管理培训文档如何组织专访

管理培训文档如何组织专访流程图客户确认挖掘背景资料1.专访主题确认（客户代表）客户确认挖掘背景资料1.专访主题确认（客户代表）明确专访目的D日明确专访目的前7日制定专访进程表制定专访进程表2．内部小组分工会2．内部小组分工会客户确认把握性较强客户确认把握性较强3.专访媒体选择（客户助理+媒介主管+媒介总监）影响权威适合专访主题3.专访媒体选择（客户助理+媒介主管+媒介总监）影响权威适合专访主题两遍电话邀请 两遍电话邀请 专访提纲深度沟通 4.专访媒体邀请及沟通（媒介主管/客户助理）专访邀请4.专访媒体邀请及沟通（媒介主管/客户助理）专访邀请小组提供媒体简介、Q&A 小组提供媒体简介、Q&A 客户确认5.媒体手册准备（媒介主管/客户助理）媒体提供转放专访提纲5.媒体手册准备（媒介主管/客户助理）媒体提供转放专访提纲 签到用品 签到用品 专访费用专访费用 会务资料 媒体文字资料（新闻夹）会务资料 媒体文字资料（新闻夹） 6.专访物品准备(客户代表)D-1日录音、照相、记录 录音、照相、记录 主题引导、控制 主题引导、控制 采访双方介绍7.专访现场控制7.专访现场控制签到 D日7.D+1日向客户提供《总结(POSTMORTEM)》7.D+1日向客户提供《总结(POSTMORTEM)》8.专访反馈8.专访反馈客户终审定稿 客户终审定稿 客户代表预审记者成稿录音整理\现场照片提供 记者成稿录音整理\现场照片提供 9.专访文章确认（客户代表）4周内提交总结报告（含剪报列表剪报随出随传10.D日+4周内文章刊发4周内提交总结报告（含剪报列表剪报随出随传10.D日+4周内文章刊发细节说明采访前：明确专访目的：一是客户的目的，客户希望通过此次专访宣传什么主题，面向什么受众，达到什么效果；二是我们的目的，我们希望通过此次专访发出什么样的文章，多大的版面，什么样的版位，什么时间刊出。挖掘背景资料：需要准备的核心文字资料：对内部：进程表对客户：媒体名单、媒体手册(BRIEFINGBOOK)关于媒体：在业界的地位，读者中的影响。记者在报社的地位、影响，能力，稿件的质量，有无版面，以往接触中的印象（可多方查证或提早接触）。对媒体：公司简介、人物简介、产品简介关于客户：职位，擅长领域、（媒介经验，个人习惯）。注意：如果是第一次接触客户的媒体/记者，则应酌情预先介绍客户情况，协助其找准角度、完成提纲。如果是第一次面对媒体的客户，或有受访经验但首次接触某家媒体，则应酌情在收到提纲后、专访前给客户“吹风”，即向其简要介绍媒体、记者背景和采访话题，便于客户提前准备。专访媒体沟通（媒介代表）媒介代表应与专访记者充分沟通，详细介绍客户的情况，确保记者有兴趣参加专访,对专访的事件背景情况十分清楚;引导记者根据我们建议的方向来报道，重点媒体应该面谈;争取提前拿到记者的专访提纲;邀请应做到两遍以上;重要人物可以请摄影记者;专访物品准备（客户代表）租用场地（采访/用餐）会务资料：数码相机、录音笔/采访机电池（重大活动时可以请速记）专访费用（如无特殊安排，则500元/家）签到用品（签到薄、签到表、签字笔、通联表）职业装如果双方需要翻译协助沟通，则应预订翻译人员，向其“吹风”，并提供有关资料（如客户简介、媒体手册、专访提纲等），使其有备而来。如果需要现场留影，则提前预订好摄影师或自带相机。新闻资料夹：标准新闻稿客户简介产品简介高层简介及照片存有以上资料的软盘采访中：签到：公关人员提前到场布置场地（如需要）介绍双方：引导记者与客户认识、交换名片，简短开场白采访正式开始后：录音（要随时检查采访机是否运转正常、单面结束后及时换面或换带）、记录（记下记者问题和回答要点即可）、照相（受访人或/和现场场景、双方合影）、把握整体氛围节奏和话题方向注意事项：记者跑题：要委婉地把话题牵引过来，不让记者感到尴尬。记者问到敏感问题：如果客户完美回答此问题，则在回答后引导记者回主题；如果客户感到为难，我们要主动解围。记者不在状态：如果记者心不在焉、思路停滞等不在状态，可问清原因，如熬夜、生病等，让客户理解。同时向客户申明我们会随后把相关详细资料发给记者，并深入沟通，跟进稿件。按照采访需要安排时间长短。不能太早或太晚。考虑到路途/进餐的时间。交通是否方便。环境是否够档次、安静、空间足够大。公关人员态度、穿着等礼仪。女士着淡妆。采访后：媒介代表应在第一时间向媒体提供当天专访录音整理、被访人物照片、资料;及时了解记者对专访的感受、计划写什么样的文章，引导记者的思路朝预期的方向发展。客户代表在专访结束后24小时内将客户经理/项目负责人确认的POSTMORTEM发给客户作为小结；及时了解客户的反馈：满意在哪，不满意在哪，采取适当的补救措施；如现场客户端出现纰漏，可建设性地提醒客户如何改进。媒体代表催促记者将成稿发回确认，并了解截稿、刊出时间，专访2天后提供专访反馈表（要求：大众媒体1000字以上;专业媒体2000字以上）;收到文章后，客户代表中根据媒体的截稿、刊出时间，先预审把关，修改后方可交客户确认（稿件处于修订模式）;客户确认文章返回媒体;文章刊出后及时收集，并把样刊传递给客户。

