会议规章管理制度

会议规章管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和合法性，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政监察法》及公司相关规定，特制定本会议规章管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

第三条会议原则

（一）会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

（二）会议组织应遵循民主集中制原则，充分发扬民主，确保决策的科学性。

（三）会议内容应遵循保密原则，会议资料及讨论内容未经允许不得外传。

第四条会议类别

根据会议的性质和任务，会议分为以下几类：

（一）决策性会议：对公司重大事项进行讨论、决策的会议。

（二）协调性会议：解决跨部门、跨单位之间问题的会议。

（三）报告性会议：汇报工作、交流经验的会议。

（四）培训性会议：提高员工业务素质和能力，进行业务培训的会议。

第五条会议召开

（一）会议应严格按照预定时间、地点召开，不得随意更改。

（二）会议召开前，应明确会议主题、议程、参会人员及预期目标。

（三）会议通知应提前发送给参会人员，确保参会人员有足够的时间做好准备。

第六条参会人员职责

（一）参会人员应准时参加，因故不能参加的，应提前向会议主持人请假。

（二）参会人员应积极参与讨论，充分发表意见，对会议决策负责。

（三）参会人员应严格遵守会议纪律，保守会议秘密。

第七条制度修订

本会议规章管理制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订程序按照公司相关规定执行。

第二章会议流程

第八条会议筹备

1.确定会议主题：会议发起人应根据工作需要，明确会议主题，并初步确定会议类型、规模和预期目标。

2.制定会议方案：会议方案应包括会议时间、地点、议程、参会人员、资料准备等内容。

3.会议通知：会议组织者应在会议召开前，将会议通知发送至参会人员，并确保通知中包含会议主题、时间、地点、议程等关键信息。

4.会议资料准备：会议组织者应根据会议议程，准备相关资料，并在会议召开前发放给参会人员。

第九条会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人：会议主持人应按照会议议程，引导参会人员进行讨论，确保会议有序进行。

3.会议发言：参会人员应围绕会议主题，充分发表意见，进行讨论。

4.会议决策：针对会议议题，主持人应组织参会人员进行表决或决策。

第十条会议记录

1.会议记录人：会议组织者应指定专人担任会议记录人，负责记录会议过程、讨论内容和决策结果。

2.会议记录要求：会议记录应真实、完整、准确，记录人应及时整理会议记录，形成会议纪要。

第十一条会议总结

1.主持人应在会议结束时，对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议纪要：会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等内容，由会议记录人整理完成后，发送给参会人员。

第十二条会议后续工作

1.跟踪落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的落实情况，并及时向会议主持人汇报。

2.反馈与评估：会议结束后，会议组织者应收集参会人员的意见和建议，对会议效果进行评估，为后续会议提供改进方向。

第十三条紧急会议

对于突发性、紧急性的事项，可召开紧急会议。紧急会议的召开流程可适当简化，但应确保关键信息及时通知到参会人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十四条会议纪要的编制与分发

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应明确记录会议的决策事项、行动计划、责任人和完成时限。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人审核批准，并在最短时间内分发给所有参会人员及相关执行部门。

第十五条决策事项的执行与监督

1.各责任部门应根据会议纪要中的决策事项和行动计划，制定具体的执行方案。

2.责任部门应定期向会议组织者报告决策事项的执行进度。

3.会议组织者应对决策事项的执行情况进行监督，确保各项决策得到有效实施。

第十六条问题反馈与协调解决

1.在决策事项执行过程中，如遇到问题或困难，责任部门应及时向上级汇报，并寻求协调解决。

2.会议组织者应建立问题反馈机制，定期收集执行过程中的问题，并在必要时召开协调会议，推动问题的解决。

第十七条进度评估与报告

1.会议组织者应定期对会议决策事项的执行进度进行评估，并形成书面报告。

2.评估报告应包括决策事项的完成情况、存在的问题、改进措施等内容，并提交给会议主持人及相关部门。

第十八条跟踪落实的持续改进

1.会议组织者应基于会议纪要的执行情况和评估报告，不断优化会议流程和决策执行机制。

2.对于执行不力的情况，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中进行通报和警示。

第十九条特殊情况的应对

1.如遇到特殊情况导致会议决策无法按时完成，责任部门应及时向会议组织者报告，并说明原因。

2.会议组织者应根据实际情况，调整执行计划，并重新确定完成时限，确保会议决策的最终落实。

第四章会议室管理规定

第二十条会议室预订

1.会议室预订应提前进行，预订者需向会议室管理部门提交申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等需求。

2.会议室管理部门应根据预订申请，合理安排会议室，并确保会议时间不冲突。

3.预订者应按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知会议室管理部门。

第二十一条会议室配置

1.会议室应根据会议类型和规模，配置相应的设施设备，如投影仪、音响、白板等。

2.会议室管理部门应定期检查和维护设备，确保设备正常运行。

3.会议室应保持整洁、安静，提供舒适的会议环境。

第二十二条会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，不得乱丢杂物。

2.使用会议室时，应保持安静，不得大声喧哗，以免影响其他会议室的使用。

3.会议结束后，使用者应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保设备完好。

第二十三条会议室安全与保密

1.会议室管理部门应制定安全措施，确保会议室内外安全。

2.会议室内不得存放贵重物品，如有遗失，会议室管理部门概不负责。

3.会议内容涉及保密事项，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

第二十四条会议室开放时间

1.会议室管理部门应制定会议室开放时间，并向全体员工公布。

2.特殊情况下，需在非开放时间使用会议室，应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可使用。

第二十五条违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权予以制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行检查，发现问题及时处理，确保会议室管理制度的执行。

第五章附则（由于篇幅限制，本章内容在此不展开）

第五章附则

第二十六条适用范围补充