会议会务管理系统

会议会务管理系统第一章总则

为保证会议的效率与效果，加强会议的组织与管理，制定《会议会务管理系统》（以下简称“本制度”）。本制度适用于公司各级会议，旨在规范会议流程、提高决策质量、确保会议纪要的有效跟踪和落实，以及优化会议室的管理。

一、会议目的与原则

1.会议应围绕公司战略发展、业务运营、团队协作等主题展开，旨在沟通交流、决策指导、问题解决和经验分享。

2.会议应遵循高效、务实、节俭、创新的原则，严格控制会议规模、时间和开支。

二、会议类型与层级

1.公司会议分为例行会议和临时会议。例行会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

2.会议层级分为公司级会议、部门级会议和项目级会议。

三、会议组织与管理职责

1.会议的组织与管理由会议主持人、会议记录人、会议参与者共同负责。

2.会议主持人负责会议的召集、主持、总结等工作；会议记录人负责会议纪要的记录、整理和分发；会议参与者应积极参与会议讨论，按时提交会议材料。

四、会议纪律

1.会议参与者应按时参加会议，如有特殊情况需提前请假。

2.会议期间，应保持会场秩序，关闭手机或调至静音状态，禁止随意离场。

3.会议参与者应尊重他人发言，不发表与会议主题无关的言论。

五、本制度的解释权与修订权

1.本制度的解释权归公司董事会所有。

2.本制度的修订需经公司董事会审议通过。

本制度的实施将有助于提高公司会议管理水平，为公司的发展提供有力保障。各级管理人员和员工应严格遵守本制度，共同推进会议会务管理工作的规范化、科学化。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司发展需要，明确会议讨论的主题，确保会议目标清晰。

2.确定会议时间、地点：结合参会人员的时间安排，选择合适的会议时间、地点，并提前通知参会人员。

3.确定参会人员：根据会议主题和需求，明确参会人员范围，包括必须参会的关键人员。

4.准备会议材料：会议主持人或相关人员应提前准备会议相关材料，并在会前分发至参会人员。

二、会议通知

1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。

2.会议通知应在会议召开前一定时间发送至参会人员，确保参会人员有足够的时间准备。

三、会议召开

1.会议主持人应提前到场，检查会议设备、资料准备情况，确保会议的顺利进行。

2.会议开始时，会议主持人简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3.会议期间，各参会人员围绕会议主题充分发表意见，展开讨论。

4.会议主持人应引导会议讨论，确保会议议程的顺利进行，并控制会议时间。

四、会议纪要

1.会议记录人应详细记录会议讨论内容、结论和行动计划。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、主要讨论事项、结论和下一步行动计划等。

3.会议纪要应在会议结束后及时整理，并在一定时间内发送给参会人员。

五、会议总结与反馈

1.会议主持人应在会议结束时进行简要总结，强调会议成果和下一步行动计划。

2.会议结束后，参会人员应针对会议内容和行动计划进行反馈，如有疑问或建议，可及时向会议主持人或相关人员提出。

六、会议后续工作

1.会议纪要的跟踪落实：会议记录人应跟踪会议纪要中明确的行动计划，确保各项工作按时完成。

2.会议效果的评估：会议结束后，应对会议效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供参考。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议成果的有效转化，加强对会议纪要中各项行动计划的跟踪落实，提高公司执行力，特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，并提交给会议主持人审核。

2.会议纪要经会议主持人审核通过后，应在48小时内发布给所有参会人员及相关部门。

3.会议纪要发布时，应明确标注各项行动计划的负责人、完成时限和验收标准。

二、行动计划的分解与执行

1.各行动计划负责人应在收到会议纪要后，尽快对任务进行分解，制定详细的执行计划。

2.负责人应确保行动计划按期推进，遇到问题及时解决或向上级汇报。

3.各级管理人员应加强对行动计划执行过程的监督与指导，确保工作目标的实现。

三、进度汇报与协调

1.会议纪要中明确的行动计划，负责人需定期向会议主持人或相关部门汇报进度。

2.会议主持人或相关部门应定期组织协调会，解决行动计划执行过程中出现的问题，确保各项工作顺利推进。

四、验收与评估

1.行动计划完成后，负责人应组织相关人员进行验收，确保工作成果符合预期。

2.验收通过后，应及时向上级汇报，并对整个行动计划执行过程进行评估，总结经验教训。

3.对于未按期完成的行动计划，应分析原因，制定改进措施，并在下次会议中进行通报。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以便于查阅和追溯。

2.会议纪要的归档与管理由会议记录人或指定人员负责，确保资料的完整性和安全性。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定管理人员提出申请。

2.预订时应提供会议主题、时间、参会人数等信息，以便于管理人员合理安排会议室。

3.管理人员应建立会议室预订台账，实时更新会议室使用情况，避免冲突。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配置必要的会议设备，如投影仪、音响、白板等，并定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.会议室布置应简洁、大方，座位安排合理，满足不同规模会议的需求。

3.保持会议室整洁，定期进行卫生清洁，营造良好的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议组织者应按照预订时间使用会议室，如有特殊情况需提前通知管理人员进行调整。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意走动，爱护会议室设备。

3.会议结束后，会议组织者应负责检查会议室设备使用情况，关闭电源，整理会议室环境。

四、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患，确保消防设施齐全、有效。

2.会议期间，应确保会议室出入口畅通，禁止堆放杂物，以免影响紧急疏散。

3.会议组织者应了解会议室安全设施和应急预案，遇紧急情况时，及时组织人员疏散。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据公司实际情况制定，并在公司内部进行公示。

2.特殊情况下，需延长会议室使用时间，会议组织者应提前向管理人员申请，并经批准后方可使用。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司董事会