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文档简介
-2-秘书提高领导满意度应注意的问题及完善对策研究TOC\o"1-2"\h\u31158引言 129559一、秘书职业的发展 124714(一)秘书工作的现状 115806(二)秘书工作的发展方向 224200(三)领导认可程度对秘书的影响 48679二、秘书提高领导满意度应注意的问题 414792(一)保持对问题的警惕性 44761(二)提高领导满意度中需注意的习惯问题 64988三、秘书同领导相处中的自我提升 726818(一)培养专业的写作知识 713138(二)保持饱满的状态 715848(三)多关注领导关注之处 717158四、获得领导认可的策略 723036(一)加强对秘书工作的重视程度 79053(二)秘书要注意在工作中的心理调整 822750结论 8引言随着目前当下各类企业的蓬勃发展、秘书人员需求量的增大,秘书工作也受到各行各业的重视,而在秘书工作中,秘书主要的工作对象就是上级领导,因此领导的满意度对秘书的工作内容、效率以及质量起着至关重要的作用,本文通过对一些线上线下相关资料的研究,探索和研究作为一名优秀的秘书在领导身边工作需注意的问题以及提高领导满意度的具体措施,进而从多个维度分析秘书与领导交流过程中容易出现的问题及预防问题出现的途径,从多个方面提高领导对秘书的满意度,总结秘书与领导工作交流的方法和注意事项,为进一步完善秘书工作作出一些探索,最终通过对提升领导满意度探究的研究和学习,学会洞察领导的心理活动,促进构成工作中的默契,进而提高秘书人员的沟通技能和水平,提高秘书在工作中的效率,推进工作的有效开展。一、秘书职业的发展(一)秘书工作的现状1.国内秘书工作现状随着我国当前情境下各行各业的飞速发展,秘书这一职业和相关的秘书人员越来越得到社会的关注。在我国曾发布的《秘书职业资格鉴定试点工作方案》中可以得知,多个省市早在多年前就已经开展过秘书职业资格鉴定的尝试工作,并且取得了一些收获。此后,相关部门又推出了《招用技术工种从业人员规定》,此规定对秘书做出了更为明确严格的要求,秘书人员都需要持相应的专业能力证明书才可进入工作单位,从此,秘书工作的标准化全方位的展开,这也表示出我国秘书的专业化马上就会到来。但是和其他职业相比,我国秘书职业化进度发展空间还非常大,存在很多比如:职业特点不明显、秘书相关人员自身没有足够的责任意识、秘书没有规定性的确切标准、秘书培训体系十分欠缺等方面。要促使我国的秘书专业化和社会的发展,学习并借鉴国外秘书工作的一些经验并形成经验的总结是非常重要的。2.国外秘书工作现状现在国外秘书的工作表现在很多地方,可以归纳成以下几方面:广泛化和职业化、专业化和技能化、智能化和效率化、制度化和规矩化。以美国为例,美国秘书种类众多且分类明确,对秘书工作的资质、工作内容及升职降职都有十分明确的规定,美国的政府秘书必须要获得计算机应用等级证明等能说明秘书人员专业素质的证书,并且必须通过各种等级的严格能力考试,秘书人员要想获得岗位的晋升必须就在秘书这一职位上工作满一定的时间。世界上其他很多国家对秘书和秘书的工作非常重视,英国、德国、瑞士、挪威、比利时等多个国家和地区还为此组建了一个在秘书领域专业化程度非常高的秘书组织,这个组织在世界国际职业组织中也是备受赞誉的,这一协会作为世界范围内全体秘书的代表,致力于保护秘书的相关权益,并通过终身教育或者持续教育,改善秘书人员的工作情况。同时又面向全体秘书人员引入相关科技产品,增强秘书在工作中的各种能力,提高秘书在各个职业中的地位。“国际行政管理者协会”还专门为秘书人员专门制定了具有代表性的纪念日期,每年还会在这一天举行非常有意义的一些活动。国际上秘书这一职业的社会地位相对较好,布什总统曾经对美国的行政专员致敬,并发表致辞:“你们为美国的繁荣作出了很大贡献,是值得骄傲的。”(二)秘书工作的发展方向1.服务对象多元化当下的秘书工作内容覆盖面非常大并且多样,专门的秘书不只是存在于一些行政单位之中,在一些商务团队、科研团队、教育体系中秘书也是广泛存在的,这就使得秘书这一岗位的服务对象非常广泛,不仅仅只是政务领导或商务领导,还包括各行各业的领导、导演、主播、校长、演员等各个需要秘书人员辅助并且有能力聘用秘书的领导。