公司行政支持服务规范

公司行政支持服务规范第一章总则为规范公司行政支持服务的管理，提高工作效率，保障员工的良好工作环境，依据公司的实际情况和需求，订立本规章制度。第一条目的和依据本规章制度的目的是为了规范公司行政支持服务的工作流程、岗位职责和服务要求，供应有效的行政管理支持，以提升整体工作效率和服务质量。本规章制度依据公司相关管理制度、行政工作规程等。第二章行政支持服务的职责和要求第二条行政支持服务的职责帮助上级订立行政管理工作计划和目标；落实并执行公司的人事、财务、采购、设施管理等相关制度和规定；组织和协调办公楼内设施设备的维护和修理和保养工作；订立并监督公司的会议管理制度，帮助会议筹办工作；负责公司文件、资料的管理和保密工作；帮助组织员工活动，供应必需的支持和帮助；维护公司的行政管理系统，保证其正常运行。第三条行政支持服务的要求忠诚、严谨：行政支持人员应忠诚于公司，遵守法律法规和公司内部制度，严格执行相关工作流程，确保工作的严谨性和可信度；商业敏感度：及时关注市场动态，了解行业发展趋势，以便为公司供应有针对性的行政支持和建议；协作本领：与其他部门紧密合作，快速响应并满足其需求，供应高效的行政支持服务；保密意识：严格遵守公司的保密规定，不得泄露公司的商业机密和员工的个人信息；知识技能：具备良好的沟通本领、组织协调本领、问题解决本领和计划执行本领，熟识办公自动化软件的使用。第三章行政支持服务的工作流程第四条行政支持服务的工作流程概述行政支持服务的工作流程包含需求收集、任务调配、执行跟踪、反馈确认和服务评估等环节，具体流程如下：需求收集：行政支持人员与各部门负责人协商沟通，了解其需求和要求；任务调配：行政支持人员依据需求和紧急程度，合理调配任务并确定负责人；执行跟踪：负责人定时按质完成任务，并及时反馈执行进度；反馈确认：需求方对任务执行结果进行确认或提出修改看法；服务评估：评估行政支持服务的质量和效果，及时总结经验，不绝改进工作流程。第五条需求收集行政支持人员应定期与各部门负责人进行会商，了解各部门的需求和问题；订立需求收集的标准化模板，确保收集到的信息准确完整；需求收集的内容包含但不限于物资采购、设备维护和修理、会议布置、行政事务等方面的需求。第六条任务调配依据需求的紧急程度和优先级，合理布置任务的执行次序；确定任务的负责人，明确其责任和权限；在任务调配时，要充分考虑人力和资源的合理利用，确保任务能够定时完成。第七条执行跟踪负责人依照任务的要求，定时、按质完成任务；在任务执行过程中，要及时跟进任务进展情况，确保任务不发生滞后或停止；如遇特殊情况导致无法定时完成任务，负责人应及时向行政支持人员汇报，并提出解决方案。第八条反馈确认需求方收到任务执行结果后，及时进行确认，确认结果可以是口头或书面形式；如需求方对任务执行结果有修改看法，应及时与行政支持人员沟通，明确修改内容和期限。第九条服务评估定期对行政支持服务的质量和效果进行评估，包含需求方的满意度等方面的考量；依据评估结果，总结经验，及时改进工作流程，提高服务质量。第四章行政支持服务的管理措施第十条人员培训公司应定期组织行政支持人员进行专业培训，提高其工作技能；行政支持人员可通过参加培训课程、阅读相关书籍、学习成功案例等方式提升自身本领。第十一条管理考核行政支持人员的工作表现应纳入年度绩效考核指标范围；绩效考核结果将作为晋升和奖惩的依据，激励行政支持人员更好地履行职责。第十二条问题处理对于因行政支持服务不到位或存在问题的反馈，行政支持人员应及时处理并进行整改；如问题涉及紧要决策或可能引发重点影响的，应及时报告上级领导，并采取相应措施妥当处理。第十三条定期检查公司应定期进行行政支持服务的巡查和检查，确认服务质量和工作流程的执行情况；巡查检查结果应及时整理汇总，提出改进建议和计划，推动问题的解决和工作的改进。第五章附则第十四条本制度的解释和修改对于本制度的解释和修改有任何疑问或建议，可向公司行政部门提出；本制度的修改应经公司相关部门审核批准，并及时通知全体人员。第十五条本制度的施行本