企业资料档案与保管管理制度

企业资料档案与保管管理制度第一章总则第一条文档目的本制度旨在确保企业资料档案的合规、安全、有序保管，提高档案管理效率，保障企业信息资产的安全性和完整性。第二条适用范围本制度适用于企业内部涉及各类纸质和电子资料的管理和保管。第三条定义和缩写词解释企业资料档案：指企业内部产生的各类文件、记录、合同、协议、报表等文书资料。纸质资料：指以纸张为媒介的文件、记录、合同等纸质形式的资料。电子资料：指以电子文件、数据库、磁带、光盘等电子媒介形式存储的资料。档案管理员：指被企业委派负责档案管理和保管的人员。第二章档案管理第四条档案管理原则档案管理应遵从以下原则：1.真实性原则：档案内容必需真实、准确、完整。2.完整性原则：档案应以全套原始资料为准，不得随便删减、加添或改动。3.秘密性原则：涉及企业敏感信息的档案应采取相应的安全措施保密。4.有序性原则：档案应依照肯定的分类和编码系统进行有序的存放和管理。5.利用性原则：档案应为企业的决策和业务需求供应可靠的信息支持。第五条档案分类依照文件形式和内容的特点，将档案分类为纸质档案和电子档案两大类。1.纸质档案分类纸质档案分为以下几个重要类别：—通用档案：包含企业管理各个方面的文件、报表、会议纪要等。—人事档案：包含员工档案、招聘档案、薪酬档案等。—合同档案：包含合同文本、协议、批复等。—销售档案：包含销售合同、客户备案资料等。—采购档案：包含供应商备案、采购合同等。2.电子档案分类电子档案依据存储媒介和文件格式的不同，可分为以下几个类别：—文本文档：包含Word、Excel、PDF等格式的文档。—图片文档：包含各类图片、照片等。—音频文档：包含各类音频文件。—视频文档：包含各类视频文件。—数据库文件：包含各类数据库备份和文件。第六条档案编码与标识为了便于档案的查找和归档，每个档案应具有唯一的编码和标识，并建立相应的档案目录及电子档案库。1.档案编码规定档案编码应依据档案的类别和档案库的层级建立编码规定，以确保编码的唯一性和次序性。2.档案标识每个纸质档案应贴有标识标签，标明档案的编号、名称、责任者、归档日期等信息。电子档案应在文件属性中注明相应信息。第七条档案保管期限依据相关法律法规的规定和企业的实际需要，订立档案的保管期限和存档周期，并保证档案的及时归档及时销毁。1.归档期限不同类别的档案有不同的归档期限，应依据相关规定执行。2.销毁期限实现销毁期限的档案应及时销毁，销毁程序应记录并保存相关资料。第八条档案借阅与归还档案借阅需遵从规定程序，仅限于企业内部工作需要。借阅档案应填写借阅申请表，并按规定时限归还。1.借阅程序员工填写借阅申请表，并注明借阅目的和时限。由档案管理员审批借阅申请，核实借阅资格。档案管理员按申请记录借阅档案的档案编号、借阅者、借阅日期等信息。2.归还程序借阅档案到期前，由借阅者填写归还申请。档案管理员核实档案完整性，有无损坏或遗失。档案管理员登记归还信息，并将档案归还原位。第九条档案安全管理为保护企业档案的安全性，应加强档案防火、防水、防盗措施，并建立健全的档案安全管理制度和档案保密责任制。1.档案防火、防水、防盗规定档案保管地方不得设置易燃、易爆物品，保证通风良好。配备灭火器材、防火设施，并定期检查和维护。防水措施应包含提高存放高度、保护好纸质资料等。设置安全防护措施，保证档案的安全。2.档案保密档案管理员应签订保密协议，保证档案信息不外泄。设置权限掌控，确保档案只能被授权人员访问。订立档案查阅和复印的管理制度，严格掌控档案的外部传递。第十条档案丢失与祸害恢复对于发生档案丢失或祸害的情况，应及时采取应急措施，并按相关政策、法规进行报告和处理。1.档案丢失档案管理员应定期检查档案的完整性，如发现档案遗失应及时报告上级。复查档案借阅记录，了解档案遗失的可能范围和情况。上报领导并成立调查组，追查档案遗失原因和责任人。2.祸害恢复显现祸害事件后，立刻采取应急措施保护档案。档案管理员依照应急预案进行祸害恢复工作，并及时报告上级。供应祸害恢复后的档案备份和修复方案。第三章监督与考核第十一条监督机制企业应建立健全档案管理的监督机制，由专人负责监督档案管理过程中的规范性和合规性。1.监督内容监督档案管理制度的有效落实情况。监督档案管理过程中的违规行为和安全隐患。2.监督方式定期进行档案管理的现场检查和抽查。建立档案管理违规行为举报制度，接受员工举报。第十二条考核制度为确保档案管理质量，应建立健全档案管理的考核制度，对档案管理工作予以定期评估和考核。1.考核指标考核指标包含档案管理的合规性、安全性和效率性等方面。2.考核周期考核周期应依据实际情况设定，并在每次考核后及时进行改进和调整。第四章附则第十三条其他制度和规定除本制度外，企业还应订立相应的文件管理制度、数据备份与恢复制度等相关制度和规定。第十四条制度的订立和修订本制度由企业内部相关部门负责订立和修订，并报企业高层领导批准后生效。第十五条附加说明对于在执行本制度中遇到的特殊情况和问题，应及时进行沟通和协商，订立相应的解决方案，并报领导批准后执行。第十六条生效日期本制度自批准之日起生效，有任