中建会议管理制度

中建会议管理制度第一章总则

第一条本制度旨在规范中建公司（以下简称“公司”）会议的管理，确保会议的高效、有序进行，提高决策效能，促进公司各项工作的顺利开展。

第二条本制度适用于公司召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会、专题协调会等。

第三条会议管理制度遵循以下原则：

（一）依法依规：严格按照国家法律法规、公司章程及内部管理制度组织召开会议；

（二）高效务实：会议内容应紧密围绕公司中心工作，注重实效，减少形式主义；

（三）权责明确：明确会议的组织、参与、执行等各环节的责任主体，确保会议决策的落实；

（四）公开透明：适当公开会议信息，提高会议决策的透明度，接受监督。

第四条会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括董事会、总经理办公会、部门例会等，原则上应提前制定会议计划并报批；临时会议根据工作需要，可随时召开。

第五条参会人员应严格遵守会议纪律，按时参加，积极参与讨论，保守会议秘密。

第六条会议记录应真实、完整、准确，会议纪要应及时发送给相关人员，并做好跟踪落实。

第七条公司各部门应按照本制度规定，负责本部门会议的管理工作，并配合公司层面会议的召开。

第八条本制度解释权归公司董事会。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

第九条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需修订，由公司董事会审批通过。

第二章会议流程

第十条会议筹备

（一）会议组织者根据工作需要确定会议主题、目的、议程和参会人员范围。

（二）会议组织者应当在会议召开前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程以及所需准备的材料。

（三）会议组织者负责预定会议室，并根据需要布置会场，确保会议设备设施齐全、功能正常。

第十一条会议召开

（一）会议主持人应严格按照会议议程组织会议，确保会议有序进行。

（二）会议主持人应引导参会人员围绕会议主题展开讨论，鼓励发表建设性意见，避免跑题和空泛议论。

（三）会议主持人应尊重每位参会人员的发言权，确保会议讨论充分、民主。

第十二条会议记录

（一）会议组织者指定专人负责会议记录，确保记录真实、完整、准确。

（二）会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议程、讨论内容、结论性意见等内容。

（三）会议纪要应在会议结束后及时整理，经会议主持人审核后发送给参会人员。

第十三条会议决策

（一）会议决策应遵循少数服从多数的原则，对于重大事项，应实行无记名投票或举手表决。

（二）会议决策结果应记录在会议纪要中，明确责任部门和责任人，规定完成时限。

（三）会议决策的实施情况应作为下次会议的议题之一，进行跟踪反馈。

第十四条会议总结

（一）会议组织者应在会议结束后对本次会议进行总结，分析会议效果，查找不足之处，为下次会议提供改进方向。

（二）会议总结应包括会议决策的落实情况、会议效果的评估、参会人员的意见和建议等内容。

第十五条会议资料的归档

（一）会议组织者应将会议通知、会议纪要、会议决策等相关资料及时归档，以备查阅。

（二）会议资料的归档应按照公司档案管理制度执行，确保资料的安全、完整、保密。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十六条跟踪落实责任

（一）会议纪要中明确的决策事项，应明确责任部门和责任人，确保每一项决策都有人负责执行。

（二）责任部门和责任人应主动承担起跟踪落实的任务，对会议决策的执行情况进行定期汇报。

（三）公司应建立会议决策跟踪落实的监督机制，对执行不力的情况进行问责。

第十七条跟踪落实流程

（一）会议纪要发布后，责任部门应制定具体的执行计划，明确时间节点和阶段性目标。

（二）责任部门在执行过程中，应定期向会议组织者或指定负责人汇报进展情况，遇到问题及时沟通协调。

（三）会议组织者或指定负责人应定期检查会议决策的落实情况，对进度滞后或问题突出的情况进行重点督办。

第十八条跟踪落实评估

（一）会议决策执行完毕后，责任部门应对执行结果进行自我评估，总结经验教训。

（二）会议组织者或指定负责人应组织对会议决策落实情况的全面评估，包括执行效果、问题解决、经验借鉴等方面。

（三）评估结果应作为改进会议管理和决策执行的依据，并在后续会议中进行通报。

第十九条跟踪落实反馈

（一）会议决策落实过程中，责任部门和责任人应主动收集反馈信息，包括内部和外部意见。

（二）会议组织者应建立反馈机制，鼓励参会人员和相关方提出意见和建议，不断优化决策执行过程。

（三）对于重要的会议决策，应定期召开专题会议，对落实情况进行回顾和讨论，确保决策的持续改进和优化。

第二十条跟踪落实记录

（一）会议决策的跟踪落实情况应详细记录，包括执行过程中的重要信息、调整措施、反馈意见等。

（二）跟踪落实记录应作为公司知识管理的一部分，为今后类似决策提供参考和借鉴。

（三）跟踪落实记录的保存应遵循公司档案管理制度，确保信息的可追溯性和安全性。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订

（一）公司设立专门的会议室预订系统，便于各部门及时了解会议室使用情况，合理预订。

（二）预订会议室应提前填写预订申请，明确会议时间、参会人数、会议类型等，经审批后方可使用。

（三）会议室预订应遵循先到先得的原则，对于重要会议或紧急会议，可由会议组织者根据实际情况调整预订顺序。

第二十二条会议室布置

（一）会议组织者应根据会议类型和参会人员需求，提前布置会议室，包括座位安排、会议设备调试等。

（二）会议室布置应确保舒适、实用、安全，为参会人员提供良好的会议环境。

（三）会议组织者应关注会议室卫生和整洁，确保会议室内设施设备完好。

第二十三条会议室使用

（一）会议室使用过程中，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，不随意离开座位，不私拉乱接电源。

（二）会议室内禁止吸烟、进食，不得乱丢杂物，保持会议室卫生。

（三）会议组织者应确保会议按时开始和结束，避免影响其他会议的正常进行。

第二十四条会议室设备管理

（一）会议组织者应确保会议室设备设施齐全、功能正常，定期检查和维护。

（二）会议室内设备使用过程中，如有损坏，应及时报修，确保设备正常运行。

（三）会议组织者应对会议室设备使用进行培训，提高设备使用效率。

第二十五条会议室安全

（一）会议组织者应确保会议室内的安全设施齐全，如消防器材、安全通道等。

（二）会议组织者应在会议开始前对参会人员进行安全告知，提醒注意事项。

（三）如遇紧急情况，会议组织者应立即启动应急预案，确保参会人员的安全。

第二十六条会议室服务

（一）会议组织者应提供必要的会议服务，如茶水、文具等。

（二）会议服务人员应遵守服务规范，为参会人员提供热情、周到的服务。

（三）会议组织者可根据需要，对会议服务进行满意度调查，不断改进服务质量。

第五章附则

第二十七条本制度的解