DB12∕T 969-2020 党政机关会议服务规范

DB12Partyandgovernmentorgansconference天津市市场监督管理委员会发布I 1 1 1 1 4 7 7 8 9本标准依据GB/T1.1-2009给1党政机关会议服务规范GB/T10001.1公共信息图形符号第GB/T10001.2标志用公共信息图形符号第2部分:旅游休b)女员工不得化浓妆、染指甲、配带饰品，头发整洁；c)工作人员应微笑服务、仪态大方，并统一着装，工作服干净无褶皱，衣服纽扣扣齐；d)工作人员应着装规范、标识鲜明、礼貌用语，熟悉会议礼仪和礼宾常识。b)十一字：您好、您、请、谢谢、对不起、再见。a)应根据会议规模配置会议送宾服务人员数量并设立相关岗位，基本应包括：礼宾员、引领员、b)每年应组织不小于2次的培训，培训时长不少于20课时，包括：思想教育、专业技能、法律4会前服务4.1会议室预订2视预订活动具体情况，委派业务人员前往客人单位进行洽谈。业务人员应填写电话预订记录（附录A:），业务人员应热情接待，主动介绍情况，陪同宾客到现场进行考察，介绍经营项目,帮助宾客策划具体细节。业务人员应根据宾客的具体要求进行预订登记，并请宾客进行确认，预订结束。4.1.3会议通知制作下发4.2会场布置4.2.1会场标识4.2.2主席台布置4.2.2.1准备工作4.2.2.2布置工作4.2.2.2.1主席台应及时清洁，布台时，应按主办单位的具体要求摆放桌椅，并按台面的规格摆放桌签、毛巾托、杯托、茶具和话筒，主席台服务人员还应准备好开水、小4.2.2.2.2电声人员应做好话筒、音响等电声设备的检查工作，确保活动时电声设备运行正常。4.2.2.2.3具体要求一般包括但不限于:b)椅子一条线，椅子距离桌沿25cm；g)文件或纸笔摆放，应正对宾客，紧贴桌子下沿，笔紧贴文件；3h)如因特殊情况，主办单位提出会场物品摆放变更要求时，应上报领班，及时处理。4.2.3会议厅布置4.2.3.1布置准备a)摆台时，工作人员应佩戴白手套，并根据会议要求，准备好所需物品；b)检查座椅是否牢固，物品是否准备齐全；4.2.3.2布置工作4.2.3.2.1摆台时应注意站姿端正，走姿敏捷，动作规范，安全操作。b)椅子一条线；c)杯子一条线，应横成排、竖成列、斜视成直线（杯托摆在椅子的右上方，紧靠桌沿f)毛巾托应与桌签右边对齐，前后距离2g)茶杯摆在杯托上，杯把朝右侧45°,茶叶量应以覆盖杯底为宜；h)文件或纸笔摆放，应正对客人，紧贴桌子下沿，笔紧贴文件。4.3签字仪式布置c)在座椅前的桌面上，整齐摆放签字所用的文具（桌签、签字笔、笔架、吸墨器、合同夹等d)需摆放国旗时，应按主办方意见确定摆放位置；e)主办方要求摆放鲜花时，应在签字台中央摆放；f)签字双方需要站立合影时，应在相应位置放置高低层踏脚板；g)调试好音响、灯光、空调等设备，并确保设备正常运行。4.4会议用餐预订4.4.1当订餐宾客步入宴会厅，接待人员应第一时间向宾客问好，4.4.3查询并向宾客介绍宴会厅预订情况，积极向宾客推荐空挡日期，并主动引领宾客参观场地，介4.4.6把宾客预订情况登记在预订一览表上，并注明预订时间及联系人、联系方式。4并请客人在预订单上签字确认。如客人预订有违约行为，按4.4.8如宾客有会场布置需求，接待人员应提前告知宾客，并请宾客或会4.5会前检查4.5.1会议信息备工作，是否需要准备茶歇服务；会见外宾是否需要摆放4.5.2设备设施及物品a)根据会议要求认真检查厅、室设施设备运行是否正常；b)按照会议要求，提前1h准备好会议所需物品，调试好投影仪、投影幕、麦克风、音响等，使c)检查会场的桌椅、杯具、毛巾碟、纸巾碟、座牌、笔筒、资料等会议用品是否整齐摆放。4.5.3会议室卫生a)检查地面、地毯、桌椅、茶几、花架、衣帽架等是否干净整洁；c)检查护墙板、墙角有无灰尘，天花板有无蛛网；d)检查花灯、吊灯是否干净，有无尘土及塌灰；e)检查窗帘是否顺直平整，是否按会议要求开启或关闭；f)检查绿植及套盆是否干净无尘，有无枯枝败叶和昆虫；g)检查杯具有无污渍或破损，水壶水温等是否符合要求；5.2礼仪迎宾服务55.2.1.1迎宾人员应在会前60min上岗，按规范着装，以饱满的精神（右手放在左手之上），不倚靠它物，严禁来回走5.2.1.2当宾客到来时，应面带微笑，表情自然大方，语气温和亲切，并使用手5.2.1.3迎宾人员应熟悉各厅室位置，会议情况（地点、时间、名称、规模、主办单位等），掌握礼提高安全意识，对进出会议室的人员要注意观察或询问，防止5.2.1.5随时注意大厅内情况，解答宾客的询问，有情况5.2.1.7宾客离开后，对大厅卫生进行彻底清整，5.2.2.1服务人员应提前60min5.2.2.2站姿端正，两手自然下垂，不能倚靠它物或来回走动，随时观察区域内来往车辆，协助疏通5.2.2.3当宾客的车辆抵达时，应将其引至便于下车的位置，待车辆停稳后，在安全的情况下用左手5.2.2.4对儿童、年老体弱或行动不便的宾客，应扶助下车。