乡镇机关会议管理制度

乡镇机关会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为加强乡镇机关会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据《中华人民共和国行政机关会议条例》和有关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于乡镇机关召开的各类会议，包括全体会议、专题会议、办公会议、协调会议等。

三、会议原则

1.会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

2.会议议题应突出重点，注重实效，严格控制会议次数、规模和时长。

3.会议组织应严密，确保会议质量，提高决策效能。

四、会议类别

1.全体会议：研究部署全局性工作，传达学习重要文件和会议精神，通报重大事项。

2.专题会议：研究解决某一特定问题或领域的工作。

3.办公会议：研究日常工作，协调各部门工作关系，部署阶段性任务。

4.协调会议：协调解决跨部门、跨行业、跨领域的重大问题。

五、会议的组织与管理

1.会议的组织由会议主持人负责，会议主持人应具备相应的职责和权限。

2.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员等内容，提前送达参会人员。

3.参会人员应按时参加，因故不能参会的，需提前向会议主持人请假。

4.会议记录应由专人负责，确保记录准确、完整。

六、会议纪律

1.参会人员应严格遵守会议纪律，保持会场秩序。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得随意离场。

3.会议内容应严格保密，不得泄露会议讨论情况。

4.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真贯彻落实会议决定。

七、本制度的解释权归乡镇机关所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据工作需要，确定会议主题和议题，明确会议目标。

2.拟定议程：会议主持人或工作人员应根据议题，拟定会议议程，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项等。

3.发送通知：会议通知应提前发送给参会人员，确保参会人员了解会议相关信息。

4.准备材料：会议主持人或工作人员应准备好会议所需的材料，包括会议议程、相关文件、汇报材料等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、议程和参会人员。

3.逐项讨论：会议主持人按照议程逐项组织讨论，确保每个议题得到充分讨论。

4.发言与表决：参会人员围绕议题发言，表达观点和建议。涉及表决的议题，应进行表决。

三、会议记录

1.会议记录人应认真记录会议讨论情况，包括主要观点、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，便于会后查阅和落实。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，并由会议主持人审阅。

四、会议总结

1.会议主持人对会议讨论情况进行总结，明确决策结果和下一步工作安排。

2.会议主持人应强调会议纪律，要求参会人员严格遵守保密规定。

3.会议主持人应对参会人员的意见和建议给予回应，对未解决的问题进行说明。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，提醒参会人员关注会议纪要的发布。

2.会议结束后，会议记录人应将会议纪要发送给参会人员，以便落实会议决策。

3.会议主持人应督促相关部门和人员按照会议纪要要求，及时推进工作。

六、会议反馈

1.参会人员应对会议效果进行评价，提出改进意见和建议。

2.会议主持人或工作人员应对会议反馈进行整理，作为今后改进会议管理的依据。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、主要观点、决策结果等。

3.会议纪要编制完成后，应经会议主持人审阅，确保无误。

4.审阅通过的会议纪要应及时发布给参会人员及相关单位，确保相关人员了解会议内容。

二、会议决策的分解与落实

1.会议决策应根据事项性质和责任部门进行分解，明确责任人和完成时限。

2.责任部门应根据会议纪要中的决策要求，制定具体实施方案，确保决策落实。

3.会议主持人或指定专人应跟踪督促决策的落实，定期了解进展情况，协调解决存在问题。

三、进度反馈与协调

1.责任部门应按期向会议主持人或指定专人报告工作进展，确保会议决策的落实情况得到及时反馈。

2.对于落实过程中出现的问题，会议主持人应组织相关部门进行协调，研究解决措施，确保工作顺利进行。

四、监督检查与评估

1.会议主持人或指定专人应定期对会议决策的落实情况进行监督检查，确保各项工作按计划推进。

2.对会议决策落实不力的部门和个人，应视情况采取通报批评、责令整改等措施，确保工作落实。

3.会议结束后，应对会议决策的落实效果进行评估，总结经验教训，为今后改进会议管理提供参考。

五、信息反馈与持续改进

1.参会人员和相关单位应对会议纪要的执行情况提供反馈，提出改进意见和建议。

2.会议主持人或工作人员应认真分析反馈信息，查找会议管理中的不足，制定改进措施。

3.不断完善会议管理制度，提高会议决策的执行力和会议效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议主持人或工作人员提前向办公室申请。

2.预订会议室时，需提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便办公室统筹安排。

3.办公室应制定会议室使用计划，合理安排会议室使用，避免冲突。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应简洁、实用，符合会议需求。

2.会议室应配备必要的设施，如音响、投影仪、白板等，确保会议顺利进行。

3.办公室应定期检查会议室设施，确保设备正常运行。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守使用规范。

2.会议室使用期间，不得随意更改室内布局，不得在室内吸烟、进食。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源，确保设施安全。

四、会议室卫生与安全

1.会议室应保持整洁卫生，定期进行清洁和消毒。

2.办公室应负责会议室的消防安全，确保消防设施齐全、有效。

3.会议期间，应指定专人负责会议室的安全巡查，确保会议安全。

五、会议室管理责任

1.办公室应明确会议室管理责任人，负责会议室的日常管理和维护。

2.管理责任人应定期对会议室使用情况进行检查，发现问题及时整改。

3.管理责任人应建立会议室使用台账，记录会议室使用情况，为今后会议室管理提供参考。

六、会议室改进与优化

1.办公室应定期收集会议室使用反馈，针对存在的问题进行改进和优化。

2.鼓励参会人员提出会议室管理改进建议，提高会议室使用效率。

3.办公室应结合实际需求，不断调整