地理信息会议管理制度

地理信息会议管理制度第一章总则

一、为了加强地理信息会议的管理，确保会议效率和质量，促进决策的民主化和科学化，根据国家有关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于公司内部所有与地理信息相关的会议，包括但不限于项目评审会、技术研讨会、市场分析会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是原则：会议讨论内容应客观、公正、真实，严禁虚假汇报和误导性发言；

2.效率优先原则：会议应注重实效，减少形式主义，严格控制会议时间；

3.民主集中制原则：充分发扬民主，尊重不同意见，最终形成统一决策；

4.分类管理原则：根据会议性质和内容，实行分类管理，确保会议效果。

四、公司设立会议管理制度归口管理部门，负责会议的组织、协调、监督和评估等工作。

五、公司全体员工应认真遵守本制度，积极参与会议，充分发挥会议作用，为公司发展提供有力支持。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。各部门可根据本制度制定实施细则，报公司批准后执行。

第二章会议流程

一、会议的分类及组织

1.确定会议类型：根据会议目的和内容，将会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议包括项目评审会、问题协调会等。

2.会议的组织：会议归口管理部门负责组织会议，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。

3.会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日向参会人员发送会议通知，明确会议目的、议程、准备工作等。

二、会议议程设置

1.议程征集：会议组织者应提前向参会人员征集会议议题，汇总后形成初步议程。

2.议程确定：会议组织者根据初步议程，结合公司实际情况，确定会议议程，并报公司领导审批。

3.议程通知：会议组织者应在会议召开前至少1个工作日，将最终确定的会议议程通知参会人员。

三、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持：会议主持人应严格按照议程进行，确保会议有序进行。

3.会议发言：参会人员应围绕会议主题积极发言，严禁跑题、偏题。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议议程、参会人员、发言要点、决策结果等。

四、会议决策与表决

1.决策建议：会议讨论结束后，主持人可根据讨论情况提出决策建议。

2.表决：会议决策应进行表决，参会人员应对决策事项表明态度，可采取口头表决或书面表决方式。

3.决策结果：会议组织者应在会议结束后及时整理决策结果，形成会议纪要。

五、会议总结与反馈

1.会议纪要：会议组织者应在会议结束后3个工作日内，完成会议纪要的编写，并报公司领导审批。

2.会议纪要的传达：会议纪要经审批通过后，由会议组织者及时传达给参会人员。

3.会议反馈：参会人员应认真阅读会议纪要，如有异议，可在3个工作日内向会议组织者提出，由会议组织者协调解决。

六、会议资料的归档

会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要等相关资料进行归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与通知

1.会议纪要完成后，由会议组织者进行审核，确保纪要内容准确无误。

2.会议纪要经公司领导审批通过后，应及时发布，并通过邮件、公告等方式通知所有参会人员及相关部门。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和完成时限。

2.各责任部门和个人应根据会议纪要的要求，制定具体实施计划，并严格按照计划执行。

3.会议组织者应跟踪督促任务进展，确保会议决策得到有效落实。

三、进度汇报与协调

1.责任人应定期向会议组织者汇报任务进展情况，遇到问题及时反馈，寻求协调解决。

2.会议组织者应定期汇总任务进展情况，向公司领导汇报，并根据实际情况调整工作计划。

四、监督检查与评估

1.会议组织者应建立监督检查机制，对会议决策的执行情况进行定期检查，确保各项工作按计划推进。

2.对会议决策执行不力的部门和个人，应视情况给予通报批评，并纳入绩效考核。

3.定期对会议决策的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

五、会议纪要的修订与更新

1.如会议决策在执行过程中发生变化，会议组织者应负责对会议纪要进行修订，并重新报批、发布。

2.修订后的会议纪要应明确标注修订内容，确保参会人员了解最新决策情况。

六、归档管理与查阅

1.会议纪要及其修订版应作为公司重要档案进行归档管理，确保资料的安全和完整。

2.公司员工可根据工作需要，申请查阅相关会议纪要，了解会议决策内容。

3.会议组织者应做好会议纪要的保密工作，防止泄露公司内部信息。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需使用会议室的部门或个人应提前向会议组织者提出申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.会议组织者根据预订需求，合理安排会议室，避免冲突，确保会议顺利进行。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行，保证舒适、实用的会议环境。

2.会议室设备包括投影仪、音响、话筒等，使用前应进行检查，确保设备正常运行。

3.会议组织者应指定专人负责会议室设备的维护与管理，定期进行保养，及时修复故障。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、大声喧哗等不文明行为。

2.参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏，如有损坏，需照价赔偿。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，清理垃圾，保持会议室整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室应配置必要的安全设施，如消防器材、安全出口等。

2.会议组织者应确保会议室在使用过程中的安全，制定应急预案，提高应对突发事件的能力。

3.会议室应做好保密工作，会议内容、资料等不得泄露给无关人员。

五、会议室维护与更新

1.定期对会议室进行维护，包括设施设备的检查、维修、更新等，确保会议室设施完好。

2.根据公司发展需求，适时对会议室进行改造、扩建，提高会议室的使用效率。

六、会议室服务与反馈

1.会议组织者应提供优质的服务，包括会前准备、会中协调、会后整理等。

2.参会人员如有关于会议室的意见和建议，可向会议组织者反馈，会议组织者应认真对待并改进。

第五章附则