工作方式科技化当下是一个信息非常发达的社会,各类智能技术的普及以及互联网网络的覆盖率快速发展,使整个社会呈现出非常科技化的特点,这就决定了一个公司如果要想在激烈的竞争中崭露头角,就必须能够以最快速便捷的方式获得最准确的信息,为领导安排的工作做充分的准备。作为一个让领导满意的秘书,在从事工作时需要运用各式各样办公设备,例如秘书在商务团体工作时,不仅要熟练掌握各种软件和应用及电子办公设备,还要非常准确地掌握各类产品的销售信息,准确掌握及时的信息,秘书人员以此发挥最好的辅助和参谋的作用。其次,秘书工作人员要有长远的眼光,由于在当下科学技术非常发达,信息流转得十分迅速的基础上,秘书人员所收集到的信息数量必然十分庞大,所以秘书人员要提高自己对所需要的信息的灵敏性,能够从数以万计的各类信息中摘取领导和工作所需要的准确信息并对信息进行充分的分析和思考,使信息发挥足够的价值。参谋作用专业化我们平日所说的参谋其实是某种行为的进行过程,是为帮助秘书人员的服务对象取得理想的结果而出谋划策。在秘书职业领域中,秘书参谋辅助的作用也越来越受到领导的珍视。在政务秘书领域中,国家的领导人十分精准地提出了对秘书人员的要求:秘书要当好参谋和助手。我们从国家领导人的要求中不难得知,秘书在日常工作中不仅要做出谋划策的人,而且把秘书的谋划工作放在了秘书工作的第一位,可以看出秘书这方面工作是十分受到重视的。在商务秘书领域中,秘书人员和相关的秘书群体谋划工作的重要性就更为明显,商务秘书的领导对秘书在思考能力和语言组织能力方面的要求更高。探究这一现象的根本原因,企业领导获得参谋性信息的渠道较少,很难像政府领导那样能够通过各种渠道获得比较真实有效的意见和建议,所以一些企业为了能在市场上独树一帜,就更加渴望具有高水平的谋划作用的秘书人员。4.工作内容多样化在当下信息传播速度飞快的情况下,各行各业对秘书的附加要求也层出不穷,秘书人员的工作内容被要求不断扩大,从业专业技能的要求也被不断地提高。领导对秘书人员的要求可以概括为三个方面:首先,秘书从业学科基础是必不可少的;其次,大环境下各类工作人员都被要求的文化基础是非常有必要的,此外,针对当下国家法律至上的情况,秘书在为领导提供帮助时,必须要考虑到工作内容与法律的关系,这也是秘书人员必须具备的技能之一;最后,从事行业的专业性也是需要秘书重点把握的,例如商务秘书必须掌握基本的经济方面的知识,演员助理秘书要具备一些表演的相关知识。除了以上提到的方面外,由于秘书工作内容非常多样化且具有很强的综合性,秘书人员的知识还需要涉及到很多部分,例如形象与礼仪、秘书影像摄制、交际语言学等等,这些都是秘书获得领导认可被要求必须掌握的知识。(三)领导认可程度对秘书的影响领导的工作是秘书工作的必要准备,领导的主要工作是组织的日常工作指导以及某些重要内容的决定,因此,秘书人员作为与领导工作上关系十分密切的人必须在做好自己传统的本职工作之时,对自己服务对象本身的性格以及在处理事件的习惯也要加以了解。领导的工作内容很多,而且大多是非常综合性的管理事务,但是领导的个人精力总是有限的,只能做出整体上的规划,具体琐碎的实施步骤还会交办到秘书手中,秘书需要随时随地改变自己工作的具体方法来完成任务,从而处理领导交办的各类具体事务。我们也可以换一种说法将秘书的工作看作是领导工作的具体细化,领导会根据秘书工作的情况对秘书人员作出或褒或贬的反馈,这对于秘书的提升机会以及具体实施工作的方式有很大的影响。每一位领导都有自己独特的行为习惯和工作作风,对于那些对秘书工作不放心且热衷亲力亲为的领导来说,秘书人员的工作内容可能会相对轻松,但秘书本身存在的价值就会有所降低;而对于给秘书充足信任且需要统领全局的领导来说,秘书人员的工作内容就会非常繁重,但与此同时秘书的存爱价值也会得到体现,这就是领导对秘书满意度带来的影响,需要秘书人员用辩证的眼光看待问题。秘书在辅助领导完成任务时,既要想方设法为领导着想、对领导献出谋划,同时又要为领导提供应对问题的具体方法,当领导的智囊。