入驻单位会议室管理制度

入驻单位会议室管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议室管理，制定本制度。以下为入驻单位会议室管理制度总则内容：

一、本制度适用于入驻单位内部所有会议室的使用与管理。

二、会议室使用遵循“先申请、后使用”的原则，申请使用会议室的单位或个人应遵守本制度相关规定。

三、会议室的管理职责划分为：

1.会议室管理部门负责会议室的日常管理、维护及设备保管工作；

2.申请使用单位或个人负责会议室使用期间的设施保护和环境卫生；

3.会议室管理部门与申请使用单位或个人共同负责会议的布置和会后清理工作。

四、会议室使用应遵循以下原则：

1.合理安排，避免冲突；

2.确保会议内容的保密性；

3.节约资源，提高效率；

4.保障会议设备设施的正常运行。

五、本制度中所涉及的会议类型包括：

1.单位内部会议；

2.与外部单位合作的会议；

3.培训、讲座等活动。

六、会议室管理部门应定期对会议室设施进行检查和维护，确保会议的顺利进行。

七、违反本制度规定的单位或个人，将依法追究责任。

八、本制度的解释权归入驻单位所有。

九、本制度自发布之日起实施，如有修订，将另行通知。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是入驻单位会议室管理制度中会议流程的相关规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确参会人员范围，制定会议议程；

2.提前至少一周向会议室管理部门提交会议申请，申请内容包括：会议名称、时间、地点、参会人数、所需设备等；

3.会议筹备组负责通知参会人员，确保会议通知的及时性和准确性；

4.会议筹备组根据会议议程准备相关资料，并于会前至少两天将资料发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议主持人应在会议开始前至少10分钟到场，检查会议设备是否正常运行，确保会议环境舒适；

2.会议开始时，主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议纪律；

3.会议期间，主持人应控制会议节奏，确保会议内容紧扣主题，避免跑题；

4.与会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，不随意打断他人发言；

5.会议记录人应详细记录会议内容，特别是重要决策、结论和待办事项。

三、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制原则，充分听取与会人员的意见和建议；

2.会议主持人应根据讨论情况，适时提出决策建议，并组织表决；

3.表决通过的事项，应明确责任人和完成时限，形成会议纪要；

4.对于未表决通过的事项，应记录在案，以便下次会议继续讨论。

四、会议总结

1.会议结束时，主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和任务分工；

2.会议记录人整理会议纪要，并于会议结束后24小时内将会议纪要发送给参会人员；

3.会议筹备组负责跟进会议决策的落实情况，及时向主持人汇报。

五、会议资料的归档

1.会议结束后，会议筹备组应将会议纪要、表决材料等相关资料整理归档；

2.归档资料应包括纸质版和电子版，以便日后查询。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，确保会议纪要的跟踪落实，对于提高会议效率和执行力具有重要意义。以下是入驻单位会议室管理制度中关于会议纪要跟踪落实的相关规定：

一、会议纪要的制作与分发

1.会议记录人应根据会议内容，详细记录会议讨论的要点、决策结果、任务分工及完成时限等；

2.会议纪要应简洁明了，突出重点，便于理解和执行；

3.会议纪要应在会议结束后24小时内完成，经主持人审核通过后，及时发送给参会人员和相关责任人；

4.会议纪要的分发应确保覆盖所有相关人员，以便于跟踪落实。

二、任务分工与责任落实

1.会议纪要中明确的责任人和完成时限，各责任人应严格按照要求执行；

2.会议筹备组负责对会议决策的执行情况进行定期跟踪，了解进度，发现问题及时汇报；

3.责任人应主动向会议筹备组报告任务完成情况，确保任务按时按质完成；

4.如遇特殊情况，责任人应及时向主持人汇报，并协商解决。

三、会议纪要的跟进与反馈

1.会议筹备组应建立会议纪要跟进制度，定期对会议纪要的执行情况进行检查；

2.对于未按期完成的任务，应查明原因，督促责任人采取措施，尽快完成；

3.会议筹备组应将会议纪要的执行情况及时反馈给主持人，为下一步工作提供决策依据；

4.主持人可根据会议纪要的执行情况，调整工作计划，优化资源配置。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要的纸质版和电子版应分别归档，便于日后查询；

2.会议筹备组应建立健全会议纪要档案管理制度，确保资料的安全、完整和有序；

3.相关人员可根据需要查阅会议纪要，了解会议决策内容和执行情况。

五、会议纪要的考核与应用

1.会议纪要的执行情况将作为相关人员工作考核的依据；

2.对于会议决策执行不力的责任人，将根据实际情况给予相应的批评或处罚；

3.会议纪要的有效执行，将为单位的工作总结、经验积累和决策提供重要参考。

第四章会议室管理规定

会议室是单位内部重要的沟通与决策场所，为保障会议室的高效使用和良好环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.使用单位或个人需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数和所需设备等；

2.会议室管理部门根据预订情况统筹安排，避免冲突；

3.预订成功后，使用单位或个人应遵守预定时间，不得随意变更或提前占用会议室；

4.如有特殊情况需变更或取消预订，应提前通知会议室管理部门。

二、会议室使用

1.使用单位或个人应爱护会议室设施，确保设备完好，如有损坏，需照价赔偿；

2.会议室内禁止吸烟、进食，保持环境卫生；

3.会议期间，与会人员应遵守会议纪律，不大声喧哗，不随意走动；

4.会议结束后，使用单位或个人负责将会议室恢复原状，清理垃圾，关闭电源。

三、会议室设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查会议设备，确保设备正常运行；

2.使用单位或个人如需使用特殊设备，应提前通知会议室管理部门，并协助完成设备调试；

3.会议室内禁止私拉乱接电源线、网线等，防止安全事故发生；

4.如发现设备故障，应及时报告会议室管理部门，不得擅自拆卸或维修。

四、会议室安全管理

1.会议室内应配置必要的消防设施，并定期检查；

2.会议室管理部门负责制定会议室安全疏散预案，确保紧急情况下人员安全疏散；

3.使用单位或个人应遵守会议室安全规定，不得携带易燃、易爆等危险物品进入；

4.会议期间，如遇紧急情况，应立即启动应急预案，确保人员安全。

五、会议室卫生与环保

1.会议室管理部门负责定期对会议室进行清洁和消毒；

2.使用单位或个人应保持会议室环境卫生，不乱丢垃圾；

3.会议室内应节约使用一次性用品，减少废弃物产生，提倡绿色环保。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的单位或个人，会议室管理部门有权进行制止；

2.严重违反规定的，将依法追究责任，并视情节给予相应处罚；

3.会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行