学校行政会议室管理制度

学校行政会议室管理制度学校行政会议室管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在加强学校行政会议的管理，规范会议流程，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实。

第二条本制度适用于学校行政会议室的各类会议，包括校务会议、行政办公会议、专题会议等。

第三条会议管理制度遵循以下原则：

（一）民主集中制原则：充分发挥集体智慧，保证决策的科学性、民主性；

（二）分工负责原则：明确会议组织、筹备、实施等各环节的责任人，确保会议的顺利进行；

（三）高效务实原则：简化会议程序，缩短会议时间，提高会议效率；

（四）保密原则：严格保密会议内容和参会人员，确保会议安全。

第四条会议管理制度主要包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第五条全体参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第六条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由学校行政办公室负责解释。如有修订，须报学校领导审批后予以公布。

第二章会议流程

第一节会议的筹备

一、会议议题的征集

1.各部门应根据工作需要，提前向行政办公室提交会议议题，议题应明确、具体，具有决策性质；

2.行政办公室负责对提交的议题进行筛选、整理，形成会议议程。

二、会议通知

1.行政办公室根据会议议程，提前至少三天向参会人员发送会议通知，通知应包括会议时间、地点、议题等内容；

2.参会人员收到会议通知后，应及时回复确认，如有特殊情况不能参会，需提前向行政办公室请假。

第二节会议的召开

一、会议签到

1.参会人员应在会议开始前15分钟到达会议室，进行签到；

2.会议签到表由行政办公室负责保管，会议结束后，行政办公室对签到情况进行统计。

二、会议主持

1.会议由主持人负责召集和主持，主持人应确保会议按照议程进行；

2.主持人应引导参会人员围绕议题展开讨论，保持会议秩序，控制会议时间。

第三节会议的决策与表决

一、议题讨论

1.会议主持人按照议程顺序组织议题讨论，各部门负责人及相关人员就议题进行发言；

2.发言人应简明扼要地陈述观点，严格控制发言时间。

二、决策表决

1.讨论结束后，主持人组织参会人员进行表决；

2.表决方式分为：口头表决、举手表决、无记名投票等；

3.表决结果由行政办公室记录在案，并在会议纪要中予以体现。

第四节会议的总结与闭幕

一、会议总结

1.会议主持人对会议讨论情况进行总结，归纳共识，明确决策；

2.主持人对未决事项进行说明，并提出下一步工作要求。

二、会议闭幕

1.会议结束后，主持人宣布会议闭幕；

2.行政办公室负责整理会议纪要，并在会议结束后的一周内将会议纪要发送至参会人员。

第五节紧急会议的召开

1.如遇紧急事项，需召开紧急会议，行政办公室应提前至少一天通知参会人员；

2.紧急会议的筹备、召开、决策等流程，参照本章节相关规定执行。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一节会议纪要的编写与分发

一、会议纪要编写

1.行政办公室负责在会议结束后及时编写会议纪要，确保纪要内容准确、完整；

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容；

3.会议纪要编写过程中，如涉及敏感或争议性问题，应征求相关人员意见。

二、会议纪要审批与分发

1.会议纪要编写完成后，由行政办公室提交给主持人审批；

2.审批通过后，行政办公室将会议纪要分发给参会人员及相关部门；

3.分发方式包括纸质版、电子版等形式，确保相关人员能够及时了解会议内容。

第二节会议决策的落实

一、责任分解

1.行政办公室根据会议纪要中的决策内容，对任务进行分解，明确责任人和完成时限；

2.各责任人应按照任务分解要求，制定具体实施方案，确保决策的落实。

二、进度跟踪与反馈

1.行政办公室负责对会议决策的落实情况进行定期跟踪，了解工作进度；

2.各责任人在规定时限内，向行政办公室报告任务完成情况；

3.如遇到问题或困难，应及时反馈，由行政办公室协调解决。

第三节落实情况的评估与汇报

一、落实情况评估

1.行政办公室根据跟踪了解到的信息，对会议决策的落实情况进行评估；

2.评估内容包括：任务完成情况、工作质量、存在问题等。

二、汇报与总结

1.行政办公室定期向校领导汇报会议决策的落实情况，为领导决策提供参考；

2.对于落实效果较好的决策，总结经验，为今后类似工作提供借鉴；

3.对于落实过程中出现的问题，分析原因，制定改进措施，确保问题得到及时解决。

第四节落实结果的运用

1.会议决策落实结果作为各部门及个人工作绩效考核的依据；

2.对于落实不力的部门和个人，视情况给予通报批评、绩效扣减等处理；

3.对于落实效果显著的部门和个人，给予表彰和奖励，激发工作积极性。

第四章会议室管理规定

第一节会议室预订

一、预订原则

1.会议室预订实行“先申请、先安排”的原则；

2.优先保障学校重要会议和紧急会议的需求。

二、预订流程

1.需要使用会议室的部门或个人，应提前向行政办公室提交会议室预订申请；

2.申请书中应包括会议时间、地点、参会人数等信息；

3.行政办公室根据预订申请，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请人。

第二节会议室使用

一、使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食；

2.会议室内设备使用应遵循操作规程，不得私自拆卸、搬运；

3.会议室内不得随意张贴、悬挂物品。

二、会场布置

1.会议室布置应根据会议性质和参会人数进行合理规划；

2.会场布置应包括座位安排、投影设备、音响设备等；

3.会场布置工作由行政办公室负责，必要时可协调相关部门协助。

第三节会议室设备管理

一、设备维护

1.行政办公室负责会议室设备的日常维护，确保设备正常运行；

2.发现设备故障时，应及时报修，并做好设备维修记录；

3.定期对会议室设备进行检查，确保设备性能良好。

二、设备使用培训

1.行政办公室组织定期对会议室设备使用进行培训，提高相关人员操作技能；

2.新进员工或首次使用会议室设备的员工，应接受设备使用培训；

3.培训内容包括设备操作、注意事项等。

第四节会议室卫生与安全

一、卫生管理

1.行政办公室负责会议室的卫生管理，确保会议室卫生整洁；

2.定期对会议室进行清洁，包括地面、桌面、设备等；

3.会议室内垃圾桶应及时清理，保持环境整洁。

二、安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施正常；

2.会议室内禁止私拉乱接电源，严禁使用大功率电器；

3.行政办公室应定期进行安全检查，发现问题及时整改，确保会议室安全使用。

第五章附则

一、本制度的解