重要保密会议管理制度

重要保密会议管理制度第一章总则

一、目的与依据

为了加强公司重要保密会议的管理，确保会议的效率、效果及信息安全，根据《中华人民共和国保密法》及公司相关制度，特制定本管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于公司内部涉及商业秘密、技术秘密及敏感信息的各类重要保密会议。

三、定义

1.重要保密会议：指涉及公司战略规划、核心技术、经营决策、人事调整等对公司运营具有重要影响的会议。

2.与会人员：指参加会议的全体人员，包括主持人、记录人、参会嘉宾及普通参会人员。

3.会议纪要：指对会议内容、结论、决议等进行整理、记录的书面材料。

四、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议。

2.临时会议：因特殊情况需要，临时召集的会议。

五、基本原则

1.保密性：会议内容、资料、与会人员信息均应严格保密。

2.实效性：会议应围绕议题进行充分讨论，确保会议决策的有效性。

3.规范性：会议的组织、召开、记录、落实等环节应遵循本管理制度的规定。

4.效率性：会议应合理安排时间，提高议事效率。

六、责任与权限

1.会议主持人：负责组织、引导会议的召开，确保会议的顺利进行。

2.会议记录人：负责记录会议内容、结论、决议等，并整理会议纪要。

3.与会人员：积极参与会议讨论，遵守会议纪律，保守会议秘密。

4.会议室管理员：负责会议室的预订、布置、设备检查等工作。

七、制度修订

本管理制度根据公司业务发展及保密工作需要，定期进行修订。修订后的管理制度经公司领导审批后发布实施。

八、生效时间

本管理制度自发布之日起生效。原有相关制度与本管理制度不一致的，以本管理制度为准。与会人员应认真学习、遵守本管理制度，共同维护会议的秩序与安全。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据公司业务需求及工作计划，提前确定会议议题，并在会议通知中明确列出。

2.发送会议通知：会议主持人应在会议召开前，至少提前三个工作日向与会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议题、与会人员名单等。

3.会议资料准备：会议主持人负责组织相关人员准备会议所需的资料，并于会议召开前至少一个工作日送达与会人员。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到。

2.会议主持人宣布会议开始，并简要介绍会议议题、议程及注意事项。

3.按照会议议程逐项进行讨论，与会人员应充分发表意见，会议主持人负责引导讨论方向，确保会议有序进行。

4.会议记录人应详细记录会议内容、结论、决议等。

三、会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，组织与会人员进行表决或决策。

2.表决方式可为口头表决、举手表决或投票表决，具体方式由会议主持人根据会议性质和内容决定。

3.决策结果应在会议记录中予以明确记录。

四、会议总结

1.会议主持人对会议讨论情况进行简要总结，强调会议决策和后续工作安排。

2.会议记录人将会议纪要整理成书面材料，并在会议结束后一个工作日内发送给与会人员。

五、会议闭幕

1.会议主持人宣布会议结束，与会人员整理个人物品离场。

2.会议室管理员负责检查会议室设备、资料等，确保无遗漏。

六、会议后续工作

1.与会人员根据会议决策，按照分工负责落实相关工作。

2.会议记录人负责跟踪会议纪要的执行情况，及时向会议主持人汇报。

3.会议主持人视工作进展情况，组织相关人员对会议决策进行评估，为下次会议提供参考。

七、会议变更与取消

1.如需变更会议时间、地点或议题，会议主持人应提前通知与会人员。

2.如遇特殊情况，会议主持人有权取消会议，并通知与会人员。

八、会议纪律

1.与会人员应准时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，保持会场安静。

3.与会人员应严格遵守会议保密规定，不得泄露会议内容、资料等。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要应包括会议基本信息、与会人员、讨论议题、主要观点、决策结果及后续工作安排等内容。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，在一个工作日内发送给所有与会人员，并根据需要抄送相关部门。

二、会议纪要的审批与存档

1.会议纪要需经会议主持人审批，审批通过的会议纪要具有正式效力。

2.审批后的会议纪要应进行电子版和纸质版的存档，以备查阅。

3.纸质版会议纪要应由专人负责保管，确保信息安全。

三、会议纪要的执行与跟踪

1.与会人员根据会议纪要中的分工，负责落实相关工作。

2.会议记录人应定期跟踪会议纪要的执行情况，确保各项工作按计划推进。

3.如遇工作进展缓慢或问题，会议记录人应及时向会议主持人汇报，协助解决问题。

四、会议纪要的反馈与评估

1.会议主持人应根据会议纪要的执行情况，组织相关人员对会议决策进行评估。

2.评估结果将作为改进会议管理、提高决策质量的依据。

3.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并在下次会议中进行通报。

五、会议纪要的更新与共享

1.如会议纪要中的内容发生变化，会议记录人应及时更新会议纪要，并通知相关人员进行调整。

2.会议纪要的更新版本应重新进行审批，并按照最新版本执行。

3.会议纪要应在公司内部共享，以便相关人员了解会议决策和执行情况。

六、会议纪要的保密工作

1.会议纪要涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息，与会人员应严格遵守保密规定。

2.会议纪要的传递、存储、销毁等环节应符合公司保密要求，防止信息泄露。

3.如发生会议纪要泄露事件，应立即启动应急预案，追究相关人员责任。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议室管理员负责统一管理。

2.需要使用会议室的人员应提前向会议室管理员提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

3.会议室管理员根据预订申请及会议室使用情况，合理安排会议室，并在会议前做好相应准备工作。

二、会议室布置

1.会议室布置应根据会议性质和规模进行，保证会议的顺利进行。

2.会议室管理员负责检查会议室设备、设施是否齐全、正常，包括但不限于音响、投影仪、白板、座椅等。

3.会议主持人负责确认会议室布置是否符合要求，如有问题应及时与会议室管理员沟通解决。

三、会议室使用

1.与会人员应爱护会议室设备、设施，不得随意损坏或携出。

2.会议期间，与会人员应保持会议室整洁，遵守会议室使用规定。

3.会议室使用过程中，如遇到设备故障等问题，与会人员应及时向会议室管理员报告，以便尽快解决。

四、会议室设备管理

1.会议室管理员负责定期检查、维护会议室设备，确保设备正常运行。

2.对于重要设备，应制定备份方案，以防突发情况影响会议进行。

3.会议室设备使用完毕后，与会人员应协助会议室管理员进行设备关闭、整理。

五、会议室保密措施

1.会议室应采取必要的保密措施，如设置门禁、监控等，确保会议安全。

2.会议期间，严禁无关人员进入会议室，防止会议信息泄露。

3.会议结束后，与会人员应将会议资料、笔记等物品带走，不得遗留会议室。

六、会议室环境卫生

1.会议室管理员负责保持会议室环境卫生，定期进行清洁、消毒。

2.会议期间，与会人员应遵守卫生规定，不乱丢垃圾，保持会议室整洁。

3.如有需要，会议室可配备茶水、纸笔等用品，方便与会人员使用。

七、会议室应急预案

1.会议室管理员应制定应急预案，应对突发情况，如设备故障、紧急疏散等。

2.应急预案应包括应急处理流程、联系人、备用设备等信息，并定期进行更新。

3.与会人员应了解应急预案，确保在突发情况下能够迅速、有序地应对。

第五章附则

一、本管理制度解释权归公司所有，如有