会议筹备部门管理制度

会议筹备部门管理制度第一章总则

为保证会议的效率与效果，明确会议筹备部门的职责与权利，特制定本管理制度。本管理制度旨在规范会议的筹备、进行、记录及后续跟进的全过程，确保会议资源的合理使用，提高决策效能，加强组织协调，为我国各项事业的发展提供有力支持。

一、适用范围

本管理制度适用于会议筹备部门在组织、筹备、实施及跟踪各类会议过程中的各项工作。

二、基本原则

1.统一领导、分工负责：会议筹备部门应在公司或组织领导的统一指导下，明确各部门、各岗位的职责，确保会议筹备工作的顺利进行。

2.高效务实、注重实效：会议筹备部门应注重会议的质量和效果，提倡精简、高效、务实的会风，严格控制会议时间、规模和开支。

3.严格保密、确保安全：会议筹备部门应严格遵守保密规定，确保会议内容、资料和参会人员的安全。

4.及时反馈、持续改进：会议筹备部门应认真听取各方意见，及时总结经验教训，不断改进会议筹备工作。

三、会议类型

根据会议的性质、目的和参会人员，会议可分为以下几类：

1.决策性会议：研究重大事项，制定政策措施，解决重大问题。

2.工作性会议：传达上级指示，部署工作任务，协调部门关系。

3.学习性会议：组织学习培训，提高员工素质，交流工作经验。

4.座谈会、汇报会等其他类型会议。

四、会议筹备部门职责

1.制定会议计划：根据公司或组织工作需要，制定年度会议计划，明确会议的主题、时间、地点、参会人员等。

2.筹备会议：负责会议通知、会场布置、资料准备、设备检查等工作。

3.组织会议：协调参会人员，确保会议按时召开；负责会议签到、记录、摄像等工作。

4.跟踪会议纪要：督促相关部门落实会议决定，定期汇报会议纪要的执行情况。

5.会议室管理：负责会议室的预订、使用和维护，确保会议室的正常使用。

五、参会人员职责

1.按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.认真听取会议内容，积极参与讨论，提出建设性意见和建议。

3.遵守会议纪律，保守会议秘密，不得泄露会议内容。

4.按照会议决定，认真履行职责，确保工作落实。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。会议筹备部门应严格遵守本管理制度，切实提高会议质量，为公司或组织的发展贡献力量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.制定会议方案：明确会议主题、目标、参会人员、时间、地点等，制定会议议程和日程安排。

2.报批会议：将会议方案提交至相关部门进行审批，确保会议符合公司或组织的工作计划。

3.发送会议通知：通过邮件、电话、短信等方式，提前向参会人员发送会议通知，确保参会人员提前了解会议相关信息。

4.准备会议资料：根据会议主题和议程，整理会议资料，包括会议背景、议题、报告、数据等，并及时发送给参会人员。

5.会场布置：根据会议类型和参会人数，选择合适的会议室，进行会场布置，包括座位安排、投影设备、音响设备等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员到达会场后，进行签到登记，领取会议资料和名牌。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和参会人员，宣布会议开始。

3.会议发言：按照议程安排，各发言人依次进行发言，其他参会人员可针对发言内容提问或发表意见。

4.讨论与决策：针对会议议题，组织参会人员进行讨论，形成决策或共识。

5.会议总结：会议主持人对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

三、会议记录

1.会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议主题、参会人员、发言要点、决策结果等。

2.会议记录应保持真实、客观、全面，不得遗漏重要信息。

3.会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。

四、会议后续工作

1.发布会议纪要：将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议成果和执行任务。

2.跟踪落实：会议筹备部门负责跟踪会议决策的执行情况，及时汇报工作进展。

3.反馈与改进：收集参会人员的意见和建议，对会议流程和筹备工作进行总结，不断优化和改进。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与。

2.会后，会议筹备部门负责整理会场，回收会议资料，确保会议室的整洁和设备完好。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的相关规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人员应在24小时内完成会议纪要的整理工作，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、主要发言、讨论要点、决策结果等。

3.会议纪要需经过会议主持人或相关部门负责人的审核批准后，方能发布。

4.发布会议纪要时，应明确接收对象，确保相关人员及时了解会议内容。

二、会议纪要的跟踪

1.会议筹备部门应设立专门的人员或岗位，负责跟踪会议纪要的执行情况。

2.跟踪过程中，应定期与相关部门或责任人沟通，了解工作进展，确保决策落实到位。

3.对于未按期完成的任务，应及时了解原因，协调解决问题，避免影响整体工作进度。

三、会议纪要的反馈与汇报

1.各相关部门或责任人应按照会议纪要的要求，及时反馈工作进展和落实情况。

2.会议筹备部门应定期向公司或组织领导汇报会议纪要的执行情况，以便领导了解工作动态，为决策提供依据。

3.反馈和汇报时应保持真实、客观，不得虚报、漏报、错报。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完毕后，应进行电子版和纸质版的归档，以便查阅和追溯。

2.归档时应注意保密性，设置相应的权限，确保会议纪要的安全。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议筹备部门提出申请，经批准后方可查阅。

五、会议纪要的监督与考核

1.会议纪要的执行情况应纳入各部门和人员的绩效考核范围，作为评价工作成效的重要依据。

2.对于未按要求完成会议纪要任务的部门或个人，应视情况给予相应的处罚或批评。

3.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行总结，分析问题原因，提出改进措施，不断提高会议纪要的执行力度。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的合理使用，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向会议筹备部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括以下内容：会议主题、时间、参会人数、所需设备等。

3.会议筹备部门根据预订申请，合理安排会议室，并在会议前进行确认。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或更改。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，爱护会议室设备，遵守会议室纪律。

3.如需变更会议室使用时间或取消会议，应提前通知会议筹备部门，以便及时调整会议室安排。

三、会议室设备管理

1.会议筹备部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，应进行功能检查，发现问题及时报修。

3.严禁未经授权的人员操作会议室设备，避免设备损坏。

四、会议室卫生与安全

1.会议筹备部门应定期对会议室进行清洁和消毒，保持会议室环境整洁。

2.会议室应配备必要的消防设备，确保消防安全。

3.会议期间，严禁在会议室吸烟、进食，遵守公司或组织的相关规定。

五、会议室资源调配

1.会议筹备部门根据会议室使用情况，合理调配会议室资源，提高使用效率。

2.在确保公司或组织内部会议需求的前提下，可适当对外开放会议室资源，为公司或组织创收。

3.如遇紧急会议或重要活动，会议筹备部门有权调整会议室预订安排，确保会议顺利进行。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，会议筹备部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.对于损坏会议室设备的行为，应照价赔偿或追究相关责任。

3.定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高员工遵守规定的意识。

遵守会议室管理规定，有利于提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，为公司或组织的发展创造良好条件。

第五章附则

为确保本管理制度的实施效果，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归公司或组织领导及会议筹备部门所有。

三、各部门应认真组织学习本管理制度，确保员工充分了解并遵守相关规定。

四、本管理制度可根据公司或组织发展需要，适时进行调整和完善。

五、如有特殊事项需参照本管理制度执行，可向会议筹备部门提出申请，经批准后予以实施。

六、本管理制度未尽事宜，可根据实