常规会议管理制度

常规会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为确保公司内部沟通顺畅，提高决策效率，规范会议管理，制定本制度。常规会议管理制度（以下简称“本制度”）旨在明确会议的组织、召开、记录、跟踪落实以及会议室管理等环节的要求，坚持高效、务实、公开、规范的原则。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、各层级召开的各类常规会议，包括但不限于生产经营分析会、部门例会、专题协调会等。对于特殊会议，如董事会、监事会、股东大会等，依照相关法律法规及公司章程执行。

三、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

四、会议组织

1.会议召集人：负责组织、召集会议，确定会议主题、议程、参会人员等。

2.会议主持人：负责主持会议，确保会议按照议程进行，控制会议时间。

3.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要。

五、参会人员

1.必须参会人员：与会议议题直接相关的部门负责人及工作人员。

2.邀请参会人员：与会议议题有一定关联，需提供意见或协助的人员。

3.列席参会人员：不直接参与讨论，但需了解会议内容的其他人员。

六、会议纪律

1.会议召开期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离场，应提前向主持人请假。

2.会议内容涉及公司内部敏感信息，参会人员应严格保密，不得泄露。

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，及时完成相关工作任务。

七、本制度的解释权与修改权

本制度的解释权及修改权归公司董事会所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修订。各部门在执行过程中如有疑问，可向公司董事会咨询。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议召集人根据工作需要，确定会议主题、目标，拟定会议议程。

2.会议召集人提前至少三个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等，并根据需要明确会议准备材料。

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复是否参会，如有特殊情况不能参加，需提前向会议召集人请假。

二、会议召开

1.会议主持人按照议程主持会议，确保会议内容全面、深入讨论。

2.会议期间，参会人员应围绕会议主题积极发言，提出建设性意见和建议。

3.会议主持人应控制会议时间，确保会议高效进行。

三、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括主要讨论事项、参会人员发言、决策结果等。

2.会议记录应及时、准确、完整，便于会后形成会议纪要。

四、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，总结并提出决策建议。

2.参会人员对决策建议进行表决，达成共识后形成会议决策。

3.会议决策应明确责任人、完成时限等要素，确保决策的执行。

五、会议总结

1.会议结束后，会议主持人对会议进行简要总结，强调会议决策的执行要求和重要性。

2.会议召集人应在会议结束后24小时内，整理会议纪要，并发送给所有参会人员。

六、会议资料的归档

1.会议纪要、会议通知、会议决策等相关资料应整理归档，以备查阅。

2.会议资料的归档应按照公司档案管理规定执行，确保资料的安全、保密。

七、会议反馈与改进

1.参会人员对会议组织、召开、决策等方面提出意见和建议，会议召集人应予以重视，并在后续会议中进行改进。

2.会议召集人应定期对会议流程进行评估，以提高会议效率，确保会议目标的实现。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人或会议召集人负责编制，内容应准确反映会议讨论的主要事项、决策结果及责任分配。

2.会议纪要编制完成后，应尽快发送给所有参会人员及与会议决策相关的其他人员，确保相关人员了解会议内容。

3.会议纪要的发布应采用公司内部通讯系统或邮件形式，确保及时性和便捷性。

二、会议决策的执行与跟踪

1.会议决策的责任人应按照会议纪要中的要求，制定详细的执行计划，并在规定时限内完成任务。

2.会议召集人应对会议决策的执行情况进行跟踪，确保决策得到有效实施。

3.对于涉及多部门或跨项目的决策，会议召集人应协调相关部门和人员，确保协同推进。

三、执行情况的反馈与汇报

1.会议决策执行过程中，责任人应及时向会议召集人反馈执行进度和遇到的问题。

2.会议召集人应根据执行情况，定期组织汇报会议，评估决策实施的效果，并针对存在的问题提出解决方案。

3.对于重要会议决策，会议召集人应向公司高层领导汇报执行情况，确保公司领导层对决策实施情况的了解。

四、会议纪要的更新与归档

1.若会议决策在执行过程中出现调整或变更，应及时更新会议纪要，并通知相关人员。

2.会议纪要的最终版应在决策任务完成后进行归档，以备后续查询和评估。

3.会议纪要的归档应按照公司档案管理的规定执行，确保资料的安全性和可追溯性。

五、跟踪落实的监督与评价

1.公司应建立会议决策跟踪落实的监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和评估。

2.会议召集人应根据跟踪落实的情况，对责任人的工作绩效进行评价，并在员工绩效考核中予以体现。

3.对于会议决策执行不力的责任人，应视情况给予相应的提醒、警告或处罚，以促进会议决策的有效实施。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前通过公司指定的预订平台进行预订。

2.预订时应明确会议时间、参会人数、所需设备等，以确保会议室及相关设施满足会议需求。

3.若出现会议室使用冲突，按照预订时间的先后顺序进行协调解决。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食，不得随意移动室内设施。

2.使用会议室时，应确保投影仪、音响、白板等设备正常运行，如有问题应及时联系行政部门处理。

3.会议室内禁止使用未经授权的设备，如需使用特殊设备，应提前向行政部门申请。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责会议室设备的日常维护、保养，确保设备处于良好状态。

2.会议结束后，使用部门或个人应确保设备关闭，并归位室内物品，如有损坏应立即报告行政部门。

3.定期对会议室设备进行检查，发现问题及时维修，确保会议的正常进行。

四、会议室清洁与安全

1.行政部门应定期对会议室进行清洁，保持室内环境整洁。

2.会议室应配备消防器材，确保消防安全。

3.会议室内外应设置明显的安全警示标识，提醒参会人员注意安全。

五、会议室使用情况的监督与评估

1.行政部门应对会议室使用情况进行定期检查，确保规定得到执行。

2.针对会议室使用中存在的问题，及时收集反馈意见，并进行改进。

3.定期评估会议室使用效率，根据实际需求调整会议室布局和设备配置。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，行政部门有权进行提醒、警告或处罚。

2.严重违反规定导致的设备损坏、安全事故等，应按照公司相关规定追究责任。

第五章附则

一、本