会议及会议纪要管理规定

会议及会议纪要管理规定第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议及会议纪要管理，提高会议效率，确保会议决策的及时、准确、有效执行，根据公司相关管理制度，特制定本规定。

第二条适用范围

本规定适用于公司内部所有层级、各类会议的管理，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、项目协调会等。

第三条会议宗旨

会议应围绕以下宗旨进行：

1.传达政策、策略及工作要求；

2.交流信息，协调工作，解决问题；

3.提高决策效率，促进团队协作；

4.跟踪检查决策执行情况，确保工作目标的实现。

第四条会议分类

会议分为定期会议和临时会议：

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议；

2.临时会议：因特殊情况需要临时召集的会议。

第五条参会人员

会议主持人根据会议议题，确定参会人员。参会人员应具备以下条件：

1.与会议议题相关；

2.具备相应的业务知识、决策能力和责任心；

3.能够为会议提供有益的意见和建议。

第六条会议纪律

参会人员应严格遵守会议纪律，做到以下几点：

1.准时参加会议，不迟到、不早退；

2.保持会议秩序，不交头接耳，不打断他人发言；

3.积极参与讨论，发言简明扼要，观点明确；

4.尊重他人意见，文明礼貌，保持良好会风。

第七条会议保密

会议内容涉及公司内部信息、商业秘密等，参会人员应严格保密，不得擅自泄露。

第八条本规定的解释与修订

本规定的解释权归公司管理层。公司可根据实际情况，对本规定进行修订。修订后的规定应及时通知全体员工。

第二章会议流程

第九条会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据工作需要，明确会议主题，报请上级领导批准。

2.制定会议议程：会议议程应包括议题、预计时间、议题负责人等，并提前至少三个工作日发送给参会人员。

3.通知参会人员：会议组织者应通过邮件、电话等方式，确保参会人员收到会议通知，并确认能否参加。

4.准备会议资料：会议组织者负责收集、整理与会议议题相关的资料，提前发送给参会人员。

第十条会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.各议题负责人按照议程顺序，对议题进行汇报、讨论。

4.参会人员针对议题发表意见，展开讨论。

第十一条会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，提出决策建议。

2.参会人员进行表决，达成共识后形成会议决议。

3.会议决议需记录在案，并由会议组织者整理成会议纪要。

第十二条会议总结

1.会议主持人对会议进行总结，强调会议决议和下一步工作要求。

2.参会人员就会议效果、组织等方面提出意见和建议。

3.会议组织者对意见和建议进行记录，并在后续工作中予以改进。

第十三条会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

3.会议记录应在会议结束后三个工作日内整理完毕，并经会议主持人审核签字。

第十四条会议通知与反馈

1.会议纪要经审核通过后，由会议组织者发送给全体参会人员，并根据需要抄送相关部门。

2.参会人员收到会议纪要后，应及时反馈意见，如有异议，应在两个工作日内提出。

3.会议组织者对反馈意见进行汇总，并根据实际情况调整会议纪要。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条纪要的发布与传达

会议纪要经过审核无误后，应由会议组织者通过公司内部通讯系统、邮件或其他适当方式，及时发布给所有参会人员及相关执行部门。确保每一位应知会的人员都能够接收到会议纪要，并理解其中的决策内容与执行要求。

第十六条责任分配与执行

1.会议纪要中明确的行动计划和任务分配，应明确责任人、完成时限和验收标准。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并按计划推进工作。

3.责任人应定期向会议组织者或指定负责人汇报任务进展情况。

第十七条跟踪与监督

1.会议组织者或指定跟踪人应对会议纪要中的行动计划进行定期跟踪，确保各项任务按期完成。

2.对于执行过程中出现的问题，应及时上报，并寻求解决方案。

3.定期组织会议，对任务执行情况进行回顾和评估，必要时进行调整。

第十八条结果反馈与评估

1.责任人在完成任务后，应向会议组织者提供书面的结果反馈，包括完成情况、遇到的问题及解决办法等。

2.会议组织者应对反馈结果进行评估，确认任务是否达到预期效果，并对责任人的工作进行评价。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并追究相关人员责任。

第十九条变更管理

若因特殊情况需要变更会议纪要中的内容，应按照以下流程进行：

1.提出变更申请，详细说明变更原因和影响。

2.经会议主持人或授权人审批同意后，进行纪要内容的修改。

3.修改后的会议纪要应重新发布，并通知所有相关人员。

第二十条档案管理

会议纪要作为公司决策和执行的重要依据，应由专人负责归档管理，确保资料的安全、完整和可追溯性。档案管理部门应定期对会议纪要的归档情况进行检查。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前通过公司内部预订系统进行预订。

2.预订时需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便于合理安排会议室资源。

3.预订成功后，会议组织者应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知相关部门。

第二十二条会议室布置与设备检查

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行，确保座位充足、布局合理。

2.会前应由专人负责检查会议室设备，包括音响、投影仪、白板等，确保设备正常运行。

3.会议组织者应提前到达会议室，进行最后的检查和准备工作。

第二十三条会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，保持环境整洁，不随意移动设备。

2.会议期间，禁止在会议室吸烟、进食，保持安静，不大声喧哗。

3.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，会议组织者负责检查会议室，确保设施完好、关闭电源。

第二十四条会议室清洁与维护

1.会议室的清洁工作由专人负责，确保会议室在使用前后的卫生状况。

2.定期对会议室设备进行维护和保养，以延长设备使用寿命。

3.对于会议室设备故障，应及时报修，确保会议室的正常使用。

第二十五条会议室安全管理

1.会议室应配置适当的安全设施，如灭火器、烟雾报警器等。

2.会议组织者应了解会议室安全出口的位置及应急疏散路线。

3.在会议期间，如发生紧急情况，应立即启动应急预案，确保参会人员安全。

第二十六条会议室资源优化

1.定期对会议室使用情况进行评估，以提高资源利用率。

2.鼓励采用视频会议等远程沟通方式，减少对实体会议室的依赖。

3.优化会议室预订系统，提高预订效率和公平性。

第五章附则

第二十七条实施与监督

本规定的实施由公司管理层负责监督，各部门应积极