街办共享会议室管理制度

街办共享会议室管理制度第一章总则

为确保街办共享会议室的高效利用，提高会议质量，规范会议管理，特制定本管理制度。

一、目的与原则

1.本管理制度旨在加强街办共享会议室的管理，优化资源配置，提升工作效率。

2.会议管理遵循公开、公平、公正的原则，确保各部门正常开展工作。

二、适用范围

1.本管理制度适用于街办内所有使用共享会议室的部门和个人。

2.各部门应按照本管理制度规定，合理使用会议室资源。

三、会议类型

1.街办共享会议室分为定期会议和临时会议。

2.定期会议包括：周例会、月例会、季度总结会等。

3.临时会议包括：专题讨论会、协调会、培训会等。

四、责任与分工

1.街道办办公室负责共享会议室的统筹管理和使用安排。

2.各部门负责本部门会议的筹备、组织和实施。

3.会议室管理员负责会议室设施设备的日常维护和管理。

五、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.会议期间，参会人员应保持会场秩序，关闭手机或调至静音状态。

3.会议内容涉及保密事项，参会人员应严格遵守保密规定。

六、违规处理

1.对违反本管理制度的部门和个人，街道办办公室有权进行通报批评。

2.情节严重者，将按照相关规定给予处分。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由街道办办公室负责解释。各部门和个人应严格遵守本管理制度，共同维护街办共享会议室的正常秩序。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议召集：会议召集人负责确定会议主题、议程、参会人员及时间，并在会议前至少三个工作日将会议通知发送至各部门及参会人员。

2.会议议程：会议议程应明确会议目的、主要议题、预计时长等内容，并在会议通知中予以明确。

3.会议资料：会议召集人负责准备会议所需资料，并在会议前至少一个工作日分发至参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议室管理员负责组织签到，确保参会人员按时到场。

2.会议主持：会议主持人负责组织会议议程的进行，确保会议内容充实、高效。

3.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括主要议题、讨论结果、待办事项等。

三、会议决策

1.讨论与表决：会议主持人组织参会人员就会议议题进行充分讨论，并在必要时进行表决。

2.决策记录：会议决策结果应详细记录，并由参会人员签字确认。

3.决策实施：会议结束后，由会议召集人负责将会议决策结果通知相关部门，并督促落实。

四、会议总结

1.会议纪要：会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、主要议题、讨论结果、待办事项等内容，并在会议结束后三个工作日内完成。

2.会议纪要审批：会议纪要需经会议召集人审批后，发送至各部门及参会人员。

3.会议纪要归档：会议纪要应按照相关规定进行归档，以备查阅。

五、会议通知与反馈

1.会议通知：会议召集人应在会议前通过邮件、电话等方式通知参会人员。

2.会议反馈：参会人员对会议内容、组织等方面有意见和建议，可向会议召集人反馈，以促进会议质量的不断提升。

六、紧急会议处理

1.紧急会议召集：遇有紧急事项需要召开会议时，会议召集人应尽快通知参会人员，并尽量提前发送会议资料。

2.紧急会议流程：紧急会议可适当简化会议流程，但应保证会议决策的合理性和有效性。

本章所述会议流程旨在规范街办共享会议室的使用，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实。各部门和个人应严格遵守会议流程，共同维护会议秩序。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议决策、讨论重点、待办事项及责任人员。

2.会议纪要由会议记录人负责编制，经会议召集人审核后，及时发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议决策的分解与任务分配

1.会议纪要中明确的待办事项应分解为具体可执行的任务，并明确任务的责任人、完成时限和验收标准。

2.会议召集人负责组织任务分配，确保每项任务都有明确的责任主体。

三、任务执行监控

1.任务责任人应按照会议纪要的要求，积极推进任务的执行，并及时向会议召集人报告进展情况。

2.会议召集人应定期检查任务执行情况，对滞后或问题任务进行督促和协调。

四、进度反馈与调整

1.定期召开会议，对会议纪要中的待办事项进行进度汇报，讨论存在的问题，必要时调整任务分工和完成时限。

2.会议纪要应根据进度汇报情况进行更新，确保记录的最新性和准确性。

五、任务完成与验收

1.任务完成后，责任人应向会议召集人提交任务完成报告，包括执行过程、结果和经验总结。

2.会议召集人负责组织对任务完成情况进行验收，确保任务质量和效果符合会议决策要求。

六、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要及其相关资料应按照规定进行归档，便于日后查阅和审计。

2.归档的会议纪要应设置为可访问权限，确保需要的人员可以随时查阅。

七、跟踪落实的持续改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行回顾，分析存在的问题，提出改进措施。

2.结合实际工作，不断完善会议纪要跟踪落实机制，提升会议决策的执行力和效率。

本章强调会议纪要的跟踪落实是确保会议决策有效执行的关键环节，各部门和个人应高度重视，积极配合，共同推动会议决策的落地生根。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订者需向会议室管理员提供会议主题、参会人数、时间等信息。

2.会议室管理员负责统筹安排会议室使用，确保会议时间不冲突。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、进食。

2.使用会议室时，应爱护设施设备，不得随意搬动、损坏。

3.会议室内严禁大声喧哗、私下交谈，确保会议正常进行。

4.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，将设施设备归位，关闭电源、门窗。

三、会议室设施设备管理

1.会议室管理员负责定期检查设施设备，确保其正常运行。

2.如发现设施设备故障，应及时报修，并告知会议室管理员。

3.会议室内设施设备使用说明书应妥善保管，便于参会人员查阅。

四、会议室安全与保密

1.会议室钥匙由会议室管理员负责保管，不得随意借出。

2.会议室内严禁私拉乱接电源线，确保用电安全。

3.会议涉及保密内容时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议信息。

五、会议室开放时间

1.会议室开放时间根据工作需要设定，由会议室管理员负责公告。

2.特殊情况下，会议室管理员可根据实际需求调整开放时间，并及时通知相关部门。

六、违规处理与奖惩

1.对违反会议室管理规定的部门和个人，将视情节轻重给予通报批评、罚款等处罚。

2.对积极遵守会议室管理规定，表现突出的部门和个人，将给予表扬和奖励。

本章所述会议室管理规定旨在保障街办共享会议室的高效、安全、整洁使用，各部门和个人应严格遵守，共同维护良好的会议环境。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由街道办办公室负责解释。

二、各部门和个人应认真学习本管理制度，切实加强会议