因此,秘书在工作中受到领导的极大影响,当领导对秘书满意度足够时,领导会在一些事物的处理上听取秘书的意见和建议,随之而来是秘书在为领导提供意见和建议时需要注意很多的问题。二、秘书提高领导满意度应注意的问题(一)保持对问题的警惕性1.提高对工作的灵敏嗅觉秘书人员在为领导提供参考或替领导做某些细致的具体工作时,需要对面临的人物或事物做出迅速的反应,从问题一出现苗头便准备好应对办法,并整理成应对问题的多种方案,及时将相关情况向领导反映并将几种应对方案供给领导选择,秘书人员灵敏的观察力可以为领导提供极大的便利。与此同时,要想提高对工作中问题的反应速度,需要秘书人员拥有丰富熟练的专业知识并将这些知识进行不断的提炼升华,秘书人员可以通过多做脑力工作刺激大脑细胞保持活跃。2.将工作化被动为主动由于秘书人员非常普遍的且广泛的辅助性表现,使得很多对秘书人员或秘书职业的相关作品都在长篇大论的论述秘书人员是一个被动工作者,但是秘书工作中只有被动接受的性质吗?秘书从业人员在工作的过程中应该怎样发挥自身的主观能动性呢?对于这方面的有关文献和报告还很少,到现在还是没有一个明确的分界线,也没有完整的理论体系。但是,要想提高领导对秘书人员及秘书工作的满意度,在日常生活中除了强调秘书工作人员的被动性之外,也要将秘书人员的主观能动性激发出来。有人提出,关于秘书的主观能动性,无论是秘书职责范围内的事还是职责范围以外的事,只要秘书工作人员自主去做就是主动性。这样的说法是不太准确的,这里所说的主动性是秘书人员在工作的过程中,从自己本身的责任出发,完成工作所表现出来的积极性,也包括秘书在完成领导交派的任务过程中进行的积极的工作,除本职的工作内容以外,秘书人员充分发挥自身主动作用的情况下进行的一些对工作有所帮助的活动。为证实秘书工作主动性的发挥的巨大作用,以下列举了两个秘书面对紧急情况的两个例子:
案例1:
某地一纺织厂失火,造成损失巨大,经过耗时耗力的全力扑救终于将火势控制。火灾那天深夜12点,秘书值班人员最先发现火情,于是立即赶到车间查看情况,并按规定的步骤向值班领导报告情况,随后请示直接上级领导,将情况一一赘述,请示是否需要报警处理,得到直接领导的肯定后,秘书值班人员才打电话报警。在请示过程就花费了20分钟,就在这20分钟里,整个厂房内的货物已经大半损毁,公司不得不停工修整,之前约定好的货物也无法按时发货,相关损失十分高昂。
案例2:某天深夜1点34分,一化肥厂由于下班前没有仔细检查设备关闭情况导致化学气体不慎泄漏,目前多个员工出现呼吸不畅、恶心呕吐的情况,有害物质有进一步扩散的可能,对周边工厂人员有极大的威胁,情况非常危险。工厂所在区域政府的秘书接到消息后,没有先和上级沟通,而是直接以所在单位的名义给出了相关的处理意见:首先,将厂内工作及值班人员立即转移,将身体不适的人员送去救治;其次,厂内相关技术人员立即排查气体泄漏处并进行修补关闭,将书面报告于当天下午5点前送交政府办公室;最后,马上开展空气情况的检测排查,并对附近工厂及居民是否需要转移提出合理的解决办法。做出简单有序的应急处理后,秘书值班人员将气体泄漏情况逐级向领导报告。①
秘书人员面对始料不及的情况采取的不同方式,产生了不同的结果:案例1按规定的步骤一一上报各级领导请示处理,但是耽误了十分宝贵的一些时间;案例2是值班的秘书发挥了自己的主观能动性,非常果断地将事故进行了妥善的应急处理,因此将事故造成的损失控制到了最小。从案例可以看出,秘书工作的从属性并不等同于秘书人员在工作中是消极的,秘书人员完成好工作必须主动发挥自己本身对工作可以起到的有利作用,这样才可以更完美地完成工作,获得领导的满意度。密切关注对领导工作上的需求秘书为获得领导的满意度需要在关注领导意图过程中要把握好分寸和尺度,在替领导思考解决办法和实际实施工作时的角色要及时切换,替领导思考问题时秘书人员须从领导的高度进行思考,用更长远的视野和更高效的形式寻找问题最佳办法,在具体工作时,秘书人员要注意回到自己的身份角色,不能越权行事,需要以领导的意志为准。秘书在理解领导意图时,需要严格按照“合情、合理、合法”的要求来思考。