医院会议室管理制度范文

医院会议室管理制度范文第一章总则

为确保医院会议室使用高效、有序，提高会议质量，明确会议目的，制定本会议室管理制度。以下内容适用于医院内所有会议室的使用、管理与维护。

一、目的与原则

1.本制度旨在加强医院会议室的管理，保障会议的顺利进行，提高工作效率。

2.会议室使用遵循“统筹安排、合理使用、确保效果”的原则。

二、适用范围

1.本制度适用于医院内所有会议室，包括但不限于多功能厅、接待室、培训室等。

2.适用于医院内部各类会议，包括但不限于院务会、科室例会、培训会、座谈会等。

三、责任主体

1.医院办公室负责会议室的统筹管理、使用安排及监督执行。

2.各使用部门负责本部门会议的申请、组织、实施及会议纪要的撰写。

3.会议室管理员负责会议室的日常维护、设施检查及卫生清洁。

四、会议类型

1.日常会议：科室例会、业务培训、内部沟通等。

2.专题会议：针对特定主题、项目或任务的会议。

3.紧急会议：因特殊情况需临时召集的会议。

五、会议管理制度

1.本制度作为医院内部管理规定，所有员工应严格遵守。

2.各部门应按照实际需要，合理申请会议室，避免资源浪费。

3.会议室使用遵循先申请、先安排的原则，医院办公室有权根据实际情况调整会议室安排。

六、会议纪律

1.会议应准时开始，与会人员应提前入场，保持会场秩序。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，不得随意离场。

3.会议内容涉及机密事项，与会人员应严格保密，不得泄露。

七、本制度的解释权归医院办公室所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门如有意见和建议，请及时向医院办公室反馈。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节要求，特制定以下会议流程。

一、会议申请

1.会议组织者应根据会议性质、参会人数、时间等因素，提前向医院办公室提交会议室申请。

2.申请内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、所需设备等。

3.医院办公室在收到申请后，根据会议室使用情况，于2个工作日内回复申请者。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议开始前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知。

2.会议通知应包含：会议主题、时间、地点、议程、参会人员、联系人等信息。

3.会议组织者应确保参会人员收到会议通知，并对会议内容进行预习。

三、会议签到

1.会议开始前，会议组织者应安排专人负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.签到表应包括：参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议组织者应在会议开始时，对未签到人员进行提醒。

四、会议议程

1.会议组织者应制定详细的会议议程，并提前发送给参会人员。

2.会议议程应包括：会议主题、各环节负责人、讨论议题、时间安排等。

3.会议按照议程进行，主持人应控制好各环节时间，确保会议高效有序。

五、会议记录

1.会议组织者应指定专人负责会议记录，记录内容包括：会议议程、发言要点、讨论结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，并于1个工作日内发送给参会人员。

3.会议记录应真实、准确、完整，以便于会议纪要的编写和跟踪落实。

六、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议组织者应组织参会人员进行会议总结，梳理会议成果，明确责任人和完成时间。

2.会议组织者应在会议结束后2个工作日内，向医院办公室提交会议纪要。

3.医院办公室对会议纪要进行审核，并对会议成果进行跟踪落实。

七、会议资料的归档

1.会议组织者应将会议通知、会议议程、会议记录、会议纪要等资料进行归档。

2.归档资料应保存至少一年，以便于查阅和追溯。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议成果的落实，提高工作效率，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的编写与审批

1.会议纪要应由会议记录人负责编写，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决议事项等。

2.会议纪要编写应真实、准确、完整，突出重点，简明扼要。

3.会议纪要编写完成后，需提交给会议组织者进行审核。会议组织者对会议纪要的真实性、准确性、完整性负责。

4.审核通过的会议纪要，应在会议结束后2个工作日内发送给参会人员。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的决议事项，应明确责任人和完成时间。

2.责任人应按照会议纪要的要求，积极推进决议事项的落实。

3.医院办公室应对会议纪要中涉及的决议事项进行跟踪，确保各项工作按时完成。

4.如遇到问题或困难，责任人应及时向会议组织者或医院办公室报告，寻求支持和协调。

三、会议纪要的反馈与评估

1.会议纪要执行过程中，责任人应定期向会议组织者汇报进展情况。

2.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，了解存在的问题，并提出改进措施。

3.医院办公室应定期收集会议纪要执行情况，对整体会议效果进行评价，为今后会议提供参考。

四、会议纪要的归档与查阅

1.审核通过的会议纪要，应由医院办公室负责归档，保存至少一年。

2.归档的会议纪要应便于查阅，确保需要时能够迅速找到相关资料。

3.如有需要，医院员工可向医院办公室申请查阅会议纪要。

五、会议纪要的公开与透明

1.医院办公室可根据实际情况，将部分会议纪要公开，提高医院工作的透明度。

2.公开的会议纪要应遵循保密原则，确保不泄露敏感信息。

3.公开的会议纪要可通过医院内部网站、公告栏等形式进行发布。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用与维护，提高会议质量，本章对会议室的管理规定进行详细阐述。

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：各部门需提前向医院办公室提交会议室申请，填写申请表并注明会议相关信息。

2.使用原则：会议室使用遵循“先申请、先安排”的原则，医院办公室有权根据实际情况调整会议室安排。

3.会议室分配：医院办公室根据会议性质、参会人数等因素，合理分配会议室。

二、会议室设施与设备

1.设施配置：会议室应配备必要的设施，如桌子、椅子、投影仪、音响设备等。

2.设备维护：会议室管理员负责定期检查设备运行状况，确保设施设备完好。

3.故障处理：如遇设备故障，会议室管理员应及时联系维修人员处理，确保会议顺利进行。

三、会议室环境与卫生

1.环境要求：会议室应保持安静、整洁、舒适，室内温度、湿度适中。

2.卫生清洁：会议室管理员负责日常卫生清洁工作，确保会议室卫生状况良好。

3.节能减排：会议室使用过程中，应注重节能减排，合理使用空调、照明等设备。

四、会议室安全与保密

1.安全管理：会议室管理员负责会议室的安全管理，确保消防设施完好，通道畅通。

2.保密要求：会议内容涉及机密事项时，与会人员应遵守保密规定，不得泄露。

3.会议资料：会议结束后，应及时将会议资料归档，防止遗失或泄露。

五、会议室使用的监督与考核

1.医院办公室应加强对会议室使用的监督，定期对会议室使用情况进行检查。

2.对违反会议室管理规定的部门或个人，医院办公室有权进行通报批评，并视情节给予相应处罚。

3.定期对会议室管理人员进行考核，提高其业务能力和服务水平。

六、会议室改进与优化

1.医院办公室应定期收集会议室使用意见，针对存在的问题进行改进和优化。

2.鼓励各部门提出会议室管理建议，共同提高会议室使用效率。

3.根据实际需求，适时更新会议室设施设备，提升会议体验。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事