当宾客从副驾驶位下车时，应用右手拉5.2.2.5当宾客离开时，应将车辆引导到便于上车的位置，将车门拉开，待宾客上车后，轻轻的关上车门，不要用力太大。车子即将驶离，应端正的站在车子的5.2.2.6雨雪天应铺设防滑毯，设立防滑牌，提醒宾客小心滑倒，为来往宾客撑伞，有积水时应及时5.3茶水服务5.3.2上茶水时，应用托盘端送，茶杯在托盘上的摆放应均衡、合理，防倾倒，方便端取。将杯盖揭开后，用拇指、食指和中指握住杯把端起茶杯，不可将杯盖扣放在茶几上。5.3.5两只脚一前一后侧身把水倒入杯中，倒水5.4会议休会会场整理服务5.4.2将使用过的杯具、小毛巾、水壶撤掉，茶具内茶根倒掉，与使用过的小毛巾一并送往消毒间。5.4.3擦拭桌面、垫碟，清理书桌、地面的垃圾，调整桌椅摆放位置，桌椅摆放要整齐，横成排，竖5.4.5服务人员在完成以上工作后，应在会议室门外端正站立，做好迎宾工作。65.5茶歇服务5.5.1茶歇服务前，茶歇服务班组应明确人员分工，做好茶歇部署工作；了解茶歇服务内容、服务对5.5.3当宾客步入茶歇区域时，茶歇服务人员应主动微笑问好，并以手5.5.5宾客茶歇完毕离开时，服务人员应善意提醒宾客检查个人物品，防止宾客物品遗漏，并指引宾5.5.6宾客离开后，茶歇服务人员应及时清理茶歇用具，整理茶歇区域，并做好茶歇用具清洁和归还5.6签字仪式现场服务5.6.2宾客到来时，应面带微笑、使用敬语服务，说：“您好”“请”，视情况接过宾客的衣帽，挂5.6.3仪式开始后，服务人员应站在一旁等候，以便及时提供服务和处置应急情况。5.6.4签字仪式后，根据会议主办方要求，及时提供庆祝服务，若需要开启香槟庆祝时，服务人员应5.6.5庆祝时，服务人员应将香槟酒端送至宾客面前，示意其端取，端送顺序应从桌后站立者中间处5.6.6签字代表干杯后，服务人员应及时用托盘接5.7会议用餐服务会议用餐宜采用自助餐。迎宾服务员应根据会议用餐时间，提前10min站在餐厅门口迎候宾客。迎好，欢迎光临！”请宾客出示相关票证后，以手势指引宾客进入餐厅；当宾客步出餐厅时，迎宾服务理，保持餐桌整洁；对宾客提出的合理要求7毕餐后，服务员应及时收拾餐具、酒具等物品，做好餐厅清洁工作，并将相关物6.1.1会议结束时，门前接送服务人员应迅速到达会议室门口，为宾客开门，并立于门口两侧，6.1.2会场服务人员应主动帮助宾客穿好外衣（服务人员应双手将宾客外衣外肩部挺起，略低于将宾客送至礼堂大门台阶处，并上身微微前倾与宾客道别。6.1.3车门服务人员，应将车辆引导至宾客便于上车的位置。车辆到达后，将车门拉开，待宾客6.2.1会议结束后，服务人员应将窗户打开通风，并进入会场检查，如发现有参会人员遗留物品6.2.2撤下会议所使用的杯具、小毛巾等相关物品，送至消毒间进行清洗6.2.7关闭窗户，拉上并整理好窗帘，关闭相关电器设备设施，切断6.3.1会议结束后，服务人员应及时检查会议室有无宾客遗留的物品或文件，如有，应及时上缴予主办方，并做好记录。宾客遗留的文件，服务人员应严格遵守保密制度，严禁7.1临时增加会议的应急处置：确认会议召开时间、人数、设备和其他使用需求，选择合适的会议厅室，向会务方进行说明和现场展示。双方确认无误后，7.2调换会议室应急处置:确认调换原因,联系会议业务人员,选择符合会议的厅室,进行7.3非参会人员闯入会议现场应急处置:服务人员对闯入者进行劝阻,及时通知上级领联系会议主办方,协助维持好会场秩序；如遇到闯7.4会场设备出现故障应急处置:及时与工程维修人员联系,进入会场进行维修,携带并连接87.5会议入场和散会人员拥堵情况的应急处置：现场会议服务人员和安全值班人员指导带领参会人员7.6会场出现火灾等事故的应急处置：立即启动应急预案，会务管理、服务人员和安全保卫人员组织8.2有关部门在规定时限内完成整改工作，提出整改措施方案并加以持