会议室收费管理制度

会议室收费管理制度第一章总则

为确保会议室资源的高效利用，提高会议效率，规范会议室使用秩序，特制定本会议室收费管理制度。本制度适用于公司内部所有使用会议室召开会议的部门和个人。

一、会议室收费管理原则

1.公平公正：会议室收费管理遵循公平、公正、公开的原则，确保各部门和个人在申请使用会议室时受到平等对待。

2.分类管理：根据会议室规模、设施设备、使用时段等因素，对会议室进行分类管理，实行不同的收费标准。

3.预算管理：会议室收费纳入公司预算管理，收入用于会议室的维护、更新及购置。

4.节约资源：鼓励各部门合理使用会议室，提高会议效率，减少不必要的会议，降低公司运营成本。

二、会议室收费管理范围

1.公司内部召开的各类会议，包括但不限于：工作例会、项目协调会、培训会、研讨会等。

2.公司内部举办的各类活动，如：庆典、表彰、座谈等。

3.外部单位租赁公司会议室召开的会议。

三、会议室收费方式

1.会议费用由使用部门承担，按照实际使用时间、会议室类别及参会人数计算。

2.会议费用支付方式为转账支付，使用部门需在会议结束后5个工作日内完成支付。

3.会议费用包含会议室使用费、设备使用费、茶水费等，具体收费标准见附件。

四、会议室收费管理职责

1.行政部门负责会议室的预订、安排、收费及设备管理等工作。

2.财务部门负责会议费用的收取、核算及监督等工作。

3.各部门负责人对本部门召开的会议负责，确保会议的必要性、高效性，并对会议费用承担管理责任。

4.使用会议室的个人或部门应遵守本制度，按时支付会议费用，合理使用会议室资源。

五、会议室收费管理违规处理

1.未经批准擅自使用会议室的，按实际使用费用双倍处罚。

2.逾期未支付会议费用的，财务部门有权从使用部门经费中扣除。

3.损坏会议室设施设备的，由使用部门照价赔偿。

4.违反本制度规定，造成严重影响的，将追究相关责任人的责任。

本会议室收费管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释。各部门和个人应严格遵守本制度，共同维护会议室的正常使用秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，特制定以下会议流程规定。

一、会议预订

1.需要召开会议的部门或个人，应提前向行政部门提交会议室预订申请。

2.预订申请需明确会议时间、地点、参会人数、会议主题等内容。

3.行政部门根据会议室使用情况，合理分配会议室资源，并在收到预订申请后2个工作日内给予答复。

4.若预订会议室出现冲突，行政部门将协调安排其他会议室或调整会议时间。

二、会议通知与准备

1.会议预订确认后，召开部门需及时向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

2.会议通知发送后，如有变更，需及时通知所有参会人员。

3.召开部门应提前准备好会议所需的资料、设备等，确保会议顺利进行。

三、会议签到

1.会议开始前，由召开部门负责签到工作，确保参会人员准时到场。

2.签到表需记录参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.签到表由行政部门保管，作为会议纪要的附件。

四、会议议程与主持

1.会议按照预定议程进行，由主持人引导讨论，确保会议内容全面、深入。

2.会议主持人负责控制会议节奏，避免跑题、拖延等现象。

3.会议期间，参会人员应保持手机静音，如有紧急情况，可提前离场。

五、会议记录

1.会议记录人员应详细记录会议内容、讨论结果、决策事项等。

2.会议记录需真实、准确、完整，并于会议结束后2个工作日内完成整理。

3.会议记录由行政部门归档，作为会议纪要的依据。

六、会议总结与反馈

1.会议结束后，主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任人。

2.召开部门应收集参会人员的意见和建议，以提高会议效果。

3.行政部门根据会议纪要和反馈，对会议室管理进行持续改进。

本章节对会议流程进行了详细规定，各部门和个人应严格遵守，确保会议的顺利进行。如有违反，将按照公司相关规定进行处理。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，明确各部门及个人的责任与任务，特制定以下会议纪要跟踪落实规定。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，由会议记录人员根据会议内容、讨论结果和决策事项编制会议纪要。

2.会议纪要应详细、准确、清晰地记录会议成果，包括但不限于：会议主题、参会人员、讨论重点、决策事项、责任人和完成时限等。

3.会议纪要由行政部门审核，并在会议结束后3个工作日内发送给所有参会人员。

4.会议纪要发送后，如有修改或补充，需经行政部门同意并重新发送。

二、会议决策的执行与跟踪

1.各部门和个人应根据会议纪要中明确的任务和责任，按时完成相关工作。

2.行政部门负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项工作按计划推进。

3.各部门应主动向行政部门报告工作进展，如有困难和问题，需及时沟通协调。

三、会议决策的监督与评估

1.行政部门定期对会议决策的执行情况进行检查，确保工作落实到位。

2.对于未按期完成的工作，行政部门应了解原因，协调资源，督促相关部门和个人加快进度。

3.各部门应对会议决策的执行效果进行评估，及时发现问题，总结经验，为今后类似会议提供参考。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要由行政部门负责归档，按照公司档案管理规定保存。

2.会议纪要归档后，如有需要，各部门和个人可向行政部门申请查阅。

3.行政部门应保证会议纪要的完整性和安全性，防止信息泄露。

五、会议纪要的改进与优化

1.行政部门根据会议纪要执行情况和反馈意见，不断优化会议纪要编制和发布流程。

2.各部门和个人应积极参与会议纪要改进工作，提出建设性意见和建议。

3.通过持续改进，提高会议纪要的质量，确保会议决策的落实效果。

本章规定了会议纪要的跟踪落实要求，各部门和个人应严格遵守，共同推动会议决策的执行。如有违反，将按照公司相关规定进行处理。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的合理使用和维护，提高会议室使用效率，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订与使用

1.会议室预订需提前向行政部门提交申请，明确会议时间、地点、参会人数等信息。

2.预订会议室时，应考虑会议的实际情况，合理选择会议室类型，避免资源浪费。

3.预订确认后，召开部门需按时使用会议室，如需取消或变更，应提前通知行政部门。

4.未经预订，不得擅自使用会议室。如有特殊情况，需向行政部门申请，并经同意后方可使用。

二、会议室设施设备管理

1.使用会议室时，应爱护设施设备，按照操作规范进行使用。

2.如发现设施设备故障或损坏，应及时向行政部门报修，不得擅自处理。

3.会议室内的设备使用完毕后，应关闭电源，整理线缆，保持设备整洁。

4.严禁在会议室吸烟、饮食，确保会议室环境卫生。

三、会议室秩序维护

1.会议期间，参会人员应保持安静，遵守会议纪律，不得随意离场。

2.严禁在会议室进行与会议无关的活动，不得私自挪用会议室物品。

3.召开部门应指定专人负责会议室的现场管理，确保会议秩序良好。

4.行政部门有权对违反会议室秩序的行为进行制止，并按照公司规定进行处理。

四、会议室清洁与维护

1.会议室使用完毕后，召开部门应负责清理会议室，恢复原状。

2.会议室清洁工作包括：擦拭桌椅、清理垃圾、整理物品等。

3.行政部门定期对会议室进行深度清洁和维护，确保会议室设施设备的正常运行。

4.各部门和个人应积极参与会议室的维护工作，共同营造良好的会议环境。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，各部门和个人应严格遵守，共同维护会议室的正常使用秩序。如有违反，将按照公司相关规定进行处理。

第五章附则

一、本会议室收费管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

二、本制度的解释权归公司行政部门所有。

三、各部门和个人