天河区委办会议管理制度

天河区委办会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为确保天河区委办会议的有序、高效进行，提高决策质量和执行力，根据《中华人民共和国行政会议制度》及其实施细则，结合天河区委办公室工作实际，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于天河区委办公室组织或参与的各类会议，包括但不限于区委全体会议、区委常委会议、专题协调会议等。

第三条会议性质分类：

（一）决策性会议：围绕区委中心工作，研究决定重大事项，部署重要任务的会议。

（二）协调性会议：协调各部门工作关系，解决工作中出现的问题和矛盾的会议。

（三）报告性会议：听取工作汇报，进行工作交流和经验分享的会议。

（四）其他会议：根据工作需要召开的其他类型的会议。

第四条基本原则：

（一）务实高效原则：会议内容要紧密联系实际工作，注重实效，提高会议效率。

（二）民主集中制原则：充分发扬民主，保证参会人员充分发表意见，实行集中统一决策。

（三）保密原则：会议内容和讨论情况应严格遵守保密制度，未经允许不得外泄。

第五条责任追究：会议的组织者、参与者和管理服务人员应严格遵守本制度，对违反会议管理制度的行为，将按照相关规定追究责任。

第六条制度修订：本制度可根据工作需要和实际情况的变化，适时进行调整和完善，修订程序依照相关规定执行。

第二章会议流程

会议的筹备：

1.会议的提议：会议提议者应向会议主管部门提出书面申请，包括会议主题、目的、时间、地点、参会人员范围等。

2.会议审批：会议主管部门根据工作安排和会议性质，对会议提议进行审批，确定会议是否召开以及会议级别。

3.会议通知：会议审批通过后，由会议组织者负责通知参会人员，并在会议前至少提前24小时发送会议通知，通知应包含会议主题、时间、地点、议程等详细信息。

4.会议材料的准备：会议组织者应提前准备会议相关材料，包括会议议程、背景资料、相关文件等，并确保在会议前分发给参会人员。

会议的召开：

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员到场情况，并对未签到人员进行记录。

2.会议开幕：主持人宣布会议开始，介绍参会领导、嘉宾，并对会议的目的和议程进行说明。

3.会议议程执行：按照会议议程逐项进行，确保每个议题都有充分的讨论和决策。

4.会议发言：会议主持人应确保每个参会人员都有机会发言，发言应紧扣会议主题，简明扼要。

会议的决策：

1.讨论与表决：对于需要决策的事项，主持人应引导参会人员进行充分讨论，并根据讨论结果进行表决。

2.决策记录：会议决策结果应详细记录，包括赞成、反对和弃权的情况，以及决策的理由和依据。

3.决策公示：对于重大决策，会议结束后应按照规定进行公示，接受监督。

会议的总结：

1.会议小结：会议主持人应在会议结束前对会议讨论的要点和决策结果进行简要总结。

2.会议纪要的编制：会议结束后，会议记录人员应根据会议内容编制会议纪要，明确会议决策事项、责任人和完成时限。

3.会议纪要的分发：会议纪要应由会议组织者及时分发到参会人员和相关执行部门，确保决策事项的落实。

会议的后勤保障：

1.会议场地布置：根据会议类型和参会人数，提前布置好会议场地，确保场地环境舒适，设施设备齐全。

2.会议服务：提供必要的会议服务，如茶水、资料分发、技术支持等。

3.会议安全保卫：确保会议期间的安全保卫工作，对于涉密会议，应严格遵守保密规定。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要的编制与审批：

1.会议纪要的准确性：会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容和决策结果，避免出现遗漏或错误。

2.会议纪要的及时性：会议纪要应在会议结束后尽快编制完成，确保决策事项能够及时得到执行。

3.会议纪要的审批流程：编制完成的会议纪要需提交给主持人或相关领导审批，审批通过后正式发布。

会议纪要的发布与传达：

1.发布范围：会议纪要应根据需要发布给所有参会人员及相关执行部门，确保相关人员了解会议内容和决策。

2.发布方式：会议纪要可以通过书面、电子邮件、内部网络平台等方式进行发布，确保传达的及时性和广泛性。

3.传达要求：各部门应及时传达会议纪要内容，确保每位员工了解与自己工作相关的决策和要求。

决策事项的执行与跟踪：

1.责任分解：根据会议纪要，将决策事项分解到具体责任人和执行部门，明确执行标准和完成时限。

2.执行监督：建立执行监督机制，对决策事项的执行情况进行定期检查和督促，确保决策能够得到有效实施。

3.进度报告：责任人和执行部门应定期报告决策事项的执行进度，对于执行中遇到的问题和困难，应及时反馈并寻求解决方案。

会议纪要的归档与管理：

1.归档要求：会议纪要应按照规定的格式和标准进行归档，便于今后的查询和追溯。

2.管理制度：建立会议纪要管理制度，明确归档、查阅、借阅等流程和权限，确保会议纪要的安全和保密。

3.查询利用：会议纪要应作为工作参考和决策依据，供相关人员在工作中查询和使用。

反馈与评估：

1.执行效果评估：对会议决策的执行效果进行评估，分析决策实施中的成功经验和存在的问题，为今后决策提供参考。

2.改进措施：根据评估结果，提出改进措施，优化会议管理和决策执行流程，不断提高会议效率和管理水平。

第四章会议室管理规定

会议室的预订与使用：

1.预订流程：会议室使用需提前预订，预订者需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.使用原则：会议室使用应遵循先申请先使用原则，对于重要会议或紧急会议，会议管理部门有权进行优先安排。

3.使用规范：使用会议室时，应保持室内整洁，遵守会议室的各项规定，不得擅自改变室内设施布局。

会议室的维护与管理：

1.设施维护：定期对会议室的设施设备进行检查和维护，确保设备正常运行，提升会议效率。

2.环境卫生：保持会议室的清洁卫生，会议前进行必要的打扫，为参会人员提供良好的会议环境。

3.安全管理：加强会议室的安全管理，确保会议期间的人员安全以及会议内容的保密。

会议室的资源配置：

1.设备配置：根据会议类型和需求，为会议室配备相应的设备，如投影仪、音响、视频会议系统等。

2.物资准备：为会议室准备充足的会议用品，如笔、纸、水杯等，以满足会议的日常需求。

3.技术支持：提供专业的技术支持人员，确保会议过程中设备正常运行，解决可能出现的技术问题。

会议室的开放时间与范围：

1.开放时间：明确会议室的开放时间，并根据实际需求进行调整，确保会议的顺利进行。

2.使用范围：限定会议室的使用范围，原则上仅用于召开与工作相关的会议，不得挪作他用。

会议室的监督检查：

1.监督检查制度：建立健全会议室监督检查制度，对会议室的使用情况进行不定期检查。

2.违规处理：对于违反会议室管理规定的个人或部门，根据情节严重程度，给予相应的处罚和整改措施。

会议室的改进与优化：

1.意见征集：定期征集会议室使用者的意见和建议，以改进会议室的管理和服务。

2.优化措施：根据意见和建议，采取有效措施进行优化调整，提升会议室的使用