附件一：媒体手册模版XX集团福州专访媒体手册

目录媒体沟通会日程安排新闻夹资料清单媒体名单媒体、记者简介专访提纲Q&A记者样稿

媒体沟通会流程（小标题与以下表格间留1行空行）时间项目地点负责方/人5月28日08:00--08:40早餐福州大酒店餐厅XX、灵思09:00出发酒店门口XX、灵思09:30--11:00媒体沟通会XX科技城十层多功能厅XX、灵思11:00–12:30参观XX科技城XX、灵思12:30–14:00午餐牡丹大酒楼XX、灵思14:30–17:00游览福州鼓山景区XX、灵思17:00–19:00晚餐聚春园大酒店XX、灵思地点：名称，地址，电话（如果客户对场地生疏，最好附一幅地图以查找）联系人：灵思工作人员姓名及手机；客户端直接联系人（如公关经理）姓名及电话语言要求：是否需要现场翻译。如是，是同声翻译还是交互翻译。着装要求：如果有特殊着装要求，请注明。新闻夹资料清单（小标题与以下文间留1行空行）标准新闻稿XX集团简介XX集团产品简介XX集团高层简介及照片存有以上资料的软盘

媒体名单序号媒体名称记者1北京晚报XXX2北京青年报XXX3成都商报XX4广州日报XX5南方周末XXX6南方都市报XXX7搜狐XXX8中国计算机报XXX9中国经营报XX10新财经XX