一般而言,一个企业的企业文化是影响秘书人员方法思考的一个重要的因素,但是领导的意图是随着时间、地点、所处环境或领导个人因素而改变的,并且秘书人员自身的素质高低也有很大的不确定性,这都会让秘书人员在理解领导工作上的需求时存在偏差,而只要我们严格地遵守三个要求,这些偏差就不会太远。(二)提高领导满意度中需注意的习惯问题1.个人生活习惯在秘书的日常生活中,要注意培养的习惯主要有以下几种:首先,言行和举止十分重要,秘书不仅要在公司保持得体的行为,还应在日常生活中时刻保持应有的素养,将这种行为印刻成我们的本性才能保证不会出错。其次,要时刻关注沟通软件,随时随地确保领导可以联络得到,这样不仅有利于本职工作的跟进,更有利于其他工作的顺利进行。最后,秘书人员要养成终身学习的习惯,在当下日益精英性的社会上,所有的职业都需要终身学习,一旦停止学习的步伐就很容易被淘汰。日常工作习惯首先,秘书人员在工作中应注意细节,随时关注工作有关的所有细节,主动想老板所想,及时迅速地掌握问题的动向,事先做好准备。其次,秘书在工作中要注意守口如瓶,随着秘书工作时长增加,所接触的信息也会很多,但秘书人员要对组织没对外公布的消息保持缄默。最后,秘书作为领导的辅助人员,要认清自己的角色,不能干涉到领导或他人的工作,注意在工作中自我的提升。三、秘书同领导相处中的自我提升(一)培养专业的写作知识通常来说,秘书需要做的写作工作主要包括:会议记录、文件起草、演讲稿编写、各类报告等,这些文章的内容一般非常重要,领导会十分重视,因此需要秘书具备专业的写作知识。除此之外,良好的文字功底不仅会取得领导的重视,还对秘书以后的长远发展有所脾益。(二)保持饱满的状态秘书和领导的相处是非常复杂的一个问题,这会根据领导自身各方面的不同而变化,但归根究柢要和领导愉快相处的重点就在满足领导的要求,保持饱满的状态会极大程度上提高领导的满意度。例如,某公司新上任的秘书一见面就让人感觉阳光积极,性格也非常活泼开朗,很快就融入了公司。开表彰大会时,领导当着全公司的面表扬了新秘书的积极向上并且鼓励大家要向这个新秘书学习。新秘书通过表现自己的活力让领导产生了好感,提高了领导对他的满意度,这对他未来的发展的促进作用是十分明显的。秘书人员与人接触比较广泛,积极乐观的心态不只会影响领导,也会身边的同事受到积极的影响,秘书如果有活力,领导一定会对秘书的有一个更加积极的认识,对秘书能完成工作上的任务也会充满信心。因此,秘书提高领导满意度的重要技巧就是展示自身的活力。(三)多关注领导关注之处充足且准确及时的信息是领导进行决策的基础。面对不断更新变化的社会环境,领导需要精确并且及时地掌握各式各类的信息,尤其是与组织息息相关的一些信息,这些信息与领导决策之间有这种大的关系,因此,能够为领导整理归纳出领导需要的信息就会获得领导更高的满意度。此外,当秘书与领导关注点相同时,就可以做到同步思维,及时准确地向领导传递相关的信息和资料,为领导提供综合性的信息服务,在此过程中,秘书也可以发现自己和领导的要求之间存在的差距,并采取一些策略提高领导对秘书的认可。四、获得领导认可的策略(一)加强对秘书工作的重视程度1.积极参与对秘书人员的培训工作秘书人员需积极参加对于自身有所提升的培训,适应日益发展的社会需求,不断进行自身的提升,秘书培训是提升秘书各类技能行之有效的方法,也可以让秘书人员迅速掌握先进的经验技术,适应领导对秘书工作日益提升的要求,让秘书人员通过一定的技术手段达到所期望的目标,在自身不断得到充实的同时,踏踏实实地做好本职内的工作。注意工作中的反思总结及时总结是秘书自我提高效果明显的手段之一,通常说的工作总结一般不只是工作上的要求,也是向上级领导进行工作汇报的一及其所做的工作的价值。对于秘书自身来说,认真做好经验的总结,就可以从总结中获得很多提高自我的方法,也可以让秘书看到自身工作中需要进行完善的地方,吸取工作中失误的教训,发现更完善的工作途径和方法,在经验的总结中找到今后努力的方向并减少一些失误。(二)秘书要注意在工作
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