建筑公司会议室管理制度

建筑公司会议室管理制度第一章总则

第一条目的与原则

为确保建筑公司会议的效率与效果，规范会议流程，保障会议资源的合理使用，特制定本会议室管理制度。本制度遵循高效、务实、节约、环保的原则。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部各类会议的组织与管理，包括但不限于董事会议、管理层会议、项目协调会、部门例会等。

第三条会议分类

会议按性质和内容分为以下几类：

1.决策性会议：针对公司战略规划、重大决策、重要项目审议等议题的会议。

2.协调性会议：旨在解决跨部门协作问题，提升工作效率的会议。

3.报告性会议：各部门负责人汇报工作进展、成果和问题的会议。

4.培训性会议：针对员工技能提升、知识更新等目的的会议。

第四条会议组织者职责

会议组织者负责：

1.明确会议目的、议题、议程、参会人员及预期成果。

2.确定会议时间、地点，提前通知参会人员。

3.确保会议所需资料、设备、场地等准备充分。

4.负责会议纪要的记录和分发。

第五条参会人员要求

参会人员应：

1.准时参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。

2.会议期间保持手机静音或振动，减少干扰。

3.积极参与讨论，提出建设性意见和建议。

4.保守会议内容，不得擅自泄露。

第六条制度修订

本制度根据公司发展需要，由董事会或总经理办公会适时进行修订，修订后的制度经审批通过后予以公布实施。

第七条解释权

本制度的最终解释权归建筑公司所有。如有疑问，请向董事会或总经理办公会咨询。

第二章会议流程

第八条会议筹备

1.会议组织者根据会议目的和议题，制定会议议程，明确会议开始和结束时间。

2.确定参会人员名单，通知参会人员，并确保收到会议通知。

3.根据会议类型和参会人数，提前预定合适的会议室，并检查会议室内的设备设施是否齐全、功能正常。

4.准备会议所需资料，包括但不限于会议议程、相关文件、报告等，并在会前分发给参会人员。

第九条会议召开

1.会议组织者应在会议开始前5分钟到场，检查会议设备、资料准备情况，确保会议顺利召开。

2.会议主持人按照议程主持会议，引导讨论，确保会议内容紧扣主题。

3.会议期间，会议记录者应详细记录会议讨论内容、结论以及待办事项。

第十条会议讨论与决策

1.参会人员围绕会议议题进行充分讨论，发表意见和看法。

2.会议主持人根据讨论情况，引导参会人员形成共识，作出决策。

3.对于重大决策事项，应按照公司决策程序进行审议和表决。

第十一条会议总结

1.会议主持人或组织者在会议接近尾声时，对会议讨论的重点内容进行总结。

2.明确会议成果、待办事项、责任人及完成时限。

3.鼓励参会人员就会议总结提出意见和建议。

第十二条会议纪要

1.会议结束后，会议记录者应在48小时内完成会议纪要的整理，并发送给会议组织者审核。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果、待办事项等。

3.会议组织者审核无误后，将会议纪要发送给所有参会人员，并抄送相关领导。

第十三条会议反馈

1.参会人员应认真阅读会议纪要，如有异议，应在收到会议纪要后的2个工作日内向会议组织者提出。

2.会议组织者根据反馈意见，及时调整和完善会议纪要。

3.会议纪要确认无误后，进入跟踪落实阶段。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十四条跟踪落实责任人

1.会议纪要中明确的待办事项应指定具体责任人，确保每一项任务都有人负责。

2.责任人应清晰了解自己的任务内容、完成标准和时限。

3.会议组织者应定期检查待办事项的进展，并提供必要的支持和资源。

第十五条任务执行

1.责任人应根据会议纪要中的要求，制定详细的执行计划，并按计划推进任务。

2.在任务执行过程中，责任人应保持与其他参会人员的沟通，确保信息共享和协作。

3.如遇问题或困难，责任人应及时向会议组织者或相关领导报告，寻求解决方案。

第十六条进展汇报

1.责任人应在每个工作周期结束时，向会议组织者汇报待办事项的进展情况。

2.会议组织者应记录汇报内容，并在必要时调整后续会议议程，以确保待办事项的持续跟踪。

第十七条监督与评估

1.会议组织者应建立监督机制，对会议纪要中待办事项的执行情况进行定期评估。

2.评估结果应反馈给相关领导和责任人，作为工作绩效的一部分。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并监督实施。

第十八条闭环管理

1.待办事项完成后，责任人应提交相应的成果物或报告，会议组织者负责验收。

2.会议组织者应及时更新会议纪要，标注已完成事项，并总结经验教训。

3.对于长期或连续性的任务，应建立闭环管理机制，确保任务持续得到关注和推进。

第十九条信息共享与公示

1.会议纪要的跟踪落实情况应在公司内部进行适当的信息共享，以提高透明度和团队协作。

2.对于重要决策和任务的落实情况，可在公司公告栏或内部通讯平台进行公示，接受全体员工的监督。

第二十条持续改进

1.会议组织者应定期收集反馈，评估会议纪要的跟踪落实效果，查找存在的问题和不足。

2.根据反馈和评估结果，不断完善会议管理制度，优化会议流程和跟踪落实机制。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前通过公司规定的预订平台或方式提交申请。

2.预订时需明确会议时间、参会人数、所需设备等，以确保会议室配置符合会议需求。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于冲突的预订，由行政管理部门协调解决。

第二十二条会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，会议组织者应确保会议开始和结束时间准时。

2.使用会议室期间，应爱护室内设施，遵守会议室使用规定，不得擅自改变室内布局或损坏设备。

3.会议结束后，会议组织者应负责检查会议室，确保关闭所有设备，关闭门窗，并清理垃圾。

第二十三条会议室设备管理

1.会议室内的设备应由专人负责维护和管理，确保设备处于良好状态。

2.会议组织者在使用设备前应进行功能检查，如发现问题应及时通知行政部门处理。

3.对于专用设备，应定期进行专业维护，保证设备性能和会议效率。

第二十四条会议室环境卫生

1.会议室应保持整洁，定期进行清洁和消毒。

2.严禁在会议室吸烟、进食或进行其他可能污染环境的活动。

3.行政部门应定期检查会议室卫生状况，确保符合卫生标准。

第二十五条会议室安全

1.会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、应急疏散指示等。

2.会议组织者应了解会议室的安全疏散路线，并在会议开始时告知参会人员。

3.如遇紧急情况，应立即启动应急预案，确保人员安全。

第二十六条违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或团队，行政部门有权进行提醒、警告或限制其会议室预订权限。

2.如造成设备损坏或财产损失，责任人应按公司规定承担相应责任。

3.行政部门应定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高员工遵守规定的意识。

第五章附则

第二十七条制度生效

本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二十八条特殊说明