特定的记录，这时可以使用“按窗体筛选”方式。【案例7-8】使用按窗体筛选的方法，在student数据表中筛选出班级代码为150121，且性别为“男”的记录。7.2.2记录的筛选7.2数据检索4．高级筛选使用高级筛选可对数据表中的多个字段分别进行排序。【案例7-9】将teacher数据表中“院系代码”为07的记录按“教工号”降序排列。7.2.2记录的筛选7.3设置数据表的格式格式化操作可以使数据表视图更加美观。格式化操作包括调整视图中数据表的行高和列宽、设置数据的字体格式，还包括隐藏、显示和冻结列等。7.3.1设置表的行高和列宽使用“开始”选项卡“记录”组中的命令按钮

，可对当前打开的数据表视图中的行高和列宽进行调整。“记录”组如左图所示，“记录”组中的“其他”命令按钮下拉列表如右图所示。7.3设置数据表的格式7.3.1设置表的行高和列宽【案例7-11】为department数据表调整行高和列宽。1.设置行高2.设置列宽注意：● 调整列宽需要选中列。在设计过程中通常选择“最佳匹配”命令，使视图中的数据表自动调整列宽。● 也可以使用鼠标通过拖动来调整列宽。7.3设置数据表的格式在数据表视图中，Access会显示数据表中的所有字段，实际上并不需要显示所有数据列，这时可将不需要显示的字段隐藏起来，需要时再显示。【案例7-12】在student数据表中将“出生日期”和“照片”列隐藏起来，然后将其显示出来。

7.3.2隐藏或显示列7.3设置数据表的格式在数据表视图中，用户可以通过“开始”选项卡的“文本格式”组为表中的数据设置字体格式。“文本格式”组如图所示。7.3.3设置字体格式7.3设置数据表的格式【案例7-13】为department数据表设置字体格式。要求：(1)使数据表视图窗口中的数据以仿宋、10号字显示。(2)“院系代码”和“负责人”列居中对齐。(3)设置数据表中记录文本为“红色”。(4)设置“填充/背景色”为“浅蓝”色。(5)数据表视图中只有横向网格。(6)

“选择行颜色”为“蓝色，着色1”。7.3.3设置字体格式7.3设置数据表的格式在数据表中，对于某些关键字段，不管怎样水平滚动数据，始终能够看到，解决这一问题的最好办法是利用冻结功能。【案例7-14】在student数据表中将“姓名”和“班级代码”列冻结。7.3.4冻结和解冻列7.4数据表中的行汇总统计

1．向数据表添加汇总行【案例7-15】在cjgl数据库中，统计course表的课程数。

在数据表中，使用“记录”组中的“合计”命令可对表中的记录进行汇总。7.4数据表中的行汇总统计2．使用汇总行求值的总和数据表汇总是Access新增的功能。它把Excel的汇总功能移植到Access中。在Access中对表中不同数据类型的字段汇总的内容不同。对文本型字段获取计数汇总，对于数字字段、货币字段可以使用聚合函数获取最大值、最小值、合计、计数、平均值、标准偏差和方差。【案例7-16】在cjgl数据库中，统计course表课程总学时数。7.5Access数据表的导出1．导出为文本文件文本文件是各种类型应用软件之间交换数据的常用文件格式，即各种应用系统一般都支持文本文件的导入导出，并提供相应的导入导出功能。【案例7-17】把cjgl数据库中的course表导出为文本文件course.txt。

实际使用过程中，我们常将Access2013表中的数据导出，转换成其他文件的格式，供编辑使用，如文本文件(.txt)、Excel文档(.xlsx或.xls)、HTML文件(.html)甚至其他Access数据库。7.5Access数据表的导出2．导出为Excel工作表Excel工作表文件是Office中一种重要的格式文件，也是比较流行的文件格式。在Office集成办公环境中，经常会有Access与Excel共享数据的需求。将Access文件导出为Excel文件的操作方法与导出文本文件基本相同。【案例7-18】将cjgl数据库中的course表导出为Excel工作表course.xlsx。7.5Access数据表的导出3．导出为PDF/XPS文件PDF是Adobe公司制定的电子文件标准格式，是目前非常流行的文件格式。XPS文件格式是微软公司推出的用于与Adobe公司竞争的电子文档格式。在Access2013中，提供了对这两种文件格式的支持，可以