外事与公关管理制度

外事与公关管理制度1.前言本规章制度旨在建立一个规范、高效的外事与公关管理体系，确保企业在与外部机构、个人的沟通和合作中能够维护良好的形象和关系，促进企业的发展和合作伙伴的互利共赢。2.适用范围本规章制度适用于公司内外全部与外部机构、个人进行沟通和合作的业务，包含但不限于国内外客户、供应商、媒体、合作伙伴等。3.外事部门的职责与权限3.1外事部门负责公司对外事务的组织和协调工作，包含外事接待、商务宴请、参观考察、国际会议等。3.2外事部门负责与外国驻华机构、驻华的外国企业等进行联系和沟通，建立外事合作关系并维护良好的外事关系。3.3外事部门负责订立并执行外事活动预算，确保外事活动的经费得到恰当掌控。3.4外事部门具备签署合同、协议等相关文件的权限，但需经过法务部门审核。4.公关部门的职责与权限4.1公关部门负责企业形象的塑造和维护工作，包含公关活动的策划、组织和执行等。4.2公关部门负责与媒体的联系和沟通工作，包含新闻稿件的撰写、发布和宣传等。4.3公关部门负责帮助其他部门处理与媒体相关的事务，例如新闻发布会、媒体采访等。4.4公关部门负责帮助其他部门进行品牌推广和市场传播工作。5.外事与公关活动的申请与审批流程5.1任何外事与公关活动需提前向外事部门或公关部门进行申请，并填写相应的申请表。5.2申请表中需包含活动的目的、时间、地方、参加人员、预算以及其他相关信息。5.3外事部门或公关部门接收到申请后，进行初步审查，并与申请人进行沟通、协调。5.4若申请符合规定要求且有必需举办的，外事部门或公关部门将向上级领导提出活动的具体方案，并征得上级领导的批准。5.5下级部门经上级批准后，可依据批准的方案连续进行后续工作，包含活动的组织、布置和执行等。5.6活动结束后，外事部门或公关部门应及时进行活动的总结和评估，并将评估结果及时反馈给相关部门。6.外事与公关活动的预算管理6.1外事部门和公关部门在开展活动前，应订立认真的预算计划，并提交到财务部门进行审核。6.2预算计划应包含活动的各项费用，例如场合租赁费、餐饮费、礼品费、广告费等。6.3预算计划的编制应合理，费用的使用应符合公司的财务管理制度。6.4预算执行过程中，外事部门和公关部门应及时掌握费用的使用情况，并做好相应的记录和报账工作。6.5预算使用情况的核算和审查工作由财务部门负责，确保费用的合理使用和资金的安全。7.外事与公关活动的效果评估7.1外事部门和公关部门应对外事与公关活动的效果进行评估，包含活动的影响力、参加者的反馈等。7.2评估过程中，应手记相关数据、回顾活动过程和效果，以及参加者的看法和建议等。7.3评估结果应及时反馈给上级领导和相关部门，用于改进和优化外事与公关活动的策划和执行。7.4依据评估结果，外事部门和公关部门应及时调整和改进工作，提高活动效果和管理水平。8.外事与公关活动中的法律风险防范8.1外事部门和公关部门在组织和执行外事与公关活动中，应严格遵守相关法律法规和企业的内部规定。8.2外事部门和公关部门应加强对活动参加人员的培训和引导，让其清楚了解法律风险和规范要求。8.3若外事与公关活动涉及法律问题，应及时寻求法律部门的看法和帮助，妥当处理相关问题。8.4外事部门和公关部门应对活动场合、设备等进行全面检查，尽量避开潜在的安全风险和法律漏洞。9.附则9.1本规章制度由企业管理负责人负责解释和修订。9.2本规章制度自发布之日起执行，旨在提高企业的外事与公关管理水平，促进企业的发展和合作伙伴的互利共赢。9.3本规章制度如与国家法律法规相冲突的，以国家法律法规为准。9.4本规章制度如需进行修改或增补，应经过充分的讨论和评估，并经企