媒体介绍（小标题与以下表格间留1行空行，表格中遇中文用华文细黑，小四；英文用Arial，12磅。表格左栏均齐右，bold；表格右栏均齐左，普通正文。一个媒体一张大表，尽量控制在一页之内。）时间09:30–11:00am地点XX科技城十层多功能厅受访人XX集团总裁蔡晓军专访媒体搜狐网专访记者陈拥军原为北京青年报IT版记者，转到SOHU后曾写过多篇有关XX的稿子(如有可能，尽量提供专访记者的背景资料，如：职位、主管栏目、以前从事职业、毕业院校、对本客户的了解程度、采访风格、个性等)专访媒体简介是中国领先的新媒体、电子商务、通信及移动增值服务公司，是中文世界强劲的互联网品牌。搜狐公司从中国首家大型分类查询搜索引擎，发展成为受用户喜爱的综合门户网站。到现在为止，搜狐公司建立了以新闻中心、产经中心、生活中心、娱乐时尚四大版块为主体的丰富的内容频道体系。为广大网民提供网上社交、学习、生活和购物的理想场所，成为中国网络用户进入互联网的通道，搜狐公司全面完善的产品体系向企业客户和个人用户提供全面的网络服务平台。(单元格内部段与段之间空一行)读者构成：IT用户-69%;非IT用户-31%;其中：科研教育25%;金融银行23%;政府机关16%，以高文化层次读者为主(本栏与下栏间空一行)专访提纲（此部分为根据前期沟通记者可能会问到的问题，及灵思建议答案。）XX软件发展有限公司的成立表现了XX集团怎样的战略规划？将对XX集团的业务方向发展起到怎样的作用？XX原有的PC和外设业务发展情况如何？在XX集团中的地位是否会发生改变？您对XX集团此次进军软件领域的前景有何展望？将有哪些风险和机遇？（如果记者会问到敏感问题，一并列出，并与上文空1行。）敏感问题我们了解到，XX集团此前还出售了对XX电脑设备公司的65％的股份，请问，XX软件发展有限公司的成立和XX电脑设备公司的成立有着怎样的关系？是否意味着XX专注点的改变？XX集团是否还有其他成立新公司、股权变更等计划？（以下略。问题结束与表格底框间空1行）(本表格如一页不够，则需拆分表格，使表格进入下页。本表格与页脚间需空至少1行。)

（本表格与页眉间需空1行）时间09:30–11:00am地点XX科技城十层多功能厅受访人XX集团副总裁、XX软件公司董事长沈蒙利专访媒体中国计算机报专访记者XXX要闻版记者，XX跟踪记者(本栏与下栏间空一行)专访媒体简介由信息产业部主管，中国电子信息产业发展研究院主办的中国IT行业综合大报，伴随中国信息产业的蓬勃发展，历经16年成长壮大，已牢固确立了在中国IT传媒领域的影响与地位。读者构成：技术服务业-8.5%;教育/文艺/广播电视业-12%;计算机业-17.8%;邮电通讯业-6.8%;工商税务/公检法-5.7%;房地产业-1.4%;金融保险业-11.3%;其他行业-36.5%.专访提纲此部分为根据前期沟通记者可能会问到的问题，及灵思建议答案。XX集团曾经进军软件业，并曾在一度辉煌之后又逐渐淡出，请问其原因何在？有哪些经验教训可供参考？XX再次进军软件业主要是基于哪些考虑？目前XX软件发展有限公司的组建进展如何？对原有XX科技的软件业务资源和人才资源做了怎样的整合？XX软件的主营方向是什么？为什么选择这种方向？XX软件在XX集团中处在什么地位？您认为XX软件公司的前景如何？下一阶段的目标是什么？敏感问题：XX软件将来会否上市？XX软件的股权结构如何？将来会否发生变更？（以下略。问题结束与表格底框间空1行）

媒体问答参考提纲（Q&A）（此部分为所有媒体会涉及的问题，以及一些基本、关键、敏感问题的答案，并给出灵思所建议的答案要点。可以按如下模块准备。小标题部分华文细黑，小四。问答部分华文细黑，五号。）公司层面问：答：问：答：产品层面问：答：问：答：人物层面问：答：问：答：附件二：进程表模版首届酒文化节新闻发布会进程表23-Apr-03Week1Week2MTWTFMTWTF14151617182122232425酒节新闻发布会类别项目负责人备注文案撰写提交新闻稿初稿灵思完成修改新闻稿组委会/灵思完成确定新闻稿终稿组委会完成提交主持人串词灵思完成确认主持人串词组委会提交briefingbook灵思媒体邀请邀请相关领导人\行业专家等组委会确定媒体名单灵思完