二级学院会议室管理制度

二级学院会议室管理制度二级学院会议室管理制度

第一章总则

第一条本制度的制定旨在加强二级学院会议室的管理，提高会议效率，确保会议的顺利进行。

第二条本制度适用于二级学院各类会议的组织、召开及管理。

第三条会议室管理遵循“统筹安排、合理使用、高效有序”的原则。

第四条会议组织者及参与者应严格遵守本制度，共同维护会议秩序。

第五条会议室的使用应遵循“先申请、先安排”的原则，确保会议的合理安排。

第六条会议室管理人员应认真履行职责，做好会议室的预订、协调、布置、清洁等工作。

第七条会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议议程、参会人员名单、会议材料等。

第八条会议期间，参会人员应保持手机静音，不得随意离场，遵守会议纪律。

第九条会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，并对会议成果进行跟踪落实。

第十条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据会议性质、议题和参会人员，确定会议类型、时间、地点和议程。

2.会议组织者提前向会议室管理人员提交会议申请，包括会议名称、时间、参会人数、设备需求等信息。

3.会议室管理人员在收到会议申请后，进行统筹安排，确保会议室资源合理分配，并及时反馈给会议组织者。

4.会议组织者根据会议室安排，发布会议通知，明确会议主题、议程、参会人员、时间地点等信息。

二、会议召开

1.会议组织者应提前到场，检查会议设备、资料、场地布置等情况，确保会议正常进行。

2.参会人员应在会议开始前5分钟到场，签到并领取会议材料。

3.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

4.各议题负责人按照议程顺序报告相关内容，会议参与者就议题展开讨论。

5.会议主持人负责维持会议秩序，确保会议按照既定议程进行。

三、会议记录

1.会议组织者指定专人负责会议记录，记录会议主要观点、决策和行动计划。

2.会议记录应真实、准确、全面地反映会议内容，便于后续跟踪落实。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，由会议组织者审核签字。

四、会议总结与反馈

1.会议组织者在会议结束后，对会议成果进行总结，形成会议纪要。

2.会议纪要应包括会议主题、参会人员、主要讨论内容、决策和行动计划等内容。

3.会议纪要由会议组织者及时发送给参会人员，以便了解会议成果和后续工作安排。

4.参会人员对会议纪要内容有异议的，应在收到会议纪要后2个工作日内提出，会议组织者应及时处理。

五、会议跟踪落实

1.会议组织者根据会议纪要，制定行动计划，明确责任人和完成时限。

2.会议组织者应定期跟踪会议决策的执行情况，督促责任人按时完成任务。

3.对未按计划执行的决策，会议组织者应查明原因，及时调整措施，确保会议决策落实到位。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议组织者或指定专人负责编制，确保内容准确、完整、清晰。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项、行动计划及责任人。

3.会议纪要编制完成后，由会议组织者进行审核，确认无误后及时发布。

4.会议纪要发布应采取适当方式，确保参会人员能够在第一时间获取并阅读。

二、会议纪要的传达与反馈

1.会议纪要发布后，会议组织者应督促参会人员及时查看，并对纪要内容进行消化理解。

2.参会人员对会议纪要内容有疑问或异议的，可在规定时间内向会议组织者提出，以便及时澄清和修正。

3.会议组织者应关注参会人员的反馈，对合理意见给予采纳，并对会议纪要进行修订。

三、会议决策的跟踪与落实

1.会议组织者应根据会议纪要中的行动计划，明确责任人和完成时限，确保决策事项得以落实。

2.责任人应按照行动计划推进工作，定期向会议组织者汇报进展情况。

3.会议组织者应建立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行监控，确保各项工作按计划进行。

四、会议决策的评估与调整

1.会议组织者应定期对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足。

2.对于未按计划执行的决策，应查明原因，必要时进行调整，确保决策能够有效实施。

3.会议组织者应总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴，不断提高会议决策的质量和执行力。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照规定进行归档，便于查阅和追溯。

2.会议组织者应建立会议纪要管理档案，对历次会议纪要进行统一保管。

3.会议纪要的归档与管理应遵循保密原则，确保相关信息安全。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，由会议组织者提前向会议室管理人员提交书面或电子申请。

2.申请内容包括会议主题、时间、预计参会人数、所需设备等。

3.会议室管理人员根据申请内容进行合理安排，确保会议室资源得到有效利用。

4.如有特殊情况需变更会议时间或取消会议，会议组织者应提前通知会议室管理人员。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理调整，确保会议环境舒适。

2.会议室管理人员负责检查和维护会议设备，确保设备正常运行。

3.会议组织者在使用会议室时，应爱护设备，遵守操作规程，如有损坏应立即报告并承担相应责任。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不得吸烟、乱丢垃圾。

2.会议组织者应确保会议内容符合国家法律法规和学校相关规定，不得涉及违法违规话题。

3.会议室使用完毕后，会议组织者应组织参会人员共同清理现场，将会议室恢复原状。

四、会议室安全管理

1.会议室管理人员应定期进行安全检查，确保消防设施、用电安全等符合要求。

2.会议组织者在使用会议室时，应关注安全事项，如有安全隐患，应及时报告并采取措施消除。

3.会议室应保持通风良好，严禁使用明火，遵守消防法规。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间由会议室管理人员根据实际情况制定并公示。

2.会议组织者应在规定的开放时间内使用会议室，如有特殊需求，需提前与会议室管理人员协商。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或组织，会议室管理人员有权制止并要求整改。

2.违规行为严重的，将按照学校相